Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber / 4.4.3.2 Definition einer "Mahlzeit"

Auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Snack oder Imbiss (z. B. belegte Brötchen, Kuchen, Obst), der während einer auswärtigen Tätigkeit gereicht wird, kann eine Mahlzeit sein, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt.^[1] Eine feste zeitliche Grenze für die Frage, ob ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen zur Verfügung gestellt wird, gibt es nicht. Maßstab für die Einordnung ist vielmehr, ob die zur Verfügung gestellte Verpflegung an die Stelle einer der genannten Mahlzeiten tritt, welche üblicherweise zu der entsprechenden Zeit eingenommen wird.

Mahlzeiten im Flugzeug

Zu den vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten gehören auch die z. B. im Flugzeug, im Zug oder auf einem Schiff unentgeltlich angebotenen Mahlzeiten, sofern die Rechnung für das Beförderungsticket auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und aufgrund des gewählten Beförderungstarifs nicht eine ausschließliche Beförderungsleistung feststeht.^[2] Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass es sich bei der Verpflegung im Flugzeug um ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen handelt. Keine Kürzung der steuerlichen Verpflegungsspesen wird durch die bei Kurzstreckenflügen gewährten Knabbereien bewirkt, da Chips, Salzletten, Müsli- oder Schokoriegel keine Mahlzeit darstellen. Wer für seine Reise einen Billigflugtarif wählt, ist ohne weitere Prüfung auch künftig auf der sicheren Seite und braucht keine Kürzung vorzunehmen.^[3]

Praxis-Beispiel

Kürzung der Verpflegungspauschale durch Flugreisen

Ein Arbeitnehmer unternimmt eine eintägige Geschäftsreise nach Hamburg, wo er sich mit einem Lieferanten trifft, der ihn zum Mittagessen einlädt. Er fliegt um 7:00 Uhr von Basel nach Hamburg. Der Rückflug von Hamburg nach Basel erfolgt abends um 19:00 Uhr. Der Arbeitgeber übernimmt die Flugkosten. Die betriebliche Reisekostenstelle bucht ein Ticket in der Businessclass.

Ergebnis: Während das vom Lieferanten übernommene Mittagessen keine Arbeitgeberbewirtung, sondern eine steuerfreie geschäftliche Bewirtung durch Dritte darstellt, die zu keiner Kürzung der möglichen Verpflegungspauschale von 14 EUR führt, beinhaltet das von der Firma gebuchte Flugticket auch eine unentgeltliche Arbeitgeberbewirtung. Nach Verwaltungsauffassung ist aufgrund des gewählten Beförderungstarifs davon auszugehen, dass die Flugkosten auch die Verpflegung an Bord des Fliegers umfassen. Für den morgendlichen Hinflug ist im Flugpreis ein durch den Arbeitgeber unentgeltlich gewährtes Frühstück und für den Rückflug ein unentgeltliches Abendessen enthalten. Die Kürzung der Verpflegungspauschale berechnet sich wie folgt:

Dienstreise mit mehr als 8-stündiger Abwesenheit	14 EUR
Abzgl. Kürzung (5,60 EUR + 11,20 EUR, max. 14 EUR)	- 14 EUR
Verbleibende Verpflegungspauschale	0 EUR

Wäre seitens der Firma ein Beförderungstarif gebucht worden, der keine Verpflegung beinhaltet, hätte im vorigen Beispiel die volle Verpflegungspauschale von 14 EUR für den steuerfreien Arbeitgeberersatz oder ggf. für den Werbungskostenabzug zur Verfügung gestanden.

[1] BMF, Schreiben v. 25.11.2020, IV C 5 – S 2353/19/10011 :006, BStBl 2020 I S. 1228, Rz. 74; BFH, Urteil v. 3.7.2019, VI R 36/17, BFH/NV 2019 S. 1295.

[2] BMF, Schreiben v. 25.11.2020, IV C 5 – S 2353/19/10011 :006, BStBl 2020 I S. 1228, Rz. 65.

[3] BMF, Schreiben v. 19.5.2015, IV C 5 – S-2353/15/10002.