Kurzbeschreibung
Ein Urlaubsplaner mit automatischer Berechnung der Resturlaubstage und weiterer Abwesenheitszeiten wie Krankheitstage oder Weiterbildung. Sie können mit dem Tool bis zu 100 Mitarbeiter verwalten.
Schnelleinstieg
Wann benötige ich diesen Rechner?
Immer dann, wenn Sie Personal haben und einen Überblick benötigen, wann wer da ist.
Ein Beispiel: In einem Reisebüro ist es wichtig, dass immer genügend Personal zur Verfügung steht, denn das schlimmste für den Umsatz ist, wenn Kunden den Laden verlassen, weil sie zu lange warten müssen. Andererseits sollen die Mitarbeiter nicht nur mit ihrem Urlaub zufrieden sein, sondern auch regelmäßig an Weiterbildungsmaßnahmen teilnehmen. Damit der Geschäftsführer den Überblick behält, verwaltet er alle Abwesenheitstage mit diesem Tool.
Was leistet der Urlaubsplaner?
Mit dem Excel-Tool Urlaubsplaner können Sie für Jahre nicht nur Urlaubstage, sondern auch Abwesenheiten wie Seminare, Gleittage, krankheitsbedingte Ausfälle sowie weitere Abwesenheitsgründe Ihrer Mitarbeiter planen und dokumentieren. Das Tool errechnet automatisch den verbleibenden Resturlaub. Dabei haben Sie die Möglichkeit, ganze und halbe Fehltage zu erfassen. Der Urlaubsplaner löst diese Aufgaben mit Hilfe von Funktionen, Filtern und Diagrammen. Sehr komfortabel: Die Tabellen sind für den Ausdruck auf DIN-A4-Papier optimiert.
Die Voreinstellungen des Urlaubsplaners
Der Urlaubsplaner ist aktuell auf das Kalenderjahr 2025 voreingestellt. Es ist aber per Dialogfunktion möglich, den Planer auf vergangene Jahre oder zukünftige Kalenderjahre anzupassen. Wenn Sie also ggfs. ein neues Jahr einstellen, müssen Sie zudem über ein Dialogfenster die Kennzeichnungen des Planers neu vornehmen. Näheres hierzu erfahren Sie im Abschnitt Umstellung des Kalenderjahres.
Dieses Exceltool setzt mindestens Excel 2000 voraus und enthält Makros.
Bitte speichern Sie die Datei in einem separaten Verzeichnis lokal auf Ihrem Rechner, damit Ihre individuellen Eingaben erhalten bleiben. Durch die neue Sicherheitsvorkehrung von Microsoft sind die Makros deaktiviert. Um diese im vollen Umfang nutzen zu können, gehen Sie vor dem ersten Öffnen folgenden Weg: Speichern Sie die Datei lokal ab, gehen Sie über Rechtsklick auf der Datei in die Eigenschaften, setzen Sie bei "Zulassen" einen Haken und klicken anschließend "speichern".
So funktioniert der Urlaubsplaner
In der Planungstabelle erfassen Sie in den Spalten A bis D die Mitarbeiterdaten und geben in Spalte E den Urlaubsanspruch des Vorjahres (Resturlaubstage) und in Spalte F den Urlaubsanspruch für das aktuelle Jahr jedes Mitarbeiters ein. In den Spalten G und H werden die bereits in Anspruch genommenen und die noch verbleibenden Urlaubstage angezeigt (s. Abb. 1).
Abb. 1: In diesem Bereich tragen Sie die Mitarbeiterdaten und die Urlaubsansprüche ein.
Die Jahresübersicht, in die Sie die Urlaubs- und Abwesenheitstermine der Mitarbeiter eintragen, beginnt ab Spalte I. Sie können den Planungszeitraum Ihrem Bedarf entsprechend verschieben. Angezeigt wird ein ganzes Jahr in Tages- und Monatsabschnitten. Sie erfassen die Urlaubs- und Abwesenheitstermine mit einem Buchstaben pro Tag, wobei ein Großbuchstabe für einen ganzen und ein Kleinbuchstabe für einen halben Tag steht (s. Abb. 2). Es sind folgende Kürzel festgelegt:
Abb. 2: Urlaubs-und Abwesenheitstage werden mit Buchstaben in die Jahresübersicht eingetragen.
In der Tabelle Einstellungen können Sie die Farbeinstellungen für die Markierungen der Urlaubs- und Abwesenheitstermine ändern. Dabei müssen Sie daran denken, die Farbe für den Groß- und für den Kleinbuchstaben zu ändern. Die Farbänderungen gelten dann nicht rückwirkend, sondern nur alle zukünftigen Einträge.
Urlaubssperren festlegen
Es besteht die Möglichkeit, bestimmte Zeiträume mit Urlaubssperren zu belegen. Sie nehmen diese Eingaben auf dem Tabellenblatt Einstellungen vor. Im definierten Zeitraum kann dann kein Urlaub- oder Gleitzeittag genommen werden. Es erscheint eine Hinweismeldung.
Abb. 3: Im Tabellenblatt "Einstellungen" können Sie ggfs. Urlaubssperren hinterlegen.
Im Tabellenblatt Feiertage stellen Sie das Jahr ein, für das der Urlaubsplaner verwendet werden soll. Zudem wählen Sie das Bundesland aus - die Feiertage werden berechnet und aufgelistet. Über das Dialogfenster des Urlaubsplaners (Aufruf im Tabellenblatt Planer) führen Sie mit den Befehlen Formate & Kürzel zurücksetzen, Wochenenden kennzeichnen und Feiertage kennzeichnen die Anpassung und Kennzeichnung im Jahreskalender durch.
Abb. 4: In der Tabelle "Feiertage" wählen Sie das Bundesland und stellen das gewünschte Jahr ein.
Monats-Ausdruck starten
Der Urlaubsplaner enthält eine eigene Druckfunktion, mit deren Hilfe Sie den Kalender monatsweise in DIN-A4-Querformat ausdrucken können. Sie starte...