Der Qualitätszirkel wird durch einen Moderator geleitet. In der Regel wird hierzu ein Vorgesetzter oder ein anerkannter, fähiger Mitarbeiter bestimmt. Der Moderator hat die Aufgabe, zur engagierten Mitarbeit bei der Problemlösung anzuregen, die entstehenden Diskussionen zu leiten und die Ergebnisse vorzutragen. Die ideale Gruppengröße liegt zwischen vier und acht Mitgliedern.
Ein Qualitätszirkel soll helfen, betriebliche Sachprobleme zu bewältigen und bestimmt in eigener Verantwortung, welche betrieblichen Probleme er behandelt. Diese Grundregel motiviert die Teilnehmer, auch ganz alltägliche Ärgernisse offen auszusprechen. Für das methodische Vorgehen sind folgende Problemlösungstechniken geeignet:
- Brainstorming,
- Brainwriting,
- Datensammlung,
- Ursache-Wirkungs-Diagramm,
- Diskussion und Workshop.
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