Reisekosten, Inland / 2 Aufwendungsersatzanspruch des Arbeitnehmers

2.1 Aufwendungsersatzanspruch aus arbeitsrechtlichen Vereinbarungen

Ob und in welchem Umfang Reisekosten zu erstatten sind, beurteilt sich nach der Auslegung der jeweiligen Anspruchsgrundlage.^[1] In Betracht dafür kommen vorrangig der Arbeitsvertrag sowie Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge. Formularmäßig verwendete Reisekostenerstattungsklauseln in Arbeitsverträgen unterliegen dabei der Inhaltskontrolle gemäß §§ 305 ff. BGB. Ein vollkommener Ausschluss des Erstattungsanspruchs ist im durchschnittlichen Arbeitsverhältnis (ohne überdurchschnittliche Vergütung) unangemessen, eine Pauschalabgeltung (oft als sog. "Auslösung" bezeichnet) dagegen nicht von vornherein.^[2] Eine Verweisung in einer Tarifnorm auf die beamtenrechtlichen Vorschriften, die das Gebot sparsamer Verwendung öffentlicher Gelder berücksichtigen, ist zulässig^[3]; im öffentlichen Dienst gilt zusätzlich das Bundesreisekostengesetz (BRKG). Die Klauseln verweisen oft auf die entsprechenden einkommensteuerrechtlichen Bestimmungen, um hier einen Gleichlauf mit den steuerrechtlichen Vorgaben sicherzustellen – dies ist grundsätzlich zulässig und sinnvoll, aber arbeitsrechtlich nicht zwingend geboten. Soweit bei der arbeitsrechtlichen Beurteilung auf den steuerrechtlichen Begriff der Dienstreise zurückgegriffen werden soll^[4], ist zu beachten, dass es seit 1.1.2014 steuerrechtlich den bisherigen Begriff der "regelmäßigen Arbeitsstätte" nicht mehr gibt. Der Begriff wurde abgelöst durch die "erste Tätigkeitsstätte".^[5] Dies kann auch die Auslegung entsprechender Vertragsklauseln beeinflussen. Der Anspruch auf Reisekostenerstattung kann nicht auf den gesetzlichen Mindestlohnanspruch nach § 1 MiLoG angerechnet werden.^[6] Dies gilt auch bei einer Abgeltung aufgrund einer vertraglichen Kostenpauschale. Dagegen ist eine als "Wegegeld" o. Ä. gezahlte Zulage auf den Mindestlohn anrechenbar.

[1] Zur Auslegung einer individualvertraglichen "Kilometerpauschale" vgl. BAG, Urteil v. 30.4.1992, 8 AZR 409/91.

[2] BAG, Urteil v. 14.10.2003, 9 AZR 657/02; LAG Hessen, Urteil v. 8.5.2012, 12 Sa 797/11.

[3] BAG, Urteil v. 13.2.2003, 6 AZR 411/01; BAG, Urteil v. 11.9.2003, 6 AZR 323/02; BAG, Urteil v. 19.2.2004, 6 AZR 111/03.

[4] § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG, § 9 EStG,

BAG, Urteil v. 29.9.2004, 10 AZR 89/04.

[5] § 9 Abs. 4 EStG.

[6] Vgl. BAG, Urteil v. 25.4.2018, 5 AZR 424/17.

2.2 Aufwendungsersatzanspruch aus dem Gesetz

Fehlt eine solche Regelung, ist auf die gesetzliche Regelung der §§ 670, 675 BGB zurückzugreifen.^[1] Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer analog §§ 670, 675 BGB diejenigen Reisekosten als Auslagenersatz zu ersetzen, die der Arbeitnehmer bei Ausführung der ihm übertragenen Arbeit gemacht hat und die er den Umständen nach für erforderlich halten durfte.^[2] Im öffentlichen Dienst gelten zudem Reisekostengesetze als Spezialregelungen.^[3]

Ausgeschlossen ist der Anspruch, wenn vom Arbeitgeber keine besondere Abgeltung für die Reisekosten gezahlt wird. In Betracht kommt z. B. eine pauschale individual- oder kollektivvertragliche Abgeltung der Reisekosten oder ähnlicher Aufwendungen durch ein entsprechendes Entgelt. Erstattungsfähig sind dann nur die Reisekosten, die Folge der Arbeitgeberanweisung sind und nicht nur gelegentlich bei der Reisetätigkeit anfallen (Zigarettenkauf während eines reisebedingten Tankstellenaufenthalts). Die Dienstreise soll dem Dienstreisenden keine wirtschaftlichen Nachteile, jedoch auch keine besonderen Vorteile verschaffen. Das schließt nicht nur einen Auslagenersatz für Kosten der allgemeinen Lebensführung aus. Eine Vorteilsgewährung läge auch vor, wenn bei der Festsetzung der Reisekostenvergütung vom Dienstreisenden zu tragende und aus dienstlichem Anlass ersparte Kosten der allgemeinen Lebensführung unberücksichtigt blieben.^[4] Diese Grundsätze gelten insbesondere auch bei privater Nutzung von Dienstreisen: Der Kostenerstattungsanspruch ist begrenzt auf die dienstreisebezogen anfallenden Kosten, dazu gehört auch der Verpflegungsmehraufwand. Auch ein Leiharbeitnehmer, der an wechselnden Arbeitsorten für verschiedene Entleihunternehmen eingesetzt wird, hat Anspruch auf Reisekostenerstattung gegen den Verleiher als seinen Vertragsarbeitgeber.^[5] Eine entgegenstehende AGB-Vertragsklausel ist unwirksam.

Den Arbeitnehmer trifft eine diesbezügliche Dokumentationspflicht als arbeitsvertragliche Nebenpflicht (Aufbewahrung von Belegen, Fahrtenbuch etc.). Auch ohne das Vorliegen konkreter Vereinbarungen oder Anweisungen, wird der Arbeitnehmer in aller Regel vor Antritt einer Dienstreise mit nennenswerten Kosten, die nicht generell vorab genehmigt sind, den Arbeitgeber um Zustimmung bitten müssen. Sofern der Arbeitnehmer dazu keine Möglichkeit mehr hatte, kommt es für den Erstattungsanspruch nicht darauf an, ob die Reise im Interesse des Arbeitgebers objektiv notwendig war. Es genügt, dass der Arbeitnehmer sie subjektiv für erforderlich halten durfte.^[6]

Ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats beim Erlass einer Dienstreiseordnung mit Regelungen über Dienstreiseantrag, zugelassene Verkehrsmittel, Reisekostenerstattung, Spesenzahlung und Abrechnungsverfahr...