Trennungsprozesse von Mitarbeitern professionell gestalten / 3.2 Trennungsprozess bei Personalabbau

Projektmanagement verankern

Bei Trennungen von einer größeren Zahl von Mitarbeitern (Personalabbau) handelt es sich in der Regel um komplexe Vorhaben, bei denen verschiedene Akteure bzw. Funktionen im Unternehmen involviert sind. Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass rechtliche Vorgaben sowie die Interessen aller Beteiligten gegeneinander abgewogen und möglichst gewahrt werden. Daher sollte ein Trennungsprojektmanagement im Unternehmen projektiert werden. Die folgende Tabelle zeigt den idealtypischen Ablauf eines größeren Trennungsprojektes in sechs Phasen.

Ablauf eines Trennungsprojektes^[1]

Phasen	Beschreibung der Prozessschritte
Phase 1: Vision und Ziele definieren	Zunächst geht es um die schriftliche Ausarbeitung der Projektziele. Diese fließen später z. B. in die Trennungsbegründung gegenüber den Betroffenen und die Argumentation zur Neuausrichtung gegenüber den Verbleibenden ein. Es reicht nicht, als Ziel des Personalabbaus eine Kostenreduktion oder eine Verbesserung der Rentabilität anzugeben. Beispiele für Ziele sind: Sicherung des Standortes Behalten der Unabhängigkeit im Konzern Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit Überleben des Unternehmens höhere Flexibilität
Phase 2: Rahmen definieren	Jetzt werden die Eckdaten, auf die sich das Projekt bezieht, festgelegt. Dies können sein: Unternehmensbereich Abteilung Einsparpotenzial Anzahl der Personen zeitlicher Rahmen
Phase 3: Maßnahmen festlegen	Nun wird die Art und Weise, in der das Trennungsprojekt geplant und umgesetzt werden soll, festgelegt. Dazu sind jeder einzelne Schritt zu beschreiben und die Zuständigkeiten festzulegen.
Phase 4: Meilensteine bestimmen	In der vierten Phase werden die Knotenpunkte und gegenseitigen Abhängigkeiten transparent gemacht, Sitzungstermine festgelegt und Kontrolltermine definiert.
Phase 5: Finanziellen Rahmen aufzeigen	Jetzt werden die Kosten für die einzelnen Schritte und Maßnahmen realitätsnah ermittelt, Budgets definiert und genehmigt.
Phase 6: Projekt organisieren	Schließlich wird ein Trennungskomitee benannt. Dieses Komitee muss in die Architektur des Unternehmens passen und mit den entsprechenden Ressourcen und Kompetenzen ausgestattet werden.

Praxis-Tipp

Prozessbeschreibungen erstellen

Erstellen Sie für die Trennungsprozesse in Ihrem Unternehmen Prozessbeschreibungen. Mit deren Hilfe dokumentieren Sie, wie die einzelnen Schritte in den Trennungsprozess abzulaufen haben. Dabei empfiehlt es sich, die verbale Beschreibung durch ein Flussdiagramm zu ergänzen.

Vorbereitung und Umsetzung beim Personalabbau

Bei einem Personalabbau-Trennungsprozess sind bestimmte Schritte zu beachten. Abbildung 5 zeigt, in welchen Schritten ein Personalabbau vorbereitet wird.

Abb. 5: Schritte zur Vorbereitung eines Personalabbaus

Abbildung 6 zeigt, in welchen Schritten die Umsetzung und Nachbereitung beim Personalabbau erfolgt.

Abb. 6: Schritte zur Umsetzung und Nachbereitung eines Personalabbaus

Praxis-Tipp

Bezahlte Freistellung als Verhandlungsstrategie

Hilfreich ist es häufig, gekündigten Mitarbeitern nach der notwendigen Trennungsmitteilung bzw. der Kommunikation eine bezahlte Freistellung anzubieten. Nutzen Sie dieses "Entgegenkommen" als Verhandlungsstrategie beim Abwicklungsvertrag. Dies ist neben einer Abfindung eine der wenigen möglichen Stellschrauben. Dazu kommt, dass den betroffenen Mitarbeitern oftmals noch Resturlaubstage zustehen und sie ein Überstundenkonto aufweisen.

[1] Vgl. Andrzejewski, L./Refisch, H.: Trennungs-Kultur und Mitarbeiterbindung – Kündigungen, Aufhebungen, Versetzungen fair und effizient gestalten, 4., neu bearbeitete und erweiterte Auflage, Köln 2015, S. 169 f.