Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber / 4 Abzugsfähige Reisekosten

4.1 Einheitliche Kostenart für alle Dienstreisen

Es gilt das Grundkonzept der einzigen und einheitlichen Reisekostenart "berufliche Auswärtstätigkeit" für sämtliche dienstliche Tätigkeiten außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte, unabhängig davon ob der Arbeitnehmer eine normale Dienstreise unternimmt, ausschließlich als Berufskraftfahrer unterwegs ist oder an wechselnden Einsatzstellen seine Arbeit verrichtet. Reisekosten sind

• Fahrtkosten,
• Verpflegungsmehraufwendungen,
• Übernachtungskosten und
• Reisenebenkosten,

wenn diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen.^[1]

Der Umfang der steuerfreien Arbeitgebererstattung folgt den Bestimmungen des § 3 Nr. 13 (öffentlicher Dienst) bzw. Nr. 16 EStG (Privatwirtschaft).

Die Abzugsfähigkeit der Fahrtkosten^[2], Verpflegungskosten^[3] sowie der Übernachtungskosten^[4] wurde durch das Reisenkostenrecht 2014 im Bereich der Werbungskostenvorschrift des § 9 EStG gesetzlich verankert.

[1] R 9.4 Abs. 1 LStR.

[2] § 9 Abs. 1 Nr. 5a EStG.

[3] § 9 Abs. 4a EStG.

[4] § 9 Abs. 1 Nr. 5a EStG.

4.2 Fahrtkosten

4.2.1 Tatsächliche Kosten

Aufwendungen, die nicht Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind, können nach dem Wortlaut des Gesetzes in tatsächlicher Höhe angesetzt werden.

Bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel können dem Arbeitnehmer die tatsächlichen Aufwendungen steuerfrei erstattet werden. Das gilt auch, wenn er in Bahn oder Flugzeug die 1. Klasse benutzt und für bestimmte Fahrten ein Taxi nimmt.^[1] Die Aufwendungen müssen durch Belege nachgewiesen werden.

Wichtig

Kein Ansatz der Kilometersätze bei öffentlichen Verkehrsmitteln

Benutzt der Arbeitnehmer für seine berufliche Auswärtstätigkeit ein öffentliches Verkehrsmittel, dürfen ausschließlich die tatsächlich angefallenen Kosten als Reisekosten angesetzt werden. Die bei Benutzung des eigenen Kfz alternativ im Bundesreisekostengesetz (BRKG) festgelegten reisekostenrechtlichen Kilometersätze (beim eigenen Pkw 0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer^[2]) sind für berufliche Auswärtstätigkeiten mit Bus, Bahn, Flugzeug und Schiff nicht zulässig. Nach den eindeutigen gesetzlichen Reisekostenbestimmungen kann der Arbeitnehmer für regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel ohne Wahlrecht nur die tatsächlich entstandenen Fahrtkosten in Anspruch nehmen.^[3]

Bei Benutzung eines eigenen Kfz gehören sämtliche Aufwendungen für durch die berufliche Auswärtstätigkeit veranlasste Fahrten zu den Reisekosten.

Hinweis

Vereinfachte Nachweisführung

Macht der Arbeitnehmer vom Einzelnachweis Gebrauch, indem er den genauen Kilometersatz ermittelt, muss er die Berechnung nicht jedes Mal von Neuem durchführen. Er kann stattdessen die für einen Zeitraum von 12 Monaten ermittelten Kosten pro gefahrenen Kilometer für künftige Jahre solange fortführen, bis sich die tatsächlichen Verhältnisse wesentlich verändern.^[4]

Der bisherige Kostensatz gilt nicht mehr, wenn ein anderer Pkw erworben wurde oder wenn bei dem Pkw die Nutzungsdauer abläuft, die für die Berechnung der Abschreibungen zugrunde gelegt worden ist. Auch der Wegfall einer Leasingsonderzahlung verlangt nach der Besteuerungspraxis der Finanzämter eine Neuberechnung des Kilometersatzes. Das FG München berücksichtigt abweichend vom Kalenderjahrprinzip eine im Vorjahr geleistete Sonderzahlung auch im Folgejahr und verzichtet innerhalb des 12-Monatszeitraums auf eine Neuberechnung des Kilometersatzes, weil sich die Verhältnisse nicht wesentlich geändert haben.^[5]

[1] Niedersächsisches FG, Urteil v. 5.12.2018, 3 K 15/18.

[2] S. Abschn. 4.2.2.

[3] § 9 Abs. 1 Nr. 4a Satz 2 EStG; bestätigt durch BFH, Urteil v. 11.2.2021, VI R 50/18, BStBl 2021 II S. 440.

[4] R 9.5 Abs. 1 Satz 4 LStR.

[5] FG München, Urteil v. 12.10.2021, 2 K 667/21, Rev. beim BFH unter Az. VI R 9/22.

4.2.2 Kilometerpauschalen

Bei Benutzung eines eigenen Kfz hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, die pro Kilometer angefallenen Kosten entweder einzeln nachzuweisen oder die hierfür festgelegten, vom jeweils benutzen Fahrzeug abhängigen Kilometersätze in Anspruch zu nehmen. Anstelle der tatsächlich pro Kilometer nachgewiesenen Kosten für das Fahrzeug, dürfen diese auch mit pauschalen Kilometersätzen angesetzt werden. Beim Pkw beträgt der Kilometersatz 0,30 EUR pro gefahrenem Kilometer. Die amtlichen Kilometersätze orientieren sich an der jeweils aktuellen Wegstreckenentschädigung des BRKG.

Nach dem aktuellen BRKG kann der Arbeitnehmer folgende Pauschalbeträge in Anspruch nehmen:

Kfz	0,30 EUR/km
Motorrad/Motorroller	0,20 EUR/km
Moped/Mofa	0,20 EUR/km
Fahrrad	5 EUR/Monat

Die pauschalen Kilometersätze gelten weiterhin nur für arbeitnehmereigene Fahrzeuge, die der Arbeitnehmer als Eigentümer oder Leasingnehmer für seine beruflichen Auswärtstätigkeiten nutzt. Aufwendungen für die Mitnahme von Gepäck sind durch die Kilometerpauschalen abgegolten. Zulässig ist auch der Reisekostenabzug, wenn der Arbeitnehmer für seine berufliche Auswärtstätigkeit ein Fahrrad benutzt. Nach dem Bundesreisekostengesetz wird eine Wegstreckenentschädigung von 5 EUR pro Monat gewährt, wenn der Arbeitnehmer das Fahrrad zu mind...