Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber / 4.4.2 Anforderungen an die Arbeitgeberbewirtung

Die nachfolgenden Ausführungen zur steuerlichen Behandlung der Arbeitgeberbewirtung sind nicht nur für unmittelbar vom Arbeitgeber gewährte Verpflegung anzuwenden, sondern auch für Bewirtungsleistungen während einer beruflichen Auswärtstätigkeit, an welcher der Arbeitgeber selbst nicht teilnimmt, aber die Mahlzeit durch einen Dritten auf Veranlassung des Arbeitgebers abgegeben wird.

Das Frühstück, das Mittag- oder Abendessen ist bei dienstlichen Reisen durch den Arbeitgeber veranlasst, wenn die

• Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und
• die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist oder es sich um eine Kleinbetragsrechnung handelt (Gesamtrechnungsbetrag bis 250 EUR^[1]), die dem Arbeitgeber im Original vorliegt.^[2]

Die Finanzverwaltung geht davon aus, dass der Arbeitgeber in diesem Fall den Tag und den Ort der Mahlzeit im Rahmen der beruflichen Auswärtstätigkeit bestimmt und die Verpflegung damit als Sachleistung zu erfassen ist.

Wichtig

Unentgeltliche Verpflegung nur bei Bewirtung durch Arbeitgeber

Die nachfolgenden Regelungen beziehen sich ausschließlich auf die unmittelbare oder mittelbare (= veranlasste) unentgeltliche Verpflegung durch den Arbeitgeber während einer beruflichen Auswärtstätigkeit.

Nimmt der Arbeitnehmer an einer geschäftlichen Bewirtung oder einem Arbeitsessen eines Dritten teil, fehlt es an einer Arbeitgeberbewirtung. In diesem Fall ist weder die Sachbezugswertbesteuerung noch die Kürzung der Verpflegungspauschbeträge zu prüfen. Ebenso weiterhin nicht als Arbeitslohn zu erfassen sind die Vorteile

• aus einer geschäftlichen Bewirtung i. S. d. § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG oder
• eines außergewöhnlichen Arbeitsessens (60-EUR-Grenze^[3]) des Arbeitgebers.

Die Abgabe der Mahlzeit erfolgt hier in ganz überwiegend betrieblichem Interesse, das sowohl beim Arbeitnehmer als auch bei den anderen teilnehmenden Personen steuerpflichtige Einnahmen ausschließt.

Aber: Eine Kürzung der Verpflegungspauschale kann auch in diesen Fällen der Arbeitgeberbewirtung in Frage kommen. Nach dem für die Kürzung maßgebenden Prinzip der Unentgeltlichkeit ist es insoweit ohne Bedeutung, ob der geldwerte Vorteil aus der arbeitgeberseitigen Gestellung von Mahlzeiten zum Arbeitslohn zählt.

Unterscheidung zwischen üblicher Arbeitgeberbewirtung und Belohnungsessen

Wird der Arbeitnehmer nach den vorstehend dargestellten Grundsätzen während einer beruflichen Auswärtstätigkeit unentgeltlich oder verbilligt verpflegt, ist nach den Reisekostenbestimmungen zwischen einer üblichen Arbeitgeberbewirtung und einem sog. Belohnungsessen zu unterscheiden. Die Üblichkeitsgrenze beträgt 60 EUR. Die 60-EUR-Grenze ist als Bruttobetrag inkl. Mehrwertsteuer zu verstehen, der sämtliche anlässlich der Bewirtung gewährten Speisen und Getränke umfasst. Zuzahlungen des Arbeitnehmers bleiben bei der Prüfung der 60-EUR-Grenze außer Ansatz.

[1] § 33 UStDV.

[2] R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 Satz 6 LStR.

[3] R 19.6 Abs. 2 LStR.