Recruiting: Eignungsdiagnostik / 2.1 Umgang mit sensiblen Daten

Für die Eignungsdiagnostik benötigen Unternehmen umfangreiche Daten der Bewerber und sie fügen im Prozess weitere Daten aus der Beobachtung und der Bewertung hinzu. Diese persönlichen Daten zählen zu den besonders geschützten Daten von Bewerbern. Größtmögliche Sorgfalt im Umgang muss darum selbstverständlich sein.

Das Prinzip der Datensparsamkeit im eignungsdiagnostischen Prozess verlangt, dass Informationen von den Bewerbern nicht "auf Vorrat" gesammelt werden. Wenn es im Prozess Entscheidungspunkte gibt und Bewerber aus dem Prozess ausscheiden, sollten von diesen keine Informationen gespeichert sein, die erst später im Verfahren benötigt würden. Im Rahmen der Eignungsdiagnostik wird geplant, welche Erkenntnisse an welcher Stelle im Prozess in eine Entscheidungsfindung einfließen soll.

Auch der Zugriff auf die Informationen muss angemessen organisiert werden. Es können nicht alle am Bewerbungsprozess beteiligten Personen pauschal mit allen Informationen zur Bewerbung versorgt werden. Auch hier ist zu entscheiden, welche Erkenntnisse und Informationen an welcher Stelle des Prozesses für welche Beobachter notwendig sind.

Diese Überlegungen sind nicht nur aus Gründen des Datenschutzes relevant, sie betreffen auch die Zuverlässigkeit der Eignungsdiagnostik insgesamt: Die beteiligten Beobachter, Interviewer und Rollenspieler in einem Verfahren sollen für alle Bewerber mit den gleichen Informationen ausgestattet werden. Sonst verzerrt ein Missverhältnis der bekannten Informationen die Beobachtung.

Die Sorgfalt im Umgang mit Daten zeigt sich auch in der Struktur der Datenhaltung. Kann das Recruiting-Team wirklich sicherstellen, dass keine Daten von Bewerbern unzulässig weitergeleitet werden? Sobald Beteiligten im Verfahren Kopien von Daten zur Verfügung gestellt werden, ist die Integrität dieser Daten nicht mehr gesichert. Es ist also eine Datenhaltung erforderlich, bei der den Beteiligten Einblick gewährt wird, aber keine Kopien aus der Hand gegeben werden. Wenn die Verfahrensbeteiligten für das Interview ausgedruckte Unterlagen erhalten sollen, dann muss das Recruiting dafür Sorge tragen, dass die Ausdrucke nach dem Verfahren wieder vernichtet (oder archiviert) werden.

Bewerber müssen zu jedem Zeitpunkt einsehen können, welche Daten über sie gespeichert werden. Auf Verlangen des Bewerbers müssen Daten gelöscht werden. Dabei gilt zusätzlich eine Besonderheit für Berufsträger mit Schweigepflicht: Psychologen dürfen (und müssen) Daten, auf denen ihre psychologischen Gutachten fußen, länger aufbewahren als andere Personen. Die Rechte und Pflichten zur Datenaufbewahrung und -löschung sollte in der Planung eines eignungsdiagnostischen Verfahrens rechtlich geprüft und beachtet werden.