Umzugskostenvergütungen in der Entgeltabrechnung / Lohnsteuer

1 Steuerfreie Erstattung von Umzugskosten

Umzugskostenvergütungen, die aus einer öffentlichen Kasse nach Maßgabe der umzugskostenrechtlichen Vorschriften des Bundes und der Länder oder entsprechenden Regelungen gezahlt werden, sind – vergleichbar den Reisekostenerstattungen – für den öffentlichen Dienst steuerfrei gestellt.^[1]

Private Arbeitgeber können die tatsächlichen Umzugskosten an die außerhalb des öffentlichen Dienstes beschäftigten Arbeitnehmer anlässlich eines beruflich veranlassten Wohnungswechsels grundsätzlich bis zur Höhe der Beträge steuerfrei erstatten, wie sie nach dem Bundesumzugskostengesetz (BUKG) und der Auslandsumzugskostenverordnung (AUV) als Umzugskostenvergütung höchstens gezahlt werden könnten.^[2]

In diesem Zusammenhang sind gesetzliche Einschränkungen zu beachten, z. B. für die Steuerfreiheit von Verpflegungsmehraufwendungen.

[1] § 3 Nr. 13 EStG.

[2] § 3 Nr. 16 EStG.

2 Beruflich veranlasster Wohnungswechsel

Der Arbeitgeber muss prüfen, ob der Wohnungswechsel beruflich veranlasst ist. Hiervon ist regelmäßig auszugehen, wenn er aus Anlass

• der erstmaligen Aufnahme einer beruflichen Tätigkeit beim Arbeitgeber,
• des Arbeitgeberwechsels oder
• im Zusammenhang mit einer Versetzung durchgeführt wird.

Eine berufliche Veranlassung liegt ebenfalls vor, wenn der Umzug im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers durchgeführt wird. Insbesondere bei Bezug oder Aufgabe einer Dienstwohnung, die aus betrieblichen Gründen nur bestimmten Arbeitnehmern vorbehalten ist, z. B. um deren jederzeitige Einsatzmöglichkeit zu gewährleisten.^[1]

Weiterhin ist ein Wohnungswechsel beruflich veranlasst, wenn

• der Arbeitnehmer den eigenen Hausstand zur Beendigung einer doppelten Haushaltsführung an den Beschäftigungsort verlegt^[2],

• hierdurch für jeden Ehegatten in der neuen Wohnung ein Arbeitszimmer eingerichtet werden kann, damit diese im Homeoffice wieder ungestört ihrer jeweiligen Tätigkeit nachgehen können^[3]

  oder

• hierdurch eine erhebliche Fahrzeitverkürzung zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte eintritt und die nach dem Umzug verbleibende Wegezeit im Berufsverkehr als normal angesehen werden kann.^[4]

Wichtig

Umzug innerhalb einer politischen Gemeinde begünstigt

Es ist nicht erforderlich, dass der Wohnungswechsel mit einem Wohnortwechsel oder mit einem Arbeitsplatzwechsel verbunden ist.^[5]

Zwischenlagerung von Möbeln

Die berufliche Veranlassung eines Umzugs endet regelmäßig mit dem Einzug in die zuerst am neuen Arbeitsort bezogene Wohnung. Aufwendungen für die Einlagerung von Möbeln für die Zeit vom Bezug der ersten am Beschäftigungsort bezogenen Wohnung bis zur Fertigstellung eines Wohnhauses am oder in der Nähe des neuen Arbeitsorts sind nicht steuerfrei erstattungsfähig.^[6]

[1] BFH, Urteil v. 28.4.1988, IV R 42/86, BStBl 1988 II S. 777.

[2] BFH, Urteil v. 21.7.1989, VI R 129/86, BStBl 1989 II S. 917.

[3] FG Hamburg, Urteil v. 23.2.2023, 5 K 190/22, Rev. beim BFH unter VI R 3/23.

[4] BFH, Urteil v. 6.11.1986, VI R 106/85, BStBl 1987 II S. 81,

s. Umzugskosten.

[5] BFH, Urteil v. 22.11.1991, VI R 77/89, BStBl 1992 II S. 494.

[6] BFH, Urteil v. 21.9.2000, IV R 78/99, BStBl 2001 II S. 70.

3 Überblick zur lohnsteuerlichen Behandlung der Umzugskosten

Bei Vorliegen der vorgenannten Voraussetzungen kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die durch den beruflich veranlassten Umzug entstandenen Kosten steuerfrei ersetzen. Der Umfang der erstattungsfähigen Kosten ist bei Inlandsumzügen an die diesbezüglichen Regelungen des Bundesumzugskostengesetzes (BUKG) geknüpft. Danach kommt Steuerfreiheit insbesondere für folgende Umzugskostenvergütungen in Betracht:

• Beförderungsauslagen,
• Reisekosten,
• Mietentschädigung,
• andere anfallende Auslagen (z. B. Nachhilfeunterricht für Kinder),
• Pauschvergütung für sonstige Umzugsauslagen sowie
• doppelter Mietaufwand.

Nachweis höherer Umzugskosten

Weist der Arbeitnehmer höhere Umzugskosten nach, als sie nach dem BUKG und der AUV als Umzugskostenvergütung höchstens gezahlt werden können, so ist insgesamt zu prüfen, ob und inwieweit die Aufwendungen erstattungsfähig sind.

Werbungskostenabzug für Umzugskosten

Erstattet der Arbeitgeber die Umzugskosten steuerfrei, entfällt für den Arbeitnehmer der Werbungskostenabzug.^[1] Liegt die Erstattung des Arbeitgebers unter den Aufwendungen, ist der Differenzbetrag als Werbungskosten abzugsfähig.

Private Umzugskosten nicht steuerfrei erstattungsfähig

Die maximale Umzugskostenvergütung übersteigende nicht abziehbare Kosten zählen zu den Aufwendungen der privaten Lebensführung. Oder aber: Werden höhere Beträge als die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge erstattet, handelt es sich hinsichtlich der übersteigenden Beträge um steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn. Hierzu zählen z. B. Aufwendungen für die Neuanschaffung von Einrichtungsgegenständen.

Ebenfalls nicht abzugsfähig/nicht erstattungsfähig bei einem beruflich veranlassten Umzug ist der Renovierungsaufwand für die privat genutzten Räume in der neuen Wohnung.^[2]

Ausstattungskosten keine abziehbaren Umzugskosten

Insoweit ist zu beachten, dass auch bei einem beruflich veranlassten Umzug Aufwendungen für die Ausstattung der neuen Wohnung weder als Werbungsk...