Rainer Hartmann

3.3.1 Wahl zwischen Einzelnachweis und Kilometerpauschale

Bei Benutzung eines eigenen Kfz hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, die pro Kilometer angefallenen Kosten entweder einzeln nachzuweisen oder die hierfür festgelegten, vom jeweils benutzen Fahrzeug abhängigen Kilometersätze in Anspruch zu nehmen. Beim Pkw beträgt der Kilometersatz 0,30 EUR pro gefahrenem Kilometer.

3.3.2 Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen

Der in der Praxis häufigste Fall ist, dass der Unternehmer bzw. Arbeitnehmer seine Reisen mit dem eigenen Pkw durchführt. Werden die hierbei anfallenden Aufwendungen nachgewiesen, sind die anteiligen Pkw-Kosten in tatsächlicher Höhe Betriebsausgaben bzw. durch den Arbeitgeber steuerfrei ersetzbar.

Zu den Gesamtkosten eines Fahrzeugs gehören die Betriebsstoffkosten, Wartungs- und Reparaturkosten, Garagenkosten am Wohnort, Kraftfahrzeugsteuer, Beiträge zu Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherungen, Absetzungen für Abnutzung, Zinsen für ein Anschaffungsdarlehen, bei einem geleasten Fahrzeug die Leasingsonderzahlung sowie Aufwendungen infolge von Verkehrsunfällen. Nach Auffassung des FG München sind Leasingsonderzahlungen innerhalb eines 12-Monats-Zeitraums auch kalenderjahrübergreifend zu berücksichtigen.[1]

Nicht dazu gehören z. B. Park- und Straßenbenutzungsgebühren sowie Aufwendungen für Insassen- und Unfallversicherungen; diese Aufwendungen sind als Reisenebenkosten abziehbar. Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder sind ebenso wenig berücksichtigungsfähig.

Für die Abschreibung ist bei Personenkraftwagen und Kombifahrzeugen grundsätzlich von einer Nutzungsdauer von 6 Jahren auszugehen; bei hoher Fahrleistung ggf. auch eine kürzere Nutzungsdauer. Für gebraucht erworbene Kraftfahrzeuge ist die entsprechende Restnutzungsdauer zu schätzen.

 
Wichtig

Kein Ansatz der Kilometersätze bei öffentlichen Verkehrsmitteln

Benutzt der Arbeitnehmer für seine berufliche Auswärtstätigkeit ein öffentliches Verkehrsmittel, dürfen ausschließlich die tatsächlich angefallen Kosten als Reisekosten angesetzt werden. Der bei Benutzung des eigenen Kfz alternativ im BRKG festgelegte reisekostenrechtliche Kilometersatz von 0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer[2] ist für berufliche Auswärtstätigkeiten mit Bus, Bahn, Flugzeug und Schiff nicht zulässig. Nach den eindeutigen gesetzlichen Reisekostenbestimmungen kann der Arbeitnehmer für regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel ohne Wahlrecht nur die tatsächlich entstandenen Fahrtkosten in Anspruch nehmen.[3]

[1] FG München, Urteil v. 12.10.2021, 2 K 667/21; Rev beim BFH unter Az. VI 9/22.
[2] S. Abschn. 3.3.3.
[3] § 9 Abs. 1 Nr. 4a Satz 2 EStG; bestätigt durch BFH, Urteil v. 11.2.2021, VI R 50/18, BStBl 2021 II S. 440.

3.3.3 Ansatz der Kilometerpauschalen

Ohne Einzelnachweis dürfen anstelle der tatsächlich pro Kilometer nachgewiesenen Kosten für das Fahrzeug auch pauschale Kilometersätze angesetzt werden, die sich an der jeweils aktuellen Wegstreckenentschädigung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) orientieren. Hiernach kann der Arbeitnehmer folgende Pauschalbeträge in Anspruch nehmen:

 
Fahrzeug Wegstreckenentschädigung
Pkw 0,30 EUR/km
Motorrad/Motorroller 0,20 EUR/km
Moped/Mofa 0,20 EUR/km
Fahrrad 5,00 EUR pro Monat

Die pauschalen Kilometersätze gelten nur für arbeitnehmereigene Fahrzeuge, also Fahrzeuge, die der Arbeitnehmer als Eigentümer oder Leasingnehmer für seine beruflichen Auswärtstätigkeiten nutzt. Aufwendungen für die Mitnahme von Gepäck sind durch die Kilometerpauschalen abgegolten. Neu ist der Reisekostenabzug, wenn der Arbeitnehmer für seine berufliche Auswärtstätigkeit ein Fahrrad benutzt. Nach dem Bundesreisekostengesetz wird eine Wegstreckenentschädigung von 5 EUR pro Monat gewährt, wenn der Arbeitnehmer das Fahrrad zu mindestens 2 Fahrstrecken pro Monat benutzt.[1] Für Dienstfahrten mit dem eigenen Fahrrad können wie beim Pkw aber auch die tatsächlich angefallenen Kosten nach dem individuell ermittelten Kilometersatz als Reisekosten angesetzt werden. Die Nachweisführung obliegt dem Arbeitnehmer. Bei Mieträdern dürfen auch die nachgewiesenen tatsächlichen Mietkosten abgezogen werden.

 
Hinweis

Keine Kilometerpauschalen für Mitfahrer

Das Bundesreisekostengesetz sieht Pauschbeträge als Wegstreckenentschädigung nur für Pkw und die anderen in der Übersicht genannten Fahrzeuge vor. Pauschsätze für die Mitnahme von Fahrgästen, wie sie früher einmal gewährt wurden, dürfen nicht angewendet werden.[2]

[1] § 5 Abs. 3 BRKG i. V. m. der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum BRKG.
[2] FG Rheinland-Pfalz, Urteil v. 8.11.2016, 3 K 2578/14.

3.3.4 Außergewöhnliche Kosten

Neben den Kilometerpauschalen können außergewöhnliche Kosten angesetzt werden. Dies sind im Wesentlichen

  • Unfallschäden
  • Absetzungen für außergewöhnliche technische Abnutzung und
  • Aufwendungen infolge eines Schadens, der durch den Diebstahl des Fahrzeugs entstanden ist;
  • Schadensersatzleistungen sind auf diese Kosten anzurechnen.

3.3.5 Steuerfreie Arbeitgebererstattung

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die Fahrtkosten bis zu den zuvor genannten Beträgen steuerfrei erstatten. Dazu muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber Unterlagen vorlegen, aus denen die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit der Erstattung und, soweit die Fahrtkosten be...

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