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Die Einigung zwischen Unternehmer und Betriebsrat über den Interessenausgleich ist schriftlich festzuhalten und von beiden Seiten zu unterschreiben. Erforderlich ist die Einhaltung der gesetzlichen Schriftform nach § 126 BGB, also die eigenhändige Unterzeichnung des Interessenausgleichs durch den Betriebsratsvorsitzenden und den Unternehmer oder eine von diesem bevollmächtigte Person. Wird der Interessenausgleich in elektronischer Form geschlossen, haben Arbeitgeber und Betriebsrat abweichend von § 126a Abs. 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs dasselbe Dokument elektronisch zu signieren (§ 112, Abs. 1 S. 1, 2. Halbsatz).
Dabei ist zu beachten, dass der Betriebsratsvorsitzende nach § 26 Abs. 2 BetrVG den Betriebsrat nur im Rahmen der von diesem gefassten Beschlüsse vertritt. Das bedeutet, dass der Betriebsratsvorsitzende einen Interessenausgleich nur dann wirksam unterschreiben kann, wenn zuvor der Betriebsrat dem zugestimmt hat. Das ist insbesondere dann von Bedeutung, wenn der Interessenausgleich eine sogenannte "Namensliste" enthält, in der die zu kündigenden Arbeitnehmer namentlich benannt sind. Die damit verbundenen Erleichterungen im Kündigungsschutzprozess nach § 1 Abs. 5 KSchG für den Arbeitgeber entfallen, wenn der Betriebsrat nicht durch einen entsprechenden Beschluss beschlossen hat, diesem Interessenausgleich einschließlich der Namensliste zuzustimmen. Der Arbeitgeber sollte sich daher regelmäßig versichern, dass es einen entsprechenden Betriebsratsbeschluss gibt.
Eine gemeinsame schriftliche Anzeige von Arbeitgeber und Betriebsrat gemäß § 17 KSchG gegenüber der Agentur für Arbeit reicht für die Wahrung der Schriftform nicht aus (BAG, Urteil v. 17.9.1974, 1 AZR 16/74). Ein mündlich vereinbarter Interessenausgleich ist unwirksam. Weigert sich der Betriebsrat, einen vereinbarten Interessenausgleich schriftlich niederzulegen, so ist der Arbeitgeber wegen des sonst drohenden Nachteilsausgleichs gehalten, die Einigungsstelle anzurufen und dort den Interessenausgleich zu versuchen (BAG, Urteil v. 9.7.1985, 1 AZR 323/83). Das soll ausnahmsweise dann nicht erforderlich sein, wenn der Betriebsratsvorsitzende trotz eines ordnungsgemäßen Betriebsratsbeschlusses über die Zustimmung zur Betriebsänderung dem Verlangen des Arbeitgebers nach schriftlicher Niederlegung nicht nachkommt (BAG, Urteil v. 26.10.2004, 1 AZR 493/03).
Kommt ein Interessenausgleich erst in der Einigungsstelle zustande, so hat neben Arbeitgeber- und Betriebsratsvertreter auch der Einigungsstellenvorsitzende zu unterschreiben (§ 112 Abs. 3 Satz 3 BetrVG). Auch hier handelt es sich um eine Vereinbarung zwischen Unternehmer und Betriebsrat, für deren Wirksamkeit auf Seiten des Betriebsrates das Vorliegen eines entsprechenden Betriebsratsbeschlusses erforderlich ist. Im Falle einer elektronischen Signatur haben der Vorsitzende der Einigungsstelle, Arbeitgeber und Betriebsrat auch hier dasselbe Dokument elektronisch zu signieren; das ergibt sich aus der entsprechenden Anwendung des § 112 Abs. 1 Satz 1, 2. Halbsatz BetrVG.
Es ist zulässig, dass Interessenausgleich und Sozialplan in einer Urkunde niedergelegt und unterzeichnet werden.
Der Interessenausgleich kann auf Anlagen verweisen. Insbesondere für den Verweis auf eine Namensliste der zu kündigenden Mitarbeiter ist jedoch erforderlich, dass auch diese von der Schriftform umfasst wird. Das kann auf mehrfache Weise sichergestellt werden: Entweder wird die Anlage mit dem Interessenausgleich fest verbunden, z. B. durch Heftung (BAG, Urteil v. 6.7.2006, 2 AZR 520/05), oder eine durchgehende Paginierung lässt eindeutig erkennen, dass die Anlage Bestandteil des Interessenausgleichs ist. Darüber hinaus ist es möglich, dass sowohl Namensliste als auch Interessenausgleich jeweils unterschrieben sind und in beiden Urkunden auf die jeweils andere Urkunde wechselseitig verwiesen wird (BAG, Urteil v. 12.5.2010, 2 AZR 551/08). Die Schriftform soll nach Ansicht des BAG Zweifel über den Inhalt der vereinbarten Regelung ausschließen. Ihr ist daher auch genügt, wenn im Interessenausgleich auf genau bezeichnete andere schriftliche Regelungen verwiesen wird (BAG, Urteil v. 14.11.2006, 1 AZR 40/06). Die dortigen Bestimmungen müssen nicht etwa noch einmal in den zu fixierenden Interessenausgleich wörtlich oder inhaltlich übernommen werden. Das ist insbesondere bei einer namentlichen Benennung der zu kündigenden Arbeitnehmer durch eine sogenannte Namensliste von Bedeutung.
Für die Praxis ist zu empfehlen, auf die rechtssichere Gestaltung der Urkunde das notwendige Augenmerk zu wenden und ggf. nicht nur die Urkunde durch Heftung zu verbinden (die oft zwecks Fertigung von Kopien dann doch wieder gelöst wird), sondern auf durchgehende Paginierung zu achten und die Anlagen im Haupttext in Bezug zu nehmen und nochmals gesondert zu unterschreiben (und nicht nur zu paraphieren).