Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber

Zusammenfassung

Überblick

Reisekosten sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, wenn diese durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen. Die Reisekostendefinition entspricht der von der Rechtsprechung entwickelten Begriffsbestimmung, nach der ausschließlich Mehraufwendungen begünstigt sind, die durch eine berufliche Tätigkeit des Arbeitnehmers außerhalb seiner Wohnung und einer ortsgebundenen regelmäßigen Arbeitsstätte entstehen.

Seit 2014 gelten Reisekostenvorschriften mit dem Tätigkeitsstättenbegriff erste Tätigkeitsstätte, der an die Stelle der regelmäßigen Arbeitsstätte getreten ist und darüber entscheidet, ob der jeweilige berufliche Einsatz unter die Reisekostenbestimmungen der beruflichen Auswärtstätigkeit oder die Regelungen der Entfernungspauschale fällt.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Lohnsteuer: Reisekosten können vom Arbeitgeber in den Grenzen des § 3 Nr. 16 EStG und § 3 Nr. 13 EStG (öffentlicher Dienst) steuerfrei erstattet werden; ansonsten sind sie nach § 9 EStG als Werbungskosten ansatzfähig. In Betracht kommen Fahrtkosten gemäß § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG, Verpflegungsmehraufwendungen gemäß § 9 Abs. 4a EStG, Übernachtungskosten gemäß § 9 Abs. 1 Nr. 5a EStG und Reisenebenkosten gemäß R 9.8 LStR, H 9.8 LStH. Ein umfangreiches BMF-Schreiben v. 25.11.2020, IV C 5 - S 2353/19/10011 :006, BStBl 2020 I S. 1228, enthält Hilfestellungen und Auslegungshinweise zu den lohnsteuerlichen Reisekosten. Ergänzende Regelungen zu beruflichen Auswärtstätigkeiten im Ausland sowie die für die einzelnen Länder geltenden Auslandsreisekostensätze 2025 regelt das BMF-Schreiben v. 2.12.2024, IV C 5 - S 2353/19/10010 :006, BStBl 2024 I S. 1549.

Lohnsteuer

1 Berufliche Auswärtstätigkeit

Eine berufliche Auswärtstätigkeit liegt immer dann vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird.

Eine berufliche Auswärtstätigkeit liegt ebenfalls vor, wenn der Arbeitnehmer typischerweise nur an wechselnden Einsatzstellen oder auf einem Fahrzeug tätig wird, d. h. sie kann gerade auch bei solchen Arbeitnehmern vorliegen, die keine erste Tätigkeitsstätte haben, etwa Kundendienstmitarbeiter oder Berufskraftfahrer. Ein Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte übt bei beruflichen Tätigkeiten außerhalb seiner Wohnung immer eine berufliche Auswärtstätigkeit aus.

Die Reisekostendefinition ist untrennbar mit der Prüfung der ersten Tätigkeitsstätte verbunden. Nur wenn die tatsächliche Arbeitsstätte nicht zugleich auch die erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers darstellt, ist die Gewährung von Reisekosten möglich.

Praxis-Tipp

Spielraum bei Wahl der ersten Tätigkeitsstätte nutzen

Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte wird vorrangig durch den Arbeitgeber im Rahmen seines Direktionsrechts bestimmt. Der Arbeitgeber hat es damit in der Hand, jedem seiner Mitarbeiter diejenige erste Tätigkeitsstätte zuzuordnen, die den betrieblichen Wünschen und Bedürfnissen am besten Rechnung trägt.^[1] Die Entscheidung wird dabei häufig nicht nur unter dem Blickwinkel der Reisekosten zu treffen sein, sondern insbesondere bei Dienstwageninhabern auch mit Rücksicht auf eine günstige Dienstwagenbesteuerung.^[2]

[1] S. Abschn. 2.9.

[2]

S. Dienstwagen: Behandlung in der Entgeltabrechnung .

2 Die erste Tätigkeitsstätte

2.1 Gesetzliche Definition

Von der ersten Tätigkeitsstätte ist immer dann auszugehen, wenn der Arbeitnehmer

• an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung

  • des Arbeitgebers
  • eines verbundenen Unternehmens i. S. d. § 15 AktG
  • eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten tätig ist,
• der er dauerhaft zugeordnet ist.^[1]

Ein Arbeitnehmer kann pro Dienstverhältnis maximal eine erste Tätigkeitsstätte haben. Der reisekostenrechtliche Begriff der ersten Tätigkeitsstätte ist damit im Wesentlichen durch 2 Voraussetzungen gekennzeichnet:

1. das Vorhandensein einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung und
2. die dauerhafte Zuordnung zu diesem Tätigkeitsort.

Ein detailliertes Prüfschema zum Vorliegen einer ersten Tätigkeitsstätte wird in der folgenden Übersicht dargestellt:

Infographic

[1] § 9 Abs. 4 EStG.

2.2 Ortsfeste betriebliche Einrichtung

Nach der gesetzlichen Definition der ersten Tätigkeitsstätte kommen nur ortsfeste betriebliche Einrichtungen infrage. Dies entspricht insoweit dem vom BFH zum früheren Arbeitsstättenbegriff aufgestellten Grundsatz, dass nur ortsfeste Einrichtungen eine ausreichend sichere Abgrenzung gegenüber der beruflichen Auswärtstätigkeit gewährleisten können. Ortsfeste Einrichtungen sind räumlich zusammengefasste Sachmittel, die der Tätigkeit des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten dienen und mit dem Erdboden fest verbunden sind bzw. dazu bestimmt sind, überwiegend standortgebunden genutzt zu werden.^[1]

Beispiele für ortsfeste betriebliche Einrichtungen als erste Tätigkeitsstätte

Als erste Tätigkeitsstätte kommen der Betrieb oder ein Zweigbetrieb in Betracht. Außerdem können Bus- oder Straßenbahndepots sowie Fahrkartenverkaufsstellen eine erste Tätigkeitsstätte begründen. Auch ein großflächiges, infrastruktu...