Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber / 4.4.3.1 Kürzung der Verpflegungspauschale

Beträgt der Gesamtwert der vom Arbeitgeber unmittelbar oder mittelbar gewährten Speisen und Getränke nicht mehr als 60 EUR, handelt es sich um eine übliche Bewirtung. Beim Arbeitnehmer wird auf die Besteuerung des hieraus resultierenden geldwerten Vorteils verzichtet, wenn der Arbeitnehmer seinerseits für die dienstliche Reisetätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen kann.^[1] Gleichzeitig sieht der Gesetzgeber eine tageweise Kürzung des Werbungskostenabzugs für Verpflegungsmehraufwand vor, wenn dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird.

Die Kürzung erfolgt i. H. v.

• 20 % der Tagespauschale für ein Frühstück bzw.
• 40 % der Tagespauschale für ein Mittag- oder Abendessen.

Für die Kürzung ist auf die volle Verpflegungspauschale abzustellen, die für den jeweiligen Ort bei einer 24-stündigen Abwesenheit gilt. Bei einer Arbeitgeberbewirtung im Inland beträgt der Kürzungsbetrag

• 5,60 EUR für ein Frühstück und
• 11,20 EUR für ein Mittag- bzw. Abendessen.

Die Kürzung ist zwingend und erfolgt tagesbezogen max. bis auf 0 EUR je Tag; sie ist immer von der jeweiligen Verpflegungspauschale des Tages vorzunehmen, an dem die Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber erfolgt. Tatsächlich geleistete Zuzahlungen des Mitarbeiters mindern die Kürzung. Die volle Kürzung (im Inland von 5,60 EUR für ein Frühstück bzw. 11,20 EUR für ein Mittag- oder Abendessen) ist auch dann vorzunehmen, wenn der Wert der Mahlzeit niedriger ist.

Unerheblich ist, ob der Arbeitnehmer die Mahlzeit tatsächlich einnimmt. Eine Kürzung ist bereits dann vorzunehmen, wenn der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter während der beruflichen Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit zur Verfügung stellt. Nimmt der Arbeitnehmer eine ihm zur Verfügung gestellte Mahlzeit – aus welchen Gründen auch immer – nicht ein, ändert dies nichts daran, dass es bei typisierender Betrachtung auch in einem solchen Fall an einem beruflich veranlassten Verpflegungsmehraufwand fehlt, wenn sich der Arbeitnehmer anderweitig verpflegt. Die Verpflegungspauschalen sind z. B. auch dann zu kürzen, wenn der Arbeitnehmer als Berufssoldat mit sog. Heimschläferstatus morgens und abends seine Mahlzeiten zu Hause einnimmt.^[2]

Kürzung auch ohne Vorliegen einer ersten Tätigkeitsstätte

Die Verpflegungspauschalen sind auch für Mahlzeiten zu kürzen, die der Arbeitnehmer anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit von seinem Arbeitgeber erhält, wenn der Arbeitnehmer über keine erste Tätigkeitsstätte verfügt. Der gesetzlich angeordnete Verzicht auf die Versteuerung des Sachbezugs "Mahlzeit", der nach der Zielsetzung des Gesetzgebers durch eine gleichzeitige Kürzung der Verpflegungspauschalen auszugleichen ist, umfasst jede Form der beruflichen Auswärtstätigkeit, die nach den Reisekostenbestimmungen auch bei Arbeitnehmern ohne erste Tätigkeitsstätte vorliegen kann. Der Wegfall der Besteuerung des geldwerten Vorteils macht im Gegenzug eine Kürzung der Verpflegungspauschbeträge erforderlich. Nur auf diese Weise lässt sich eine doppelte Entlastung beim Arbeitnehmer vermeiden, auch wenn der Wortlaut der Kürzungsvorschrift hierfür eine erste Tätigkeitsstätte verlangt.^[3]

Die Rechtsauffassung des Niedersächsischen FG^[4], das mit Blick auf den Gesetzeswortlaut der Kürzungsregelung beim Schiffspersonal für die Bordverpflegung keine Kürzung der Verpflegungspauschalen vorgenommen hatte, ist damit überholt.

Praxis-Beispiel

Kürzung der Verpflegungspauschale bei mehrtägiger Inlandsreise

Ein Arbeitnehmer erhält bei einer 3-tägigen Auswärtstätigkeit im Zusammenhang mit einer Hotelübernachtung auf Kosten des Arbeitgebers Frühstück und Abendessen i. H. v. jeweils 20 EUR (Frühstück) bzw. 30 EUR (Abendessen).

Ergebnis: Der Werbungskostenansatz für Verpflegungsmehraufwand ermittelt sich nach der Neuregelung wie folgt:

An- und Abreisetag jeweils 14 EUR	28,00 EUR
Zwischentag	28,00 EUR
Gesamt	56,00 EUR
Abzgl. Kürzung (2 x 5,60 EUR + 2 x 11,20 EUR)	33,60 EUR
Verbleibende Werbungskosten	22,40 EUR

Ein geldwerter Vorteil für die Mahlzeiten wird nicht versteuert, da es sich jeweils um übliche Mahlzeiten und keine Belohnungsessen handelt.

[1] § 8 Abs. 2 Satz 9 EStG.

[2] BFH, Urteil v. 7.7.2020, VI R 16/18, BFH/NV 2021 S. 68; BFH, Urteil v. 12.7.2021, VI R 27/19, BStBl 2021 II S. 642.

[3] BFH, Urteil v. 12.7.2021, VI R 27/19, BStBl 2021 II S. 642.

[4] Niedersächsisches FG, Urteil v. 2.7.2019, 15 K 266/16.