Reisekostenabrechnung mit Excel

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Kurzbeschreibung

Mit diesen Excel-Tools können detaillierte Reisekostenabrechnungen für das In- oder Ausland erstellt werden. Die Excel-Tools berücksichtigen automatisch die gesetzlich festgelegten Inlands- und Auslandsreisepauschalen. Außerdem kann die Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer berücksichtigt werden.

Wichtige Hinweise

Die Excel-Tools decken neben den Standardfällen auch die Mitternachtsregelung sowie die Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer ab und rechnen mit den gesetzlichen Reisekostenpauschalen, z. B.

• die zeitlich gestaffelten inländischen Verpflegungspauschalen,
• die inländischen Kürzungspauschalen für Frühstück/Mittagessen/Abendessen,
• die inländische Übernachtungspauschale,
• die länderspezifischen Auslandsreisepauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten,
• die gesetzliche Kilometerpauschale von 0,30 EUR bei Benutzung eines arbeitnehmereigenen Pkw.

Außerdem kann im Excel-Tool für das Inland auch ein individueller Kilometersatz anstelle der gesetzlichen Kilometerpauschale von 0,30 EUR erfasst werden.

Mit den Excel-Tools können z.B. auch mehrtägige Auslandsreisen durch mehrere unterschiedliche Länder abgerechnet werden. Möchten Sie nur ein Land pro Abrechnung abrechnen, können Sie die Abrechnung alternativ mit dem schnellen und einfachen Berechnungsformular oder dem Reisekostenrechner vornehmen.

Wenn Sie für bestimmte Arbeitnehmer regelmäßig Reisekostenabrechnung vornehmen, können Sie die Excel-Datei pro Arbeitnehmer abspeichern und sparen sich dadurch die wiederkehrende Stammdateneingabe.

Die beiden Excel-Tools für 2024 berücksichtigen neben den derzeit geltenden Auslandsreisekostenpauschalen folgende gesetzlichen Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im Inland sowie die Kürzungsbeträge bei Mahlzeitengestellung:

Abwesenheitsdauer	Pauschbetrag je Kalendertag (EUR)
24 Stunden	28,00 EUR
mehr als 8 Stunden	14,00 EUR
bis zu 8 Stunden	- - -
An- und Abreisetag bei Übernachtung	14,00 EUR
Kürzungsbeträge bei Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber
für ein Frühstück	5,60 EUR
für ein Mittag-/Abendessen je	11,20 EUR

Übernachtungskosten bei Dienstreisen	Pauschbetrag je Kalendertag (EUR)
Übernachtungspauschale[1]	20,00 EUR
Pauschale für Übernachtungen in einem Fahrzeug	9,00 EUR

Um Makros in den Excel-Tools zu umgehen, stehen seit den Reisekostenabrechnungen 2020 zwei unterschiedliche Excel-Tools pro Jahr- getrennt nach Abrechnungen für das Inland und Ausland - zur Verfügung. So kann die Abrechnung mit Excel weiterhin reibungslos erfolgen.^[2]

[1] Die Übernachtungspauschale gilt nur für steuerfreie Erstattungen durch den Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer muss dagegen für den Werbungskostenabzug seine Übernachtungskosten durch Rechnungsbelege nachweisen. Das Gleiche gilt für Übernachtungen eines Selbstständigen.

[2] Teilweise können Excel-Dateien mit Makros aus Sicherheitsgründen schon jetzt oder in naher Zukunft nur noch eingeschränkt genutzt werden.

Vorjahre

Excel-Tools für die Jahre 2014 - 2023 öffnen

Für die Jahre 2020 bis 2023 sind folgende gesetzlichen Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im Inland sowie die Kürzungsbeträge bei Mahlzeitengestellung hinterlegt:

Abwesenheitsdauer	Pauschbetrag je Kalendertag (EUR)
24 Stunden	28,00 EUR
mehr als 8 Stunden	14,00 EUR
bis zu 8 Stunden	- - -
An- und Abreisetag bei Übernachtung	14,00 EUR
Kürzungsbeträge bei Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber
für ein Frühstück	5,60 EUR
für ein Mittag-/Abendessen je	11,20 EUR
Übernachtungskosten bei Auswärtstätigkeiten
Übernachtungspauschale[1]	20,00 EUR
Pauschale für Übernachtungen auf einem Fahrzeug	8,00 EUR

Für die Jahre 2014 bis 2019 sind folgende gesetzlichen Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im Inland sowie die Kürzungsbeträge bei Mahlzeitengestellung im jeweiligen Excel-Tool hinterlegt:

Abwesenheitsdauer	Pauschbetrag je Kalendertag (EUR)
24 Stunden	24,00 EUR
mehr als 8 Stunden	12,00 EUR
bis zu 8 Stunden	- - -
An- und Abreisetag bei Übernachtung	12,00 EUR
Kürzungsbeträge bei Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber
für ein Frühstück	4,80 EUR
für ein Mittag-/Abendessen je	9,60 EUR
Übernachtungskosten bei Auswärtstätigkeiten
Übernachtungspauschale[2]	20,00 EUR

[1] Die Übernachtungspauschale gilt nur für steuerfreie Erstattungen durch den Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer muss dagegen für den Werbungskostenabzug seine Übernachtungskosten durch Rechnungsbelege nachweisen. Das Gleiche gilt für Übernachtungen eines Selbstständigen.

[2] Die Übernachtungspauschale gilt nur für steuerfreie Erstattungen durch den Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer muss dagegen für den Werbungskostenabzug seine Übernachtungskosten durch Rechnungsbelege nachweisen. Das Gleiche gilt für Übernachtungen eines Selbstständigen.