1 Grundlagen
Die Sozialversicherungsträger sind dazu verpflichtet, Arbeitgebern eine allgemein zugängliche, elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe zur Verfügung zu stellen, um für die Sozialversicherung relevante Meldungen, Beitragsnachweise, Bescheinigungen und Anträge auf dem per Sozialgesetzbuch vorgeschriebenen elektronischen Weg verschlüsselt an die jeweiligen Sozialversicherungsträger übermitteln zu können. Das SV-Meldeportal wurde von der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) im Auftrag der Sozialversicherungsträger entwickelt und steht seit 4.10.2023 für diese Zwecke zur Verfügung. Es ist eine Webanwendung, die mit einem Browser über Endgeräte wie Laptops, Tablets oder Smartphones ausgeführt wird und unter www.sv-meldeportal.de abrufbar ist. Die Software ist nach den Kriterien der Systemprüfung auf Grundlage der "Gemeinsamen Grundsätze für die Systemprüfung nach § 22 Datenerfassungs- und übermittlungsverordnung (DEÜV)" für die Übermittlung und den Abruf von Sozialdaten sowie den Datenaustausch mit den Sozialversicherungsträgern zertifiziert. Arbeitgeber müssen sich im SV-Meldeportal authentifizieren und registrieren, damit ein Zugang möglich ist. Die Registrierung und der spätere Login erfolgen über ELSTER-Unternehmenszertifikate des Arbeitgebers. Arbeitgeber haben die Möglichkeit, für jeden Mitarbeitenden ein gesondertes Unternehmenszertifikat zu beantragen. Damit kann der Prozess der Anmeldung im SV-Meldeportal organisatorisch bezogen auf die berechtigten Mitarbeitenden gesteuert werden. Für ausländische Arbeitgeber, Selbstständige und für Beschäftigte ist alternativ zum ELSTER-Unternehmenskonto auch das Bund-ID-Konto für die Registrierung und Anmeldung angeschlossen. Nutzer werden an den Kosten beteiligt. Die Höhe der Nutzungsgebühr ist abhängig davon, ob der Austausch von Daten für eine oder mehrere Betriebsnummern erfolgt.
2 Funktionen für Arbeitgeber
Das SV-Meldeportal ist kein Ersatz für ein professionelles Entgeltabrechnungsprogramm, sondern ein reines Melde- bzw. Datenaustauschmodul. Berechnungen zur Ermittlung der erforderlichen Angaben werden nicht durchgeführt. Sowohl Arbeitsentgelte als auch Sozialversicherungs- und Steueranteile können nicht errechnet werden.
Dafür bietet die Anwendung neben dem Datenaustausch mit den Sozialversicherungsträgern einen Online-Datenspeicher sowie die Funktion einer strukturierten Mandantenverwaltung an.
Datenaustausch
Das SV-Meldeportal unterstützt den Datenaustausch mit den gesetzlichen Krankenkassen, der Deutschen Rentenversicherung, der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung, der Bundesagentur für Arbeit und den berufsständischen Versorgungseinrichtungen. Alle gesetzlichen Meldeverfahren und Meldepflichten in der Sozialversicherung sind abgedeckt.
Online-Datenspeicher
Abgegebene und empfangene Daten können optional in einem zentralen, sicheren Online-Datenspeicher vorgehalten werden. Außerdem ist eine Historienführung für Beschäftigte möglich. Unter der Betriebsnummer werden die Basisdaten wie Name, Anschrift, Geburtsdatum und Versicherungsnummer erfasst. Die in Meldungen für die Beschäftigten erfassten Daten werden automatisch in die Stammdaten mit Bezug auf den Monat des Meldedatums übernommen. Damit ist es möglich, spätere Meldungen einzelnen Zeiträumen zuzuordnen. Die Daten werden verschlüsselt gespeichert. Sie stehen ausschließlich legitimierten Benutzern zur Verfügung. Der Online-Datenspeicher speichert die Firmendaten, Personaldaten sowie alle abgegebenen und empfangenen Meldungen für die Dauer von max. 5 Jahren, sodass sie für die Nachweisführung bei Betriebsprüfungen genutzt werden können. Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) wird vom SV-Meldeportal noch nicht unterstützt. Es können also keine Daten direkt aus dem Online-Datenspeicher über die euBP an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt werden.
Strukturierte Mandantenverwaltung
Arbeitgeber, die für mehr als eine Betriebsnummer Daten mit den Sozialversicherungsträgern austauschen oder Dienstleistungspartner, die für mehrere Arbeitgeber die Entgeltabrechnung und das Meldewesen übernehmen, können eine strukturierte Mandantenverwaltung nutzen. Der Arbeitgeber kann beispielsweise einer Steuerberatung für einen frei bestimmbaren Zeitraum ein Mandat übertragen oder in seinem Auftrag Meldungen mit Sozialversicherungsträgern auszutauschen. Am Ende dieser Zusammenarbeit verfügt der Arbeitgeber aber weiterhin über seine Daten im Online-Datenspeicher, da diese immer mit Bezug zu seiner Betriebsnummer erfasst und ausgetauscht werden.
3 Anwendungsfälle
In der Praxis gibt es verschiedene Anwendungsfälle, bei denen das SV-Meldeportal zur Erstellung und Entgegennahme von Meldungen genutzt werden kann.
Entgeltabrechnung ohne Meldemodul
Das SV-Meldeportal kann von Arbeitgebern genutzt werden, die ein Entgeltabrechnungsprogramm ohne Meldemodul einsetzen. Die Berechnungen zur Ermittlung der Arbeitsentgelte sowie der Sozialversicherungs- und Steueranteile werden durch das Entgeltabre...