4.1 2-stufige Verpflegungspauschalen
Die steuerliche Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen für berufliche Tätigkeiten außerhalb der Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte ist nur in Form von Pauschbeträgen zulässig. Ein Einzelnachweis der Verpflegungskosten durch Rechnungsbelege ist ausgeschlossen.
Nach den Bestimmungen des Reisekostenrechts sind für die berufliche Auswärtstätigkeit zeitlich gestaffelte Verpflegungspauschalen anzuwenden.
| Abwesenheitsdauer | Pauschbetrag je Kalendertag |
| 24 Stunden | 28 EUR |
| Mehr als 8 Stunden | 14 EUR |
| Höchstens 8 Stunden | 0 EUR |
| An- und Abreisetag bei Übernachtung | 14 EUR |
Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten, die eine Übernachtung beinhalten, kann sowohl für den An- als auch für den Abreisetag eine Verpflegungspauschale von 14 EUR als steuerfreier Spesenersatz bzw. als Werbungskosten angesetzt werden, ohne dass es einer zeitlichen Mindestabwesenheit an diesen Tagen bedarf.[1] An- und Abreisetage einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit werden gesetzlich als die Tage definiert, an denen der Arbeitnehmer nach der Anreise oder vor der Abreise außerhalb seiner Wohnung übernachtet. Die Anwendung der 14-EUR-Verpflegungspauschale für An- und Abreisetage setzt eine mehrtägige Auswärtstätigkeit mit einer Übernachtung des Arbeitnehmers außerhalb seiner Wohnung voraus.
Verpflegungspauschale bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten
Ein Außendienstmitarbeiter unternimmt von Montag bis Mittwoch eine 3-tägige berufliche Auswärtstätigkeit. Die Reise beginnt am Montag um 20 Uhr und endet am Mittwoch um 13:30 Uhr in der Firma des Arbeitnehmers.
Ergebnis: Der Arbeitgeber darf dem Außendienstmitarbeiter für den vollen Reisetag, an dem die Abwesenheitsdauer 24 Stunden betragen hat, die volle Pauschale von 28 EUR und für den An- bzw. Rückreisetag jeweils die Pauschalen von 14 EUR für die während der Auswärtstätigkeit entstandenen Verpflegungskosten steuerfrei ersetzen. Unerheblich für die An- und Abreisepauschale von 14 EUR ist, wo die Dienstreise beginnt bzw. endet. Ebenso ist für diese Tage die zeitliche Abwesenheitsdauer nicht mehr zu prüfen.
Bei einer Übernachtung am auswärtigen Tätigkeitsort richtet sich die Höhe des Verpflegungsmehraufwands nach der Abwesenheit des Arbeitnehmers von seiner Wohnung am Ort des Lebensmittelpunkts. Nicht entscheidend ist die Abwesenheitsdauer von der Unterkunft am Einsatzort.
Mehrere Auswärtstätigkeiten an einem Kalendertag
Führt der Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrere Dienstreisen durch, können die Abwesenheitszeiten an diesem Kalendertag zusammengerechnet werden. Die Sonderregelung für berufliche Auswärtstätigkeiten, die sich ohne Übernachtung auf 2 Kalendertage verteilt, wurde gesetzlich festgeschrieben.[2]
4.2 Abwesenheitsdauer bei 2-tägigen Reisen ohne Übernachtung
Für auswärtige Tätigkeiten, die sich ohne Übernachtung über 2 Kalendertage erstrecken, bestimmt sich die zutreffende Verpflegungspauschale durch Zusammenrechnen der Abwesenheitszeit an beiden Tagen – sog. Mitternachtsregelung. Beträgt die gesamte Abwesenheitsdauer mehr als 8 Stunden, wird die Verpflegungspauschale von 14 EUR für den Kalendertag gewährt, auf den die überwiegende Abwesenheitszeit entfällt.[1]
4.3 Verpflegungspauschalen bei Auslandsreisen
Auch für Auslandsreisen wurde die Zweistufigkeit der Verpflegungspauschbeträge umgesetzt. Bezüglich der Abwesenheitsdauer gelten dieselben Regelungen wie für Inlandsreisen, insbesondere die Sonderregelung für An- und Abfahrtstage bei Auslandsreisen mit Übernachtung.
Die in den Lohnsteuer-Richtlinien zur Bestimmung der Verpflegungspauschalen bei Auslandsreisen festgelegten Sonderregelungen gelten weiter, etwa bei Flug- oder Schiffsreisen.[1]
4.4 3-Monatsfrist bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten
Die gesetzliche 3-Monatsfrist die den Werbungskostenabzug von Verpflegungsmehraufwendungen bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit am selben auswärtigen Beschäftigungsort auf einen Zeitraum von längstens 3 Monaten begrenzt, hat weiterhin Gültigkeit.
Seit 2014 gilt eine rein zeitlich orientierte Unterbrechungsregelung, ohne dass ein beruflicher Anlass hierfür vorliegen muss. Danach führt eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte immer dann zu einem Neubeginn der 3-Monatsfrist, wenn sie mindestens 4 Wochen dauert. Der Unterbrechungsgrund ist unerheblich.
4.5 Gewährung von Mahlzeiten
4.5.1 Überblick zur Arbeitgeberbewirtung während Dienstreisen
Wird ein Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit unentgeltlich oder verbilligt verpflegt, muss unterschieden werden, ob es sich um
- eine übliche Arbeitgeberbewirtung (Mahlzeiten bis 60 EUR) oder
- ein sog. lohnsteuerpflichtiges Belohnungsessen
handelt. Die Üblichkeitsgrenze von 60 EUR ist als Bruttobetrag inkl. Mehrwertsteuer zu verstehen, der sämtliche anlässlich der Bewirtung gewährten Speisen und Getränke umfasst. Zuzahlungen des Arbeitnehmers bleiben bei der Prüfung der 60-EUR-Grenze außer Ansatz.
Die Übersicht veranschaulicht die für Arbeitgeberbewirtung geltende Rechtslage mit ihren zahlreichen Fallvarianten.
4.5.2 Mahlzeiten bis 60 EUR: Kürzung der Verpflegungspauschale
Beträgt der Gesamtwert der vom Arbeitgeber gewährten Speisen und Getränke brutto nicht meh...
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