BfF v. 22.10.2004, St I 4 - S 2280 - 164/04, BStBl I 2004, 1031
Meine Weisung vom 22.8.2001, St I 4 S 2280 – 86/2001
Die Bearbeitung von Kindergeldvorgängen in den Familienkassen richtet sich ausschließlich nach den Dienstanweisungen, die das Bundesamt für Finanzen im Rahmen seiner Fachaufsicht erlässt (§ 5 Abs. 1 Nr. 11 FVG).
Die Ausstattung der Familienkassen und die Bearbeitungsabläufe in den Familienkassen weichen nach meinen Prüfungsfeststellungen sowie den Feststellungen der Prüfungsämter des Bundes erheblich voneinander ab. Sie genügen häufig nicht den fachlichen Anforderungen und führen teilweise zu einer fehlerhaften Fallbearbeitung. Ich sehe in der Standardisierung der Bearbeitung der Kindergeldvorgänge einen wichtigen Ansatz für die Verbesserung der Bearbeitungsqualität und damit der Verringerung der festgestellten erheblichen Fehlerquoten.
Erforderlich ist sowohl die Standardisierung der organisatorischen Voraussetzungen als auch die Standardisierung der Abläufe innerhalb der Familienkassen hinsichtlich
- der Bearbeitung von Neuanträgen
- der nach Ablauf eines Kalenderjahres durchzuführenden Prüfungen
- des Verfahrens bei Änderungen, die für den Kindergeldanspruch maßgeblich sind
- der Rückforderung des Kindergeldes
- der Auszahlung des Kindergeldes an Dritte
- der Durchführung des außergerichtlichen sowie des gerichtlichen Rechtsbehelfsverfahrens sowie
- der Durchführung des Bußgeld- bzw. Strafverfahrens.
Die wünschenswerte Spezialisierung der Bearbeiter in den Familienkassen wird durch die Standardisierung ebenso unterstützt wie die Anstrengungen für ein wirtschaftliches Verwaltungshandeln.
Die festgelegten Standards sind bis zum 1.1.2005 umzusetzen. Soweit hausinterne Arbeitsanleitungen über organisatorische und technische Anweisungen hinausgehen, sind diese unverzüglich aufzuheben und die Dienstanweisungen des Bundesamtes für Finanzen sind (erneut) bekannt zu geben.
Diese Weisung steht für eine Übergangszeit im Internet unter der Adresse http://www.bff-online.de/kige/Familienkassen.html zum Abruf bereit.
Von den Familienkassen zu beachtende Standards bei der Festsetzung des Kindergeldes
Organisatorische Voraussetzungen
Von den Körperschaften des öffentlichen Rechts i.S.d. § 72 Abs. 1 EStG sowie von den Agenturen für Arbeit der Bundesagentur für Arbeit sind Familienkassen einzurichten.
Die Familienkasse (FK) muss die einkommensteuerlichen Vorschriften und die Dienstanweisungen des Bundesamtes für Finanzen (BfF) beachten. Hierzu ist sie mit allen für die Bearbeitung eines Kindergeldantrages erforderlichen Gesetzen, steuerlichen Handbüchern sowie Dienstanweisungen auszustatten. Weiterhin ist das Bundessteuerblatt Teil I u. II zu beziehen. Die Bearbeiter sollen unterstützend an Schulungsmaßnahmen – insbesondere des BfF – zwecks Aus- und Fortbildung teilnehmen. Hierdurch wird die einheitliche Rechtsanwendung sicher gestellt.
Aufgrund des Steuergeheimnisses sind für das Kindergeld eigene Akten zu führen, die nur von den für die Fk eingesetzten Mitarbeitern eingesehen werden dürfen. Dies gilt gleichfalls für die bei der Kindergeldfestsetzung eingesetzten IT-Verfahren.
Die Fk soll technisch so ausgestattet sein, dass die vom BfF im Internet zur Verfügung gestellten Informationen eingesehen werden können. Die Online-Formulare des BfF soll der Bearbeiter benutzen können. Es können auch durch Großrechnersysteme unterstützte IT-Verfahren eingesetzt werden, wenn die im Bundessteuerblatt Teil I verbindlich veröffentlichten Kindergeld-Formulare benutzt werden.
Die Bearbeitung der Kindergeldanträge und der Veränderungsmitteilungen soll in angemessener Frist erfolgen. Große Fk sollen eine Kindergeld-Hotline einrichten. Dies entlastet erfahrungsgemäß die Sachbearbeitung von einfachen Anfragen.
Befristungen der Festsetzungen sowie Wiedervorlagen sind von der Fk in geeigneter Weise festzuhalten. Insbesondere für die Befristungen und die abschließende Prüfung der Kindergeldfestsetzungen volljähriger Kinder nach Ablauf des Kalenderjahres hat sich der Einsatz von IT-Verfahren in den Geschäftsprüfungen als effizient gezeigt.
Die Fk muss monatlich Meldungen nach § 4 StStatG an das BfF liefern. Die Fk der Bundesagentur für Arbeit sowie die 100 größten Fk des öffentlichen Dienstes haben dem BfF einmal jährlich auf der Grundlage des Schreibens vom 20.3.2001, St I 4 – S 2548 – 2/2001 ergänzende Daten zu melden. Hierzu sind einfache Aufzeichnungen zu fertigen.
Die Fk sollen spätestens ab dem 1.1.2006 Aufzeichnungen über die Anzahl der Kindergeldberechtigten und der Zahlkinder am 31.12. eines Jahres, der im Laufe des Jahres erteilten Bescheide bzw. Aktenverfügungen und der im Laufe des Jahres eingegangenen Einsprüche führen. Die Bundesagentur für Arbeit sowie die 100 größten Fk des öffentlichen Dienstes melden diese Daten wiederum einmal jährlich.
Zwecks Überwachung sind von allen Fk eine Rechtsbehelfsliste, eine Überwachungsliste für Strafverfahren sowie eine Bußgeldliste zu führen.
Sofern die Fk als Landes- oder Bundesfamilienkasse tätig wird, muss e...