1 Steuerfreie Arbeitgebererstattung
Umzugskosten kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer steuerfrei ersetzen, wenn der Umzug beruflich veranlasst ist und die durch den Umzug tatsächlich entstandenen Aufwendungen nicht überschritten werden. Die steuerfrei erstattungsfähigen Aufwendungen sind auf den Betrag begrenzt, den ein Bundesbeamter nach dem Bundesumzugskostengesetz als höchstmögliche Umzugskostenvergütung erhalten könnte.
Leistet der Arbeitgeber keinen steuerfreien Ersatz, kann der Arbeitnehmer seine Aufwendungen als Werbungskosten geltend machen.
2 Berufliche Veranlassung
Ein beruflicher Anlass für den Umzug liegt vor, wenn er bedingt ist durch
- eine Versetzung,
- einen Arbeitsplatz-/Stellenwechsel,
- einen Wohnungswechsel aufgrund der erstmaligen Aufnahme einer beruflichen Tätigkeit oder
- zur Begründung oder Beendigung einer doppelten Haushaltsführung des Arbeitnehmers.
Weiterhin gilt der Umzug als beruflich veranlasst, wenn er im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers durchgeführt oder von ihm gefordert wird. Hierzu rechnen das Beziehen oder die Aufgabe einer Dienstwohnung, die aus betrieblichen Gründen bestimmten Arbeitnehmern vorbehalten ist (z. B. Hausmeisterwohnung).
Vergeblicher Umzugsaufwand ebenfalls steuerfrei
Wird vom Arbeitgeber eine vorgesehene Versetzung rückgängig gemacht, sind die dem Arbeitnehmer durch die Aufgabe seiner Umzugsabsicht entstandenen vergeblichen Aufwendungen steuerfrei erstattungsfähig oder als Werbungskosten abziehbar.
Erhebliche Fahrzeitverkürzung
Ist der Umzug nicht mit einem Wechsel des Wohnorts oder des Arbeitsplatzes verbunden, wird ein beruflicher Anlass anerkannt, wenn eine näher am Arbeitsplatz gelegene Wohnung bezogen wird, um die Entfernung zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte erheblich zu verkürzen. Hiervon ist auszugehen, wenn sich dadurch die Zeitspanne für die Fahrten zur Tätigkeitsstätte um mindestens eine Stunde täglich vermindert. Hieran hält der BFH fest. Die Fahrzeitverkürzung ist bei der Abwägung der beruflichen und privaten Gründe für den Umzug jedoch nicht allein ausschlaggebend. Sucht ein Arbeitnehmer seinen Arbeitsplatz vergleichsweise selten von einer Wohnung aus auf, die er aus überwiegend privaten Gründen innehat, z. B. aufgrund ihres Erwerbs im Rahmen der vorweggenommenen Erbfolge, spricht diese private Motivation dagegen, dass die durch den Umzug entstandene Zeitersparnis den maßgeblichen Gesichtspunkt für die Wahl des Wohnorts darstellte. In einem solchen Fall liegt kein beruflich veranlasster Umzug vor. Eine arbeitstägliche Fahrtzeitverkürzung um 20 Minuten ist selbst dann nicht ausreichend, wenn die neue Wohnung die Einrichtung eines häuslichen Arbeitszimmers ermöglicht.
Keine Saldierung bei Ehegatten
Sind von einem Umzug beiderseits berufstätige Ehe-/Lebenspartner betroffen, ist zu beachten, dass deren Fahrzeitersparnisse weder zusammenzurechnen noch zu saldieren sind.
Private Motive schließen berufliche Veranlassung nicht aus
Steht bei einem Umzug eine arbeitstägliche Fahrzeitersparnis von mindestens einer Stunde fest, sind private Gründe für den Umzug grundsätzlich ohne Bedeutung. Dies gilt dann, wenn als private Motive eine Eheschließung oder erhöhter Wohnbedarf (z. B. wegen Geburt eines Kindes) eine Rolle gespielt haben.
3 Umfang der steuerfreien Vergütung
3.1 Steuerfreier Höchstbetrag für beruflich veranlassten Umzug
Ist der Umzug des Arbeitnehmers beruflich veranlasst, kann der Arbeitgeber beruflich veranlasste Umzugskosten grundsätzlich bis zu den Höchstbeträgen steuerfrei ersetzen, die ein vergleichbarer Bundesbeamter als Umzugskostenvergütung erhalten würde. Werden umzugsrechtliche Pauschbeträge angesetzt, ist ein Nachweis der Aufwendungen nicht erforderlich.
3.2 Erstattungsfähige Umzugskosten
Als Umzugskosten anzusetzen und steuerfrei erstattungsfähig sind insbesondere:
- Beförderungsauslagen: tatsächliche Auslagen für die Beförderung des Umzugsguts von der bisherigen zur neuen Wohnung (einschließlich Autobahnmaut und Transportversicherung).
- Reisekosten des Arbeitnehmers und der zu seiner häuslichen Gemeinschaft gehörenden Personen (z. B. Kinder) zum neuen Wohnort – jedoch höchstens mit einer Begleitperson – sowie zur Suche und Besichtigung der neuen Wohnung, nicht jedoch für Informationsreisen zum neuen Wohnort.
- Mietentschädigung bei 2 Mietverhältnissen für längstens 6 Monate, wenn die Miete für die alte Wohnung wegen bestehender Kündigungsfristen neben der Miete für die neue Wohnung weitergezahlt werden muss.
- Mietentschädigung für die neue Wohnung längstens für 3 Monate, wenn die neue Wohnung noch nicht genutzt werden kann.
- Wohnungsvermittlungsgebühren: ortsübliche Maklergebühre...