Um die anspruchsvollen Ziele des Controllings zu erreichen, stehen den Mitarbeitern dieser Abteilung umfangreiche Instrumente zur Verfügung. Je nach den Anforderungen des Unternehmens werden diese unterschiedlich eingesetzt. Als Grundlage benutzen alle Werkzeuge die Datenbasis, die in der Buchhaltung und der Kostenrechnung erfasst wurde.
Planung
Das wichtigste Instrument für eine effektive Steuerung des Unternehmens ist die Planung aller Unternehmensaktivitäten. Der Controller baut zu diesem Zweck ein Planungssystem auf, das alle Bereiche abdeckt. Beginnend mit der Absatzplanung wird aus dieser eine Produktionsplanung errechnet. Diese führt, gemeinsam mit den Handelsartikeln aus der Absatzplanung, zu einer Beschaffungsplanung. Aus der Produktionsplanung kommen auch die wichtigsten Anstöße für die Personalplanung. Alle Pläne führen gemeinsam zur Kostenplanung, die mit der aus der Absatzplanung entwickelten Erlösplanung die Planung des Betriebsergebnisses ergibt.
Aus diesen Daten ergeben sich weitere Pläne wie die Investitionsplanung und die Finanzplanung. Das Ziel ist es, für die Planperiode eine Planbilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen. Daraus können dann die erwarteten Kennziffern errechnet werden. Der Controller vergleicht diese mit den von der Unternehmensleitung gewünschten Werten. Werden die Werte nicht erreicht, muss der Planvorgang wiederholt werden.
Mehrere Planungsrunden vorsehen
Die Planung ist kein linearer Vorgang. Wegen der vielfältigen Abhängigkeiten der Pläne untereinander müssen Sie mit Rückkopplungen rechnen und mehrere Planungsrunden vorsehen. Das ist normal. Sollte in Ihrem Fall die Planung ohne Anpassung möglich sein, hat Ihr Unternehmen keinen Engpass. Das vereinfacht zwar die Planung, ist jedoch sehr selten und gleichzeitig ein Zeichen für Überkapazitäten.
Über die Vorgabe der gewünschten Kennziffern aus der Planbilanz und der geplanten GuV nimmt die Unternehmensleitung Einfluss auf die Unternehmensentwicklung. Gleichzeitig werden Nebenbedingungen (z. B. Mindestumsatz, Fertigung im Ausland etc.) vorgegeben, deren Einhaltung der Controller überprüft. Über die Planung und mit Hilfe des Controlling wird das Unternehmen gesteuert. Das gilt nicht nur für die oberste Managementebene. Das gleiche Vorgehen kann auch auf Bereichsebene und in den Abteilungen gewählt werden, um eine effektive Steuerung zu erreichen.
Mehrere Planungssysteme mit unterschiedlichen Planungshorizonten aufbauen
Bauen Sie mehrere Planungssysteme mit unterschiedlichen Planungshorizonten auf. Sie benötigen für die aktuelle Steuerung eine Planung der nächsten 12 Monate. Für die strategische Planung liegt der Planungshorizont zwischen 3 und 5 Jahren. Die Systeme unterscheiden sich auch in der Genauigkeit. Je näher der Planungshorizont ist, desto genauer muss die Vorhersage erfolgen.
Budgetierung
Die Planung ist die Voraussetzung für die Budgetierung. Diese übernimmt nach der Genehmigung der Planwerte die Verteilung auf die Kostenstellen und die regelmäßige Überwachung. Dazu werden verschiedene Schritte durchgeführt:
| Vorgehensweise der Budgetierung |
| Schritt |
Zeitpunkt |
Inhalt |
| 1 |
vor Beginn der Planperiode |
Verteilung der einzelnen Pläne auf die Kostenstellen |
| 2 |
vor Beginn der Planperiode |
Verteilung der Planwerte je Kostenstelle auf Monate |
| 3 |
monatlich nach Ablauf des Monats |
Feststellen der Istwerte je Kostenstelle |
| 4 |
monatlich nach Ablauf des Monats |
Ermitteln der Abweichungen zwischen Istwerten und Sollwerten |
| 5 |
monatlich nach Ablauf des Monats |
Analyse der Abweichungen, Finden von Erklärungen |
| 6 |
monatlich nach Ablauf des Monats |
Einleiten von Maßnahmen zur Reduzierung der Abweichungen |
Tab. 1: Vorgehensweise der Budgetierung
Die Planung wird durch die Budgetierung den Verantwortungsbereichen zugeordnet. Die Budgetvereinbarungen, die neben den Kosten auch die Leistungen der einzelnen Kostenstellen umfassen, versetzen den Controller in die Lage, eine regelmäßige Überwachung der gesteckten Ziele durchzuführen. Die wichtigste Aufgabe in diesem Zusammenhang ist die Analyse der Abweichungen, die eine Erklärung für positive oder negative Entwicklungen abseits vom Plan liefern soll. Während eine Abweichung, die z. B. auf Veränderungen der Preise oder der Leistung zurückzuführen ist, vom Controller allein erklärt werden kann, müssen für weitergehende Analysen die verantwortlichen Fachleute hinzugezogen werden. Gemeinsam mit diesen werden Maßnahmen gesucht und ergriffen, die eine Zielerreichung sicherstellen.
Auch positive Abweichungen berücksichtigen und analysieren
Bei der Abweichungsanalyse werden Sie auch positive Abweichungen finden. Analysieren Sie auch diese, damit Sie erkennen, wie der positive Trend unterstützt und verstärkt werden kann. Auch hier müssen Sie Maßnahmen ergreifen, um die gebotenen und durch die Abweichung angezeigten Chancen zu nutzen. Wird z. B. das Umsatzziel übertroffen, müssen die Pläne in der Produktion und in der Beschaffung angepasst werden.
Balanced Scorecard
Die Balanced Sco...