Auftragskalkulation mit Zwischen- und Nachkalkulation

Zusammenfassung

Überblick

Verdienen Sie genug mit Ihren Aufträgen? Ob und wie viel Gewinn Sie bei einem Auftrag erzielen, hängt von einer genauen Kalkulation ab. Mit dieser Excel-Vorlage für eine Auftragskalkulation stellen Sie nicht nur fest, ob die geplante Auftragssumme kostendeckend ist bzw. wie viel Gewinn nach Abzug aller externen und internen Kosten übrig bleibt. Vielmehr erkennen Sie durch die Nachkalkulation, in welchem Bereich Ihres Unternehmens mehr oder weniger Gewinn oder Verlust entstanden ist. Auch können Sie noch während des Auftrags geleistete Arbeitsstunden eingeben, um bereits in der Phase der Zwischenkalkulation zu sehen, ob der Auftrag in die Verlustzone zu geraten droht. Sie können so gegebenenfalls früh gegensteuern und müssen nicht abwarten, bis der Auftrag bereits abgeschlossen und es für ein mögliches Eingreifen bereits zu spät ist. Das Excel-Tool Auftragskalkulation unterstützt Sie dabei.

1 Gründe für mangelnde Rentabilität

Das Beispielunternehmen, das hier vorgestellt wird, bietet sowohl Waren als auch Dienstleistungen an. Das kann z. B. ein Handwerksunternehmen sein, das Fertigware einkauft und beim Kunden installiert als auch Rohware bezieht und in der eigenen Werkstatt weiterbearbeitet. Oder es kann sich um einen EDV-Dienstleister handeln, der sowohl Fertigware in Form von Kompletthardware und Software einkauft als auch diese nach Kundenwunsch individuell anfertigt und daneben auch reine Dienstleistungen wie Schulung und Einweisung sowie Individualprogrammierung durchführt. Die Excel-Vorlage lässt sich auf sehr vielfältige Unternehmensbranchen übertragen.

Das Tool kann sehr hilfreich sein, wenn ein Unternehmen zwar die einzelnen Aufträge mit ausreichendem Gewinn plant, es sich jedoch am Jahresende herausstellt, dass vom getätigten Gesamtjahresumsatz keine befriedigende Umsatzrentabilität übrig bleibt. Als mögliche primäre Ursachen kommen infrage:

• Die im Angebot geplanten Arbeitsstunden für den Projekt-Bereich wurden überschritten. Das Angebot kann aufgrund eines vom Kunden erstellten und ausgeschriebenen Leistungsverzeichnisses geplant werden, oder der Kunde schildert seine Wünsche und der potenzielle Auftragnehmer erstellt die Leistungsaufstellung (inklusive Material und Arbeitszeit) nach Sichtung der beim Kunden vor Ort herrschenden Gegebenheiten selber. Hier kann es entweder bereits in der Kalkulationsphase vorkommen, dass die anfallenden Arbeiten in ihrer Menge unterschätzt werden. Oder die ausführenden Mitarbeiter benötigen zu lange, z. B. aufgrund einer nicht effektiven Arbeitsausführung.
• Es wird nicht ausreichend auf gegebenenfalls zusätzlich anfallende Arbeiten geachtet. Mögliche Ursachen: Zusatzarbeiten wurden nicht als solche erkannt und vermeintlich als im vereinbarten Leistungsentgelt bereits enthalten angesehen, die Mitarbeiter haben sich keine explizite Beauftragung seitens des Kunden geben lassen oder der Kommunikationsfluss zwischen Ausführung und Büro ist mangelhaft.
• Der Verlust entsteht im Werkstattbereich, da dort die Arbeitszeiten regelmäßig überschritten bzw. der Arbeitsaufwand als zu niedrig in der Planung berücksichtigt wurde.

Um die Ursachen zu finden, muss jeder Auftrag einer Vor- und Nachkalkulation so unterzogen werden, dass 2 getrennte Bereiche separat abgebildet werden. Der eine Bereich bezieht sich auf das reine Projektgeschäft, wobei hierbei die immer wieder anfallenden Zusatzarbeiten (im Handwerk: Regie- oder Stundenlohnarbeiten) ebenfalls separat erfasst werden können. Der andere Bereich ist die reine Werkstattleistung. Wie Sie das Excel-Tool für die Ursachenforschung einsetzen, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.

2 Stammdaten erfassen

Wechseln Sie über die Startseite in das Arbeitsblatt Stammdaten (s. Abb. 1). Tragen Sie hier bitte die nachfolgenden Werte getrennt für den Projekt- und für den Werkstattbereich ein.

Abb. 1: Geben Sie in diesem Arbeitsblatt die Stammdaten für Ihre Vor- und Nachkalkulation ein

• Stunden-Verrechnungssatz: Es handelt sich hier um den Nettobetrag, den Sie im Projektbereich sowie für Zusatzarbeiten jeweils für eine geleistete Arbeitsstunde in Rechnung stellen bzw. den Sie in Ihrer Auftragskalkulation ansetzen. Für den Werkstattbereich können Sie einen abweichenden Betrag eingeben.
• Lohnkosten (inklusive Lohnnebenkosten): Tragen Sie hier den durchschnittlichen Lohneinkauf pro Stunde für Ihre Mitarbeiter im Projekt- und Werkstattbereich ein. Berechnen Sie dazu nicht nur den durchschnittlichen Mittellohn, sondern addieren Sie alle anfallenden Lohnnebenkosten dazu. Zu den Lohnnebenkosten zählen das Urlaubs- und Weihnachtsgeld, die bezahlten Feiertage und Kranktage sowie auch die durchschnittlichen unproduktiven Arbeitszeiten pro Stunde. Als Anhaltswert: im Handwerk betragen diese Lohnnebenkosten etwa zwischen 70 und 85 Prozent.
• Gemeinkosten: Dies ist ebenfalls ein Wert pro Stunde. Er berücksichtigt alle Kosten pro Stunde für die kaufmännischen Kräfte (Verwaltungsgemeinkosten) sowie für alle anderen Kosten (Geschäftsgemeinkosten), getrennt für den Projekt- und Werkstattbereich. Zu den Gemeinkosten...