Reisekosten, Vorsteuerabzug

Kurzbeschreibung

Gibt Hinweise pro Einzelposition (bspw. Übernachtung Stellenbewerber, Verpflegungskosten Geschäftsführer) auf die Höhe des Vorsteuerabzugs und die dafür zu erfüllenden Voraussetzungen.

Vorsteuerabzug bei Reisekosten

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Reisekosten	Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt?	Voraussetzungen
Übernachtungskosten Einzelunternehmer, Gesellschafter von Personengesellschaft	Ja, zu 100%. Übernachtungsanteil zu 7 % USt, ggf. Frühstücksanteil zu 19 % USt[1]	Geschäftsreise Hotelrechnung mit gesondertem USt-Ausweis (auf den Namen des Unternehmers ausgestellt) oder Kleinbetragsrechnung bis 250 EUR brutto.
Übernachtungskosten Arbeitnehmer, Gesellschafter-Geschäftsführer Kapitalgesellschaft als Arbeitnehmer	Ja, zu 100 % Übernachtungsanteil zu 7 % USt, ggf. Frühstücksanteil zu 19 % USt[2]	unternehmerisch bedingte Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers (beruflich veranlasste Reisen, doppelte Haushaltsführung) Einzelnachweis (Hotelrechnung mit gesondertem USt-Ausweis, auf den Namen des Unternehmers ausgestellt oder Kleinbetragsrechnung bis 250 EUR brutto) kein Vorsteuerabzug, wenn kein Einzelnachweis (Hotelrechnung) vorliegt oder lediglich Übernachtungsgelder pauschal erstattet werden
Übernachtungen Dritter im Interesse des Unternehmens (z.B. Kunden, Steuerberater, Stellenbewerber, Geschäftspartner)	Ja, zu 100 % Übernachtungsanteil zu 7 % USt, ggf. Frühstücksanteil zu 19 % USt[3]	falls Hotelrechnung mit USt-Ausweis auf Unternehmer lautet und er die Unterkunft gebucht und bezahlt hat oder eine Kleinbetragsrechnung bis 250 EUR brutto vorliegt
Verpflegungskosten Einzelunternehmer, Gesellschafter von Personengesellschaft	Ja, zu 100 %	Geschäftsreise Aufwendungen sind durch Rechnungen mit gesondertem USt-Ausweis auf den Namen des Unternehmers bzw. durch Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto belegt
Bewirtungskosten Unternehmer: Unternehmer lädt auf Geschäftsreise Geschäftsfreunde ein	Ja, zu 100 %	Höhe der Aufwendungen muss angemessen sein Restaurantrechnung mit USt-Ausweis über Bewirtung von Geschäftsfreunden auf den Namen des Unternehmers liegt vor
Verpflegungskosten Arbeitnehmer	Ja, zu 100 %, Weitergabe der Speisen und Getränke an Arbeitnehmer ist nicht als unentgeltliche Wertabgabe zu besteuern	unternehmerisch bedingte Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers (beruflich veranlasste Reisen, doppelte Haushaltsführung) Verpflegungsleistung wird vom Arbeitgeber empfangen und in voller Höhe getragen; Aufwendungen sind durch Restaurantrechnungen mit gesondertem USt-Ausweis auf den Namen des Unternehmers bzw. durch Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto belegt
Verpflegungskosten Arbeitnehmer	Nein	Speisen und Getränke werden zunächst vom Arbeitnehmer bestellt, bezahlt und dann vom Arbeitgeber erstattet (kein Umsatz für das Unternehmen, weil Arbeitnehmer Leistungsempfänger ist); Arbeitgeber erstattet Verpflegungsmehraufwendungen lediglich nach Tagegeldern (z.B. 14, 28 EUR[4]) pauschal
Fahrtkosten Einzelunternehmer, Gesellschafter von Personengesellschaften	Ja, in voller Höhe, aus Fahrkarten im ÖPNV (ab 2020 auch Bahnfernverkehr) und Taxifahrten (bis 50 km) nur zu 7 % USt,	Geschäftsreise Rechnungen (z.B. über Inlandsflüge, Bahnfahrten, Mietwagen, Taxifahrten) mit USt-Ausweis auf den Namen des Unternehmers oder Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto liegen vor. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln genügen Fahrkarten.
Übernachtungskosten Arbeitnehmer, Gesellschafter-Geschäftsführer Kapitalgesellschaft als Arbeitnehmer	Ja, in voller Höhe, aus Fahrkarten im ÖPNV (ab 2020 auch Bahnfernverkehr) und Taxifahrten (bis 50 km) nur zu 7 % USt	unternehmerisch bedingte Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers (beruflich veranlasste Reisen, doppelte Haushaltsführung) Rechnungen (z.B. über Inlandsflüge, Bahnfahrten, Mietwagen, Taxen) mit USt-Ausweis auf den Namen des Unternehmers oder Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto liegen vor. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln genügen Fahrkarten. Kein Vorsteuerabzug, wenn Arbeitnehmer seinen Privat-PKW nutzt und Arbeitgeber lediglich Kilometergeld (z.B. 0,30 EUR/km) erstattet.

[1] Vom 1.7.2020 - 31.12.2023: 7 %.

[2] Vom 1.7.2020 - 31.12.2023: 7 %.

[3] Vom 1.7.2020 - 31.12.2023: 7 %.

[4] Geplant ab 2024: 15 bzw. 30 EUR.