Formvorschriften im Arbeitsrecht

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Kurzbeschreibung

Willenserklärungen im Rechtsverkehr müssen bestimmten Formvorschriften entsprechen, um rechtswirksam zu sein und als Beweis dienen zu können. Das Formvorschriften-Tool Arbeitsrecht bietet einen Überblick über die einzuhaltenden Formvorschriften und Nachweispflichten, sowie über die Verwendung der elektronischen Form.

Wichtige Hinweise

Damit Willenserklärungen rechtswirksam sind, müssen sie einer bestimmten Form entsprechen. Auch arbeitsrechtliche Erklärungen müssen, damit sie zu Beweiszwecken verwendet werden können, in entsprechender Form formuliert, signiert und gespeichert werden. In der zunehmend digitalisierten Arbeitswelt steigt die Nachfrage nach dem Verfassen, Unterzeichen und Ablegen von Dokumenten in digitaler Form. Welche Formvorschriften und welche Nachweispflichten für welche Erklärungen einzuhalten sind und bei welchen Dokumenten die elektronische Form verwendet werden kann, können Sie diesem Tool entnehmen. Dabei werden die gesetzlichen Formvorschriften und praxisorientierte Handlungsempfehlungen anschaulich dargestellt.

1. Formfreiheit

Es gibt Erklärungen, die formfrei wirksam sind und auch mündlich abgegeben werden können.

2. Textform

Für viele Erklärungen schreibt das Gesetz die Textform vor.^[1] Für die Praxis bedeutet dies, dass Erklärungen in einer lesbaren Form, die auf einem dauerhaften Datenträger abgespeichert ist, erfolgen können. Beispiele für die Textform sind E-Mails, Telefaxe oder andere elektronische Dokumente, die dauerhaft gespeichert werden.

Für die Unterzeichnung genügt die elektronische Signatur, dabei kann entweder die einfache elektronische Signatur verwendet werden oder die fortgeschrittene elektronische Signatur. Bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur wird neben der elektronischen Unterschrift ein Zertifikat erstellt, das Zeit und Ort der Signatur nachweist. Auf diese Weise kommt der so signierten Erklärung ein höherer Beweiswert zu.

Erklärungen, die in der Textform abgegeben und unterzeichnet wurden, können in der Regel elektronisch abgespeichert und in der digitalen Personalakte hinterlegt werden.

3. Schriftform

Die Schriftform^[2] stellt die Verbindlichkeit von Rechtsgeschäften sicher, so auch im Arbeitsrecht. Ist für die Wirksamkeit einer Erklärung die Schriftform vorausgesetzt, muss diese Erklärung dauerhaft mit einem Datenträger verbunden sein. Dies kann zunächst elektronisch erfolgen und anschließend als ausgedrucktes Dokument vorgelegt werden.

Die so abgegebene Erklärung kann handschriftlich oder mittels der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) formwirksam unterzeichnet werden. Bei der QES wird die Unterschrift durch ein besonderes Identifikationsverfahren dem Unterzeichnenden zugeordnet.

Achtung

Von Gesetzes wegen ist die QES in bestimmten Fällen ausgeschlossen, z.B. bei Kündigungen..^[3]

Diese Dokumente können ebenfalls in eine digitale Personalakte eingescannt werden, das Original sollte aber aufbewahrt werden.

4. Nachweisgesetz

Nach dem Nachweisgesetz müssen die wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform niedergelegt werden. Erklärungen, die nachweispflichtig nach dem Nachweisgesetz sind, müssen in Textform, also mit der elektronischen Signatur unterzeichnet werden.

[1] § 126b BGB.

[2] § 126 BGB.

[3] § 623,

BGB.