Trennungsprozesse von Mitarbeitern professionell gestalten / 5.2 Merkmale einer wertschätzenden Trennungskultur

In vielen Unternehmen ist zu beobachten, dass sie weder Trennungsprozesse noch eine Trennungskultur verankert bzw. verinnerlicht haben. Dabei gibt gerade eine wertschätzende Trennungskultur allen Beteiligten Orientierung, da sie die gelebten Werte, Normen und ethischen Standards im Hinblick auf den Umgang mit Trennungen widerspiegeln. Eine wertschätzende Trennungskultur wird bestimmt durch:

• persönliche Grundhaltungen und die Form des Umgangs miteinander bei Trennungen,
• das Verständnis über spezifische, organisationseigene Werte zu Trennungen,
• soziale Normen, die das Vorgehen bei Trennungen prägen,
• die Bedeutung, die bestimmten Verhaltensweisen, Aktionen und Reaktionen bei Trennungen beigemessen wird,
• Symbole, die in Trennungsphasen Anwendung finden und mit der gewünschten Trennungskultur korrespondieren,
• die Art und Weise, wie sich Führungskräfte als kulturprägende Vorbilder und damit als wesentliche Einflussgrößen beim Umgang mit Kündigungen und Trennungen verhalten.^[1]

Hinweis

Bedenken Sie, dass eine als wertschätzend empfundene Trennungskultur einen positiven Einfluss auf die Motivation und die Leistung der verbleibenden Mitarbeiter hat.

Mit den Betroffenen in Kontakt bleiben

Erfährt ein Mitarbeiter davon, dass sich sein Arbeitgeber von ihm trennen möchte, führt dies oftmals zu einem Schock. Daher ist es jetzt wichtig, bis zum Abgang des Mitarbeiters einen respektvollen Umgang und eine Vertrauen fördernde Kommunikation zu pflegen. Sie zeichnet sich insbesondere durch Offenheit und Glaubwürdigkeit aus. Wichtig ist, dass:

• die Information zeitnah und vollständig erfolgt, so dass kein länger anhaltendes Informationsvakuum entsteht, welches Raum für Gerüchte lässt,
• die Information durch den Vorgesetzten persönlich überbracht wird,
• die Information begründet wird und dass
• dem betroffenen Mitarbeiter eine Möglichkeit zur Aussprache gegeben und Unterstützung angeboten wird.^[2]

Exit Interviews führen

An den letzten Arbeitstagen des Mitarbeiters wird ein Exit Interview, das auch als Abschluss- oder Kündigungsgespräch bezeichnet wird, anberaumt. Es wird von einem HR-Mitarbeiter geführt und dient dazu, den Mitarbeiter gebührend und wertschätzend aus dem Unternehmen zu verabschieden. Ein Exit Interview ist darüber hinaus eine wichtige Informationsquelle, da Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, Probleme, z. B. mit der Führung, der Organisation oder der Unternehmenskultur in der Regel offen ansprechen, da sie keine Kritik von ihren Vorgesetzten mehr zu befürchten haben. Außerdem bietet sich hier die Chance, Fehler im Trennungsprozess zu erkennen und es bei der nächsten Trennung besser zu machen.

Umgang mit verbleibenden Mitarbeitern regeln

Die Trennung von einem oder mehreren Mitarbeitern hat nicht nur auf diesen Personenkreis selbst, sondern auch auf die im Unternehmen verbleibenden Kollegen Auswirkungen, vor allem dann, wenn es sich um einen Personalabbau handelt. Sie belastet das Betriebsklima bei den verbleibenden Mitarbeitern und schürt Ängste vor weiteren Entlassungen. Dies wiederum lässt die Motivation und das Engagement sinken, was sich nicht selten auch im Umgang mit Kunden negativ auswirkt. Trennt sich das Unternehmen von Mitarbeitern, die eine wichtige Rolle in einem Projektteam eingenommen haben, geht dies zulasten der gruppendynamischen Prozesse und schadet oftmals dem gesamten Team. Daher ist es unerlässlich, dass sich die Vorgesetzten intensiv diesem Personenkreis widmen. Geeignete Maßnahmen, mit denen die negativen Einflüsse gemindert werden können, sind regelmäßige Retentionsgespräche und ein Ernstnehmen der Widerstände der Verbleibenden.

Kommunikation mit anderen Abteilungen nicht vergessen

Die Trennung von Mitarbeitern, vor allem aber ein Personalabbau in größerem Umfang, kann Veränderungen in der Organisation des Unternehmens notwendig machen, z. B. bei einer Umstrukturierung. So sind z. B. Verantwortlichkeiten neu festzulegen, Stellen umzubesetzen oder Prozesse zu ändern. Daher sollte bei jeder Trennungsmaßnahme die folgenden Fragen beantwortet werden:

• Welche Abteilungen sind zu informieren?
• Worüber sind sie zu informieren?
• Wie, also über welche Kommunikationskanäle, sind sie zu informieren?
• Wann sind sie zu informieren?

Zur Bearbeitung dieser Fragen empfiehlt es sich, einen Kommunikationsfahrplan, wie in der folgenden Tabelle dargestellt, zu erstellen.

Kommunikationsfahrplan

Abteilung/Person	Worüber informieren?	Wie informieren?	Wann informieren?

Praxis-Tipp

Keine "Salami-Taktik" anwenden

Bei betriebsbedingten Trennungen werden leicht Vermutungen laut, dass dies erst der Anfang der Geschehnisse ist und noch andere betroffen sein werden. Gerade bei einem Personalabbau liegt dies nahe. Hier empfiehlt es sich, keine "Salami-Taktik" anzuwenden, sondern die verbleibenden Mitarbeiter vollumfänglich über weitere mögliche Trennungsmaßnahmen aufzuklären.

Wichtig

Positive Wirkungen auf Employer Branding

Bedenken Sie, dass eine wertschätzende Trennungskultur sich au...