Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber / 4.3.8.2 3-Monatsfrist greift nicht bei untergeordneten Auswärtstätigkeiten

Ebenso weiterhin zu beachten ist das von der Rechtsprechung aufgestellte Kriterium, wonach eine Auswärtstätigkeit nur dann langfristig im Sinne der 3-Monatsfrist ist, wenn der berufliche Einsatz an dieser Tätigkeitsstätte im Vergleich zur Arbeit im Betrieb, Büro oder sonstigen ersten Tätigkeitsstätten sich zeitlich und inhaltlich nicht als untergeordnet, sondern zumindest als gleichgeordnet darstellt.^[1]

Ein Arbeitnehmer, der über mehrere Monate auf derselben Baustelle eingesetzt ist, gleichzeitig aber 3 Tage pro Woche in diesem Zusammenhang Innendienstarbeiten im Betrieb verrichtet, unterliegt nicht der 3-Monatsfrist. Die Fahrten zu den Baustellen sind jeweils für sich als eigene berufliche Auswärtstätigkeit zu behandeln und stellen auch nach Ablauf von 3 Monaten eine zum Verpflegungskostenabzug berechtigende Auswärtstätigkeit dar.

2-Tage-Vereinfachungsregelung weiterhin gültig

In welchen Fällen von einer im Vergleich zur Innendiensttätigkeit noch gleichgeordneten Außendiensttätigkeit ausgegangen werden kann, ist im Einzelfall mit schwierigen Abgrenzungsfragen verbunden. Die Finanzverwaltung hat deshalb eine Vereinfachungsregelung getroffen:^[2]

Fahrten zu einer auswärtigen Tätigkeitsstätte sind danach auch bei längerfristigen Einsätzen am selben Ort über die 3-Monatsfrist hinaus als neue Auswärtstätigkeit zu beurteilen, wenn der Arbeitnehmer nicht mehr als an 2 Tagen wöchentlich die auswärtige Arbeitsstätte aufsucht und i. Ü. an seiner ersten Tätigkeitsstätte im Betrieb tätig ist.

Die 2-Tage-Regel, die von einer klassischen 5-Tagewoche ausgeht, behält im Rahmen der neu gefassten 3-Monatsfrist ihre Gültigkeit. Die Anwendung wird dadurch erreicht, dass dieselbe Auswärtstätigkeit nicht mehr vorliegt, wenn der auswärtige Arbeitsort an nicht mehr als 2 Tagen pro Woche aufgesucht wird. Aufgrund der Vereinfachungsregelung ist damit die 3-Monatsfrist nur zu prüfen, wenn der auswärtige Einsatz am selben Ort mindestens 3 Tage pro Woche umfasst.

Praxis-Beispiel

Verpflegungspauschbeträge für Berufsschule

Ein in Ausbildung befindlicher Lehrling ist während seiner 3 Jahre dauernden Lehre pro Woche einen Tag an der Berufsschule.

Ergebnis: Findet der Berufsschulunterricht nur an einem bzw. an maximal 2 Arbeitstagen wöchentlich statt, begründen die Fahrten zur Berufsschule unabhängig von der Gesamtdauer der Berufsschulzeit jeweils eine neue berufliche Auswärtstätigkeit. Bei den einzelnen Unterrichtstagen handelt es sich nicht um dieselbe Auswärtstätigkeit, die zum Ablauf der 3-Monatsfrist führt. Der Lehrling kann für die Gesamtdauer seiner Ausbildung die zeitlich gestaffelten Verpflegungssätze an den Unterrichtstagen in Anspruch nehmen.^[3]

Nach den dargestellten Grundsätzen ist bei sämtlichen unter die Reisekosten fallenden beruflichen Auswärtstätigkeiten zu verfahren. Für den Mitarbeiter eines Planungsbüros, der mehrere Baustellen über einen längeren Zeitraum zu betreuen hat, ist deshalb die 3-Monatsfrist hinsichtlich der einzelnen Baustellen solange ohne Bedeutung als er diese jeweils nicht mehr als zweimal wöchentlich aufsucht.

[1] BFH, Urteil v. 18.5.2004, VI R 70/98, BStBl 2004 II S. 962.

[2] BMF, Schreiben v. 3.12.2020, IV C 5 – S 2353/19/10010 :002, BStBl 2020 I S. 1256, Rz. 55.

[3] BFH, Beschluss v. 2.3.2011, III B 106/10, BFH/NV 2011 S. 793.