Reisekosten, Inland / 2.2 Aufwendungsersatzanspruch aus dem Gesetz

Fehlt eine solche Regelung, ist auf die gesetzliche Regelung der §§ 670, 675 BGB zurückzugreifen.^[1] Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer analog §§ 670, 675 BGB diejenigen Reisekosten als Auslagenersatz zu ersetzen, die der Arbeitnehmer bei Ausführung der ihm übertragenen Arbeit gemacht hat und die er den Umständen nach für erforderlich halten durfte.^[2] Im öffentlichen Dienst gelten zudem Reisekostengesetze als Spezialregelungen.^[3]

Ausgeschlossen ist der Anspruch, wenn vom Arbeitgeber keine besondere Abgeltung für die Reisekosten gezahlt wird. In Betracht kommt z. B. eine pauschale individual- oder kollektivvertragliche Abgeltung der Reisekosten oder ähnlicher Aufwendungen durch ein entsprechendes Entgelt. Erstattungsfähig sind dann nur die Reisekosten, die Folge der Arbeitgeberanweisung sind und nicht nur gelegentlich bei der Reisetätigkeit anfallen (Zigarettenkauf während eines reisebedingten Tankstellenaufenthalts). Die Dienstreise soll dem Dienstreisenden keine wirtschaftlichen Nachteile, jedoch auch keine besonderen Vorteile verschaffen. Das schließt nicht nur einen Auslagenersatz für Kosten der allgemeinen Lebensführung aus. Eine Vorteilsgewährung läge auch vor, wenn bei der Festsetzung der Reisekostenvergütung vom Dienstreisenden zu tragende und aus dienstlichem Anlass ersparte Kosten der allgemeinen Lebensführung unberücksichtigt blieben.^[4] Diese Grundsätze gelten insbesondere auch bei privater Nutzung von Dienstreisen: Der Kostenerstattungsanspruch ist begrenzt auf die dienstreisebezogen anfallenden Kosten, dazu gehört auch der Verpflegungsmehraufwand. Auch ein Leiharbeitnehmer, der an wechselnden Arbeitsorten für verschiedene Entleihunternehmen eingesetzt wird, hat Anspruch auf Reisekostenerstattung gegen den Verleiher als seinen Vertragsarbeitgeber.^[5] Eine entgegenstehende AGB-Vertragsklausel ist unwirksam.

Den Arbeitnehmer trifft eine diesbezügliche Dokumentationspflicht als arbeitsvertragliche Nebenpflicht (Aufbewahrung von Belegen, Fahrtenbuch etc.). Auch ohne das Vorliegen konkreter Vereinbarungen oder Anweisungen, wird der Arbeitnehmer in aller Regel vor Antritt einer Dienstreise mit nennenswerten Kosten, die nicht generell vorab genehmigt sind, den Arbeitgeber um Zustimmung bitten müssen. Sofern der Arbeitnehmer dazu keine Möglichkeit mehr hatte, kommt es für den Erstattungsanspruch nicht darauf an, ob die Reise im Interesse des Arbeitgebers objektiv notwendig war. Es genügt, dass der Arbeitnehmer sie subjektiv für erforderlich halten durfte.^[6]

Ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats beim Erlass einer Dienstreiseordnung mit Regelungen über Dienstreiseantrag, zugelassene Verkehrsmittel, Reisekostenerstattung, Spesenzahlung und Abrechnungsverfahren besteht nicht.^[7]

[1] Vgl. BAG, Urteil v. 12.3.2013, 9 AZR 455/11; BAG, Urteil v. 20.9.2011, 9 AZR 344/10; BAG, Urteil v. 12.4.2011, 9 AZR 14/10; BAG, Urteil v. 22.12.2009, 3 AZR 936/07.

[2] BAG, Beschluss v. 27.10.1998, 1 ABR 3/98.

[3] Vgl. dazu auch BAG, Urteil v. 16.10.2012, 9 AZR 183/11 zum (unwirksamen) Verzicht einer Lehrerin auf Reisekostenerstattung für Klassenfahrten.

[4] BAG, Urteil v. 19.2.2004, 6 AZR 111/03.

[5] LAG Hamm, Urteil v. 30.1.2016, 5 Sa 1437/15; LAG Niedersachsen, Urteil v. 20.12.2013, 6 Sa 392/13.

[6] BAG, Urteil v. 1.2.1963, 5 AZR 74/62.

[7] BAG, Beschluss v. 8.12.1981, 1 ABR 91/79.