Kurzbeschreibung
Das vorliegende Muster einer Reiserichtlinie regelt die Planung, Genehmigung, Durchführung und Abrechnung von Dienstreisen. Es enthält ebenfalls Reiseanweisungen für Mitarbeiter des Außendienstes.
Vorbemerkung
Die Reiserichtlinie soll allen Mitarbeitern und Vorgesetzten, die für die Planung, Genehmigung, Durchführung und Abrechnung von Dienstreisen notwendige Informationen zur Verfügung stellen. Sie soll für Innen- und Außendienstmitarbeiter und ggf. auch für Führungskräfte gelten, wobei es dem jeweiligen Unternehmen überlassen bleibt, für diese Mitarbeitergruppe andere Regelungen vorzusehen.
Mit einer Reiserichtlinie sollten die reisenden Mitarbeiter so klare Anweisungen erhalten, dass möglichst wenig Rückfragen entstehen.
Präambel
Reiserichtlinien für das Unternehmen ...
Die nachfolgenden Reiserichtlinien sollen allen Mitarbeitern in unserem Unternehmen die für die Planung, Genehmigung, Durchführung und Abrechnung von Dienstreisen notwendigen Informationen zur Verfügung stellen (siehe auch Intranet: Pfad .......). Die Reiseanweisungen für Mitarbeiter des Außendienstes sind in dieser Organisationsanweisung mit enthalten.
Eine Dienst-/Geschäftsreise ist eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit, die der Mitarbeiter vorübergehend außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte (dauerhafte Zuordnung zum Unternehmen, Arbeitsort laut Arbeitsvertrag) ausübt. Dazu gehören z. B. der Besuch von Kunden, Messen, vom Unternehmen angeordnete Fortbildungsveranstaltungen und die vom Betriebsrat besuchten Schulungsmaßnahmen, die Betreuung der Filialen/Niederlassungen. Erfolgt die Reise auf Weisung des Unternehmens, liegt regelmäßig eine berufliche Veranlassung vor.
Die nachfolgenden Regelungen, insbesondere der Ersatz von Reisekosten, können seitens der Geschäftsleitung jederzeit widerrufen werden, soweit im Arbeitsvertrag bzw. einer Betriebsvereinbarung nichts Gegenseitiges geregelt ist.
1. Planung der Dienstreise
Dienstreisen verursachen Sach- und Personalkosten. Deshalb ist grundsätzlich eine vorherige sorgfältige Prüfung der Notwendigkeit und der Gestaltung der Dienstreise und vorherige Genehmigung erforderlich. Dienstreisen dürfen nicht mit Reisen privaten Charakters verbunden bzw. aus diesem Anlass verlängert werden. Werden Dienstreisen dennoch mit Privatreisen verbunden, erlischt für den privaten Reiseanteil der Unfallversicherungsschutz durch das Unternehmen. Eventuelle steuerliche Nachteile wegen fehlerhafter Informationen oder unzureichender Belegvorlage (z. B. zu viel erstattete Reisekosten bei privatem Reiseanteil etc.) seitens der Mitarbeiter für das Unternehmen gehen zulasten des Mitarbeiters.
2. Genehmigung
Die Genehmigung von Dienstreisen erfolgt durch den jeweiligen Vorgesetzten bzw. dessen Stellvertreter unter Berücksichtigung der hierfür festgelegten Regeln (Ziffer 3 und 5) und Wertgrenzen (siehe Übersicht im Intranet auf Pfad .......), soweit nicht ausdrückliche Anweisungen vorliegen bzw. sich die Reisetätigkeit aus dem Arbeitsvertrag ergibt. Genehmigung und spätere Abrechnung der Reisekosten erfolgen auf dem Vordruck .......
Reisekostenvorschüsse oder Spesenvorschüsse für Vielreisende können nach Absprache mit der Reisestelle genehmigt werden.
Sind nur Aufwendungen für die Benutzung des privaten Pkw angefallen, ist das Formular ............. zu nutzen.
3. Auswahl der Verkehrsmittel und Übernachtungsmöglichkeiten
Der interne Reiseservice im Unternehmen unterstützt den Mitarbeiter bei der Auswahl der finanziell günstigsten Verkehrsverbindung und angemessener Übernachtungsmöglichkeit. Bei der Auswahl der Verkehrsmittel steht neben der Einschränkung möglicher Unfallrisiken die Wirtschaftlichkeit im Vordergrund.
Für Fahrten bei Antritt der Reise zum Bahnhof oder Flughafen und Rückkehr nach Hause muss die Benutzung des privaten Pkw nicht gesondert genehmigt werden. Solche Fahrten dürfen auch und vor allem am Reiseziel (z. B. vom Flughafen ins Hotel/zum Kunden) mit einem Taxi durchgeführt werden.
Alle Reisemittel und Übernachtungen werden grundsätzlich, soweit wie möglich, vom internen Reiseservice auf Kosten des Unternehmens gebucht.
Nach Möglichkeit wird dem Mitarbeiter ein Dienstwagen nur für Geschäftsreisen zur Verfügung gestellt.
4. Mietwagen
Mietwagen dürfen nur mit gültigem Führerschein angemietet und gefahren werden. Die Vorgesetzten müssen das Vorhandensein und die Gültigkeit des Führerscheins prüfen. Bei Übernahme des Mietwagens ist der Führerschein dem Vermieter vorzulegen, auch wenn in Ausnahmefällen das Mietfahrzeug von einer beauftragten Person übernommen wird.
Bei Rückkehr von einer Dienstreise mit einem Mietwagen ist der Vermieter vom reisenden Mitarbeiter zu verständigen, dass das Fahrzeug abgeholt werden kann, soweit es nicht direkt abgegeben werden kann. Schäden am Fahrzeug sind dem Vermieter unverzüglich anzuzeigen. Der Fahrer erhält vom Vermieter eine Schadensmeldung, die an das Mietwagenunternehmen unverzüglich zurückzusenden ist. Eine Kopie ist der Reisestelle zur Verfügung zu stellen....