[Einführung]
Die Deutsche Rentenversicherung Bund bestimmt in den nachfolgenden Grundsätzen den Aufbau der Datensätze und der Datenbausteine sowie die Übermittlung der Arbeitgeberdaten zum Zweck der Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV an die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) im Rahmen des Verfahrens elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP).
Diese Grundsätze gelten für
- den Aufbau und die Übermittlung der maschinell generierten Daten aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen (§ 28p Abs. 6a SGB IV)
- den Aufbau und die Übermittlung der Daten aus Systemen der betrieblichen Finanzbuchhaltung (§ 28p Abs. 6a SGB IV),
- den Aufbau und die Bereitstellung von Grunddaten für Meldekorrekturen,
- die Bereitstellung von Prüfergebnissen mittels Datenübertragung (§ 7 Abs. 4 Satz 2 BVV).
Diese Gemeinsamen Grundsätze gelten ab 01.01.2020.
Für die Zeit vom 01.01.2016 bis 31.12.2019, vgl. GR v. 06.07.2015.
1 Allgemeines
Die Arbeitgeber erhalten im Rahmen des Verfahrens euBP die Möglichkeit, die für die Prüfung relevanten Daten elektronisch anzuliefern. Die vom Arbeitgeber übermittelten Daten werden mit Hilfe einer Prüfsoftware analysiert und die daraus gewonnenen Ergebnisse als Hinweise für die Prüfung genutzt. Ziel ist es, die Prüfdauer bei den einzelnen Prüfstellen zu reduzieren. Unter Umständen kann eine Prüfung vor Ort gänzlich entfallen. Nach Abschluss der Prüfung hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, Ergebnisse elektronisch abzurufen.
2 Rechtliche Grundlagen der Betriebsprüfung
[1] Die Rentenversicherungsträger sind verpflichtet, mindestens alle vier Jahre bei den Arbeitgebern zu prüfen, ob diese ihre Pflichten nach dem Sozialgesetzbuch erfüllen (§ 28p SGB IV, BVV). Sie prüfen insbesondere:
- die Richtigkeit der Beitragszahlungen und der Meldungen zur Sozialversicherung
- die Umlagen nach dem AAG
- die Insolvenzgeldumlage
- die Beurteilung von unfallversicherungspflichtigem Arbeitsentgelt und dessen Zuordnung zu den unfallversicherungsträgerspezifischen Gefahrtarifstellen
- die Abgaben und Meldepflichten nach dem KSVG
- den Insolvenzschutz bei Wertguthabenvereinbarungen.
[2] Sofern die Arbeitgeber am Verfahren euBP teilnehmen, können die Rentenversicherungsträger verlangen, dass die Arbeitgeber die maschinell geführten Daten nach Maßgabe der nachfolgenden Grundsätze zum Zwecke der Betriebsprüfung übermitteln (§ 28p Abs. 6a SGB IV).
3 Automatisierte Abrechnungsverfahren
[1] Die Regelung des § 9 Abs. 5 BVV erlaubt es dem Arbeitgeber, Entgeltunterlagen auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu führen. Der Verweis in § 28p Abs. 6a SGB IV auf § 147 Abs. 6 Satz 1 und 2 AO ermöglicht es den Rentenversicherungsträgern, im Rahmen einer Betriebsprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und diese maschinell auszuwerten.
[2] Um eine ordnungsgemäße Übermittlung der Daten aus der Entgeltbuchhaltung und der Finanzbuchhaltung zu gewährleisten, wurde eine einheitliche Schnittstelle definiert.
3.1 Daten aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen
[1] Grundlegende Voraussetzung für die Übermittlung der Daten aus der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung im Rahmen der euBP ist, dass diese aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen stammen und über das Modul "euBP" bereitgestellt werden. Die Einzelheiten der Systemuntersuchung ergeben sich aus den gemeinsamen Grundsätzen der Spitzenorganisationen der Sozialversicherungsträger für die Untersuchung von Entgeltabrechnungsprogrammen und Ausfüllhilfen (Systemuntersuchung) und die Datenweiterleitung innerhalb der Sozialversicherung nach § 22 DEÜV in der jeweils geltenden Fassung.
[2] Für die Erstellung und Übermittlung der Daten sind zusätzlich die "Gemeinsamen Grundsätze Technik nach § 95 SGB IV" in der jeweils geltenden Fassung zu beachten.
3.2 Daten aus Finanzbuchhaltungssystemen
Die Annahme der Daten aus der Finanzbuchhaltung im Rahmen der euBP setzt zum einen die Übermittlung im eXTra-Standard und zum anderen den korrekten Dateiaufbau voraus.
4 Datensätze der Arbeitgeber
[1] Für die Datenübermittlung zwischen den Arbeitgebern und der Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) sind die nachstehend beschriebenen Datensätze mit den zugehörigen Datenbausteinen in der jeweils geltenden Fassung zu verwenden (vgl. Anlagen 1 und 2).
[2] Jede Datei beginnt mit einem Vorlaufdatensatz (VOSZ), es folgt ein Datensatz Kommunikation (DSKO) und endet mit einem Nachlaufdatensatz (NCSZ). Zwischen DSKO und NCSZ sind die verfahrensspezifischen Datensätze zu liefern. Diese beinhalten ausschließlich Daten zu einer konkreten Betriebsnummer, welche im Feld "Betriebsnummer des Verursachers der Datei (BBNRVU)" des VOSZ angegeben werden muss.
[3] Die prüfrelevanten Daten sind durch eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung (vgl. Abschnitt 6) im eXTra-Standard zu übermitteln.
4.1 Vorlaufsatz
Im Vorlaufdatensatz sind grundlegende Informationen zur Datensendung anzugeben. Der Inhalt des Feldes "Betriebsnummer des Verursachers der Datei" muss der vom zentralen Betriebsnummernservice der Bundesagentur für Arbeit vergebenen achtstelligen Betriebsnummer des zu prüfenden Betriebes entsprechen.
4.2 Datensatz Kommunikation
[1] Zur Identifikation der eingesetzten Software und zur Sicherstellung eines maschinellen Qualitätsmanagementverfahrens erstellt das vom Arbei...