Zeit- und Zielmanagement / 3 Was das Zeitmanagement aus dem Takt bringt

3.1 Viel zu oft sagt man "Ja", ...

• um Konflikte und Konfrontationen zu vermeiden.
• weil man es als Perfektionist nicht ertragen kann, wenn Dinge unerledigt bleiben.
• weil man sich die eigenen Schwächen und Grenzen ungern eingesteht.
• weil man Angst hat, etwas zu verpassen oder
• weil man Prioritäten falsch einschätzt.

Wer seine tägliche Arbeit und die eigene Zeitknappheit kennt, kann zusätzlichen Aufgaben mit gutem Gewissen eine Absage erteilen. Ein "Nein" zu den Wünschen der Kollegen ist gleichzeitig ein "Ja" zu sich selbst. Eine ehrliche Antwort muss nicht beleidigend sein, sondern zeigt die eigenen Grenzen auf. Allerdings sollte man nicht kategorisch "Nein" sagen, sondern offen und konstruktiv bleiben. Vielleicht helfen neue Ideen und Strategien, das (Zeit-)Problem zu lösen.

Hinweis

Nein sagen kann man lernen

Wer nicht "Nein" sagen kann, gefährdet seinen eigenen Zeitplan. Die Fähigkeit "Nein" zu sagen, wenn es notwendig ist, schützt vor Überlastung und ist eine wichtige Fähigkeit zur Stabilisierung der eigenen Resilienz (Widerstandsfähigkeit). "Nein" sagen kann man lernen.

3.2 Störfaktor Mensch

Wer nach Zeitplan arbeitet, weiß, dass die beste Planung nichts nutzt, wenn Störungen auftreten. Oft sind es andere Menschen, nennen wir sie mal "Zeitdiebe", die einen stören:

• der Chef
• die Kollegen, Mitarbeitende, aber auch die Kundschaft oder
• Familienangehörige.

Nimmt man Personen regelmäßig als Störfaktor wahr, kann das an einer mangelhaften Zeitplanung liegen. Der Fehler kann aber auch in der Arbeitsorganisation stecken.

Praxis-Tipp

Jourfix vereinbaren

Hier kann es hilfreich sein, feste Termine mit den einzelnen Personen zu vereinbaren und Zeiten festzulegen, in denen man nicht gestört werden darf.

3.3 Aufschieberitis und Ablenkungen

Verspricht eine Aufgabe wenig Spaß, tappt man gerne in die "Aufschieberitis"-Zeitfalle. Ablenkungen, die vordergründig nach Arbeit aussehen, gibt es genug. Ob am PC, Tablet oder Smartphone: Bei der Recherche im Internet z. B. vergeht meist viel mehr Zeit als erwartet. Zudem ist jede weitere Ablenkung in Form eines Links nur einen Mausklick entfernt. Eingehende Nachrichten unterbrechen zudem die Arbeit. Nur mal eben die privaten E-Mails lesen und eine Nachricht beantworten und plötzlich ist eine halbe Stunde verflogen.

3.3.1 Push-Benachrichtigungen

Hier kann es helfen, die Benachrichtigungen auszuschalten. Denn Push-Nachrichten verleiten dazu, das Smartphone ständig in die Hand zu nehmen und eingehende E-Mails sofort zu lesen und zu beantworten. Dadurch wird man aber aus der eigentlichen Tätigkeit herausgerissen und muss sich später wieder neu "eindenken". Das kostet viel Zeit (und oft auch Überwindung). Darum arbeitet es sich ungestörter, wenn man die Push-Benachrichtigungen ausstellt und Mails 2-3 mal am Tag zu festen Zeiten sichtet und beantwortet.

3.3.2 Telefonklingeln

Wer in einer wichtigen Arbeit steckt, braucht die volle Konzentration. Sich jetzt vom Telefonklingeln rausreißen zu lassen bedeutet, sich später wieder zeitraubend in die ursprüngliche Aufgabe einzudenken. Es ist nicht nötig, stets jeden Anruf sofort persönlich entgegen zu nehmen. Jedes Telefon hat eine Voicemail-Funktion oder Mailbox, damit die Anrufer Nachrichten hinterlassen können. So verschafft man sich Luft und Zeit für wichtige Tätigkeiten ohne zeitraubende Unterbrechungen. Und die Telefonate führt man dann am besten gebündelt, also gleich zwei oder drei Telefonate hintereinander. Das braucht weniger Zeit.

3.4 Endlose Meetings

Meetings, die viel länger dauern als geplant, weil die Kollegen unpünktlich sind oder nicht zum Punkt kommen, können viel Zeit in Anspruch nehmen. Dagegen hilft es, im Vorfeld eine Agenda zu verschicken. Wer sich an einer schriftlichen Tagesordnung festhalten kann, neigt weniger dazu sich zu verzetteln oder ein Thema zu zerreden. Wenn ein Meeting doch mehr Zeit benötigt als geplant, ist es am besten, die offenen Punkte auf einen späteren Zeitpunkt zu vertagen, damit die aktuellen Zeitpläne der Beteiligten nicht gestört werden.

3.5 Multitasking

Multitasking ist der Erzfeind der Effektivität und nie eine gute Lösung. Unterschiedliche Aufgaben parallel zu erledigen, funktioniert nicht, auch wenn man noch so sehr daran glauben will. Jedes Mal, wenn man eine Aufgabe unterbricht, muss man wieder bei null anfangen, um zurück ins Thema zu finden. So gehen wertvolle Ideen und Zeit verloren. Besser ist es, Aufgaben nach Priorität nacheinander zu bearbeiten.

Praxis-Tipp

So gelingt termingerechtes und effizientes Arbeiten

• Vereinbaren Sie Termine mit sich selbst.
• Teilen Sie größere Aufgaben in mehrere Schritte ein.
• Setzen Sie Prioritäten.
• Erledigen Sie Schwerpunktaufgaben früh am Tag.
• Berücksichtigen Sie Ihre Leistungshochs und -tiefs gemäß Ihres Chronotypen.
• Erledigen Sie schwierige Aufgaben in Ihrem persönlichen Leistungshoch.
• Setzen Sie für Besprechungen und Termine feste Anfangs- und Endzeiten fest.
• Tun Sie möglichst nur das Wesentliche.
• Geben Sie Arbeit ab, delegieren Sie u. a. auch an externe Dienstleister.
• Nutzen Sie Tools, die Sie bei der Planung unterstützen und Ihnen Kontrolle ermöglichen.
• Analysieren Sie Störungen und finden Sie Lösungen zum Umgang damit.
• Schirmen Sie sich immer wieder ...