Wissensmanagement: Erfolgreiche Nutzung aller personelle ... / 2.4 Umsetzung als Projekt

In der Praxis hat sich eine Einführung von Wissensmanagement in mehreren Schritten bewährt, ähnlich der Vorgehensweise, wie man sie auch bei anderen komplexen Projekten findet, etwa der Aufbau neuer Standorte oder der Entwicklung neuer Produkte. Unternehmen, die Wissensmanagement stärker und systematisch nutzen möchten, müssen berücksichtigen, dass sich Einzelprojekte zwar oft innerhalb weniger Wochen umsetzen lassen; soll Wissensmanagement aber im Gesamtbetrieb genutzt werden, sollte man für die vollständige Umsetzung durchaus 1-2 Jahre und mehr einplanen. Ausgangspunkt für die Umsetzung ist immer die Wertschöpfungskette (z. B. von der Entwicklung über den Einkauf, die Produktion und den Verkauf mit Service). Entlang dieser Kette gilt es, entsprechende Verfahren und Methoden zu installieren, um Wissen so nutzen zu können, dass Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen profitieren.

Im Folgenden wird ein Weg in grundlegenden Punkten skizziert, mit dem Wissensmanagement eingeführt werden kann. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Beschreibung kein "Rezept" sein kann, das in allen Betrieben gleichermaßen auf genau diese Weise funktioniert.^[1] Vielmehr müssen stets auch die individuellen Wünsche und Voraussetzungen berücksichtigt werden.

[1] Die Beschreibungen orientieren sich u. a. an der Vorgehensweise der Initiative "Fit für den Wissenswettbewerb", des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie, die es sich zum Ziel gesetzt hat, vor allem kleine Unternehmen bei der Einführung von Wissensmanagement zu unterstützen.

2.4.1 Schritt 1: Rahmenbedingungen und Ziele klären

Im ersten Schritt geht es darum, zu klären, was mit der Einführung oder zumindest intensiveren Nutzung von Wissensmanagement erreicht werden soll. Im Unternehmen sollte man dazu u. a. folgende Fragen beantworten:

• Was soll überhaupt unter Wissensmanagement verstanden werden?
• Wie soll Wissen im Betrieb definiert werden?
• Warum ist das Thema für die Organisation von Bedeutung?
• Welche Vorteile können durch Wissensmanagement erreicht werden (kurz- und langfristig), z. B. verbesserte Abläufe und Kommunikation, leichtere Kundenakquise, schnellere Produktentwicklung, Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit?

• Welche Probleme gibt es aktuell oder hat es in der Vergangenheit gegeben, die mithilfe von Wissensmanagement gelöst werden können?

  • Fehlt z. B. der Überblick darüber, welches Wissen überhaupt im Unternehmen vorhanden ist und wer über welches Wissen verfügt?
  • Ist schon einmal der Fall aufgetreten, dass Wissen verloren gegangen ist, z. B. bei einem Wechsel von Beschäftigten zu einem anderen Unternehmen?
  • Hat es schon einmal Schwierigkeiten gegeben, die vor allem auf fehlendes oder unzureichendes Wissen zurückzuführen waren bzw. war nicht bekannt, wer im Betrieb zur Problemlösung beitragen konnte, z. B. bei der Beantwortung von Kundenfragen oder der Produktentwicklung?
• Wie soll sichergestellt werden, dass Erfahrungen ausgewertet und weitergegeben und mögliches Einzelwissen vernetzt werden kann (Wie lässt sich Wissen z. B. Abteilungs- oder Standort übergreifend sichern, kann ggf. in der Planungsphase gelöst werden)?
• Gibt es ein Thema oder einen Bereich, der sich als Pilot besonders eignet, etwa, eine Abteilung, in der es häufiger zu Problemen kommt oder einen Bereich, der für den Unternehmenserfolg besonders wichtig ist (z. B. Vertrieb, Service, Entwicklung)?
• Welcher Zeitrahmen ist für das Projekt vorgesehen (insgesamt und für mögliche Teilprojekte, ggf. bei Schritt 2 klären, wenn aktuell keine Antwort möglich)?
• Wie lassen sich die Wissensmanagement-Ziele am besten in die bestehende Zielelandschaft einbinden (ggf. bei Schritt 2 klären, wenn aktuell keine Antwort möglich)?
• Welche Methoden und Verfahren gibt es bereits, die auch für das Wissensmanagement genutzt werden können (ggf. bei Schritt 2 klären, wenn aktuell keine Antwort möglich)?
• Welche Ressourcen sind zusätzlich notwendig, um das Projekt umzusetzen (Personal und Finanzen, ggf. bei Schritt 2 oder 3 klären, wenn aktuell keine Antwort möglich)?

2.4.2 Schritt 2: IST-Zustand analysieren

Auch wenn es vielen Entscheidungsträgern im Unternehmen oft nicht bewusst ist, gibt es in jedem Unternehmen Verfahren und Methoden mit denen Wissensmanagement bereits praktiziert wird. Nur werden u. U. andere Begriffe verwendet oder es wird zunächst schlicht kein Zusammenhang mit dem Wissensmanagement hergestellt. Beispielsweise können schon vorhandene Kennzahlen oder Kennzahlensysteme mit Bezug zum Wissensmanagement genutzt werden, z. B. Kundenkennzahlen, Kennzahlen zur Produktentwicklung oder Kennzahlen zur Mitarbeiterqualifikation. Oder es gibt Anweisungen, wie und mit welchen EDV-Systemen Informationen und Daten verarbeitet werden sollen, etwa Dokumentenmanagement-,Cloud- oder Workflow-Systeme. Oder es wird bereits in einigen Bereichen mit Formatvorlagen und Vordrucken gearbeitet, damit sichergestellt wird, dass z. B. Bestellungen oder Produktionsaufträge richtig bearbeitet und systematich und leicht nachvollziehbar gespeichert werden.

Einstieg mit strukturiertem Test

Die Ist-Analyse kann z. B. mithilfe von struk...