Controlling im Lohn- und Buchhaltungsbüro

Kurzbeschreibung

Diese Arbeitshilfe soll bei der Einführung eines Controlling-Systems im LBB unterstützen.

Checkliste: Controlling im Lohn- und Buchhaltungsbüro

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Frage/Prüfpunkt	Eigene Bemerkungen
Verfügen Sie in Ihrem LBB über eine operative Planung, aus der Sie Umsätze, Kosten und Gewinn ersehen können?
Haben Sie die operative Planung zu einer Liquiditätsplanung fortgeschrieben, um jederzeit einen Überblick über Ihre Zahlungsfähigkeit zu haben bzw. sich anbahnende Engpässe frühzeitig erkennen zu können?
Kalkulieren Sie Ihre Stundensätze oder Preise für Buchungssätze?
Prüfen Sie, ob und zu welchen Zeitpunkten Sie noch Kapazitäten für neue Kunden frei haben?
Haben Sie sich überlegt, was Sie tun werden, wenn Sie an die Kapazitätsgrenze stoßen, z.B. eigenen Stundenanteil erhöhen, Personal aufstocken, Zeitarbeit, Kooperationen?
Wie wollen Sie sicherstellen, dass die Kosten ebenfalls sinken, wenn die Auftragszahlen wieder fallen sollten?
Versuchen Sie, den Fixkostenanteil dauerhaft niedrig zu halten, und z.B. Verträge mit möglichst kurzen Laufzeiten abzuschließen?
Führen Sie monatlich einen Soll-Ist-Vergleich mindestens bei Umsätzen, Kosten, Liquidität und Terminen, durch, um evtl. Abweichungen frühzeitig erkennen und gegensteuern zu können?
Haben Sie sich im Vorfeld eine Übersicht über geeignete Maßnahmen zusammengestellt, um im Falle eines Falles schneller agieren zu können (Schubladenplan)?
Formulieren Sie zu jeder Maßnahme Ziele, Fristen und legen Sie ggf. fest, welche Mittel zusätzlich benötigt werden?
Prüfen Sie, ob ausreichend Liquidität vorhanden ist, um die Maßnahmen auch umsetzen zu können?
Überprüfen Sie nach Abschluss jeder Maßnahme die Wirksamkeit? Ändern Sie ggf. Ihre Vorgehensweise beim nächsten Mal (Lerneffekt ausnutzen)?
Sprechen Sie mit wichtigen Geschäftspartnern, vor allem der Bank, wenn sich Engpässe abzeichnen? Suchen Sie ggf. sogar gemeinsam nach Lösungsansätzen?
Machen Sie sich Gedanken über die langfristige Ausrichtung Ihres LBB? Haben Sie strategische Ziele?
Wie soll Ihr Leistungsangebot in 3-5 Jahren aussehen? Wollen Sie Ihr aktuelles Angebot beibehalten? Wollen Sie expandieren?
Führen Sie regelmäßig (hier jährlich) eine Stärken/Schwächen-Analyse durch, in der Sie sich und Ihr LBB bewerten?
Erweitern Sie die Analyse auch auf Ihre Umwelt? Was machen Wettbewerber? Wie verändern sich Gesetze? Gibt es gesellschaftliche Trends, die für Sie Konsequenzen haben können?
Wenn Sie sich für eine Erweiterung Ihres Angebots entscheiden: Was wollen Sie konkret anbieten und ab wann?
Welche Voraussetzungen müssen Sie hierfür noch schaffen? Bis wann und ggf. mit wem soll die Umsetzung erfolgen?
Welche (zusätzlichen) Gelder und Ressourcen müssen Sie bereitstellen?
Können Sie die Finanzmittel selbst aufbringen oder benötigen Sie Kredite? Welche anderen Finanzierungsalternativen kennen oder haben  Sie?
Passen Sie Ihre nächste bzw. noch laufende operative Planung sowie die Liquiditätsplanung an die sich ändernden Verhältnisse an?
Holen Sie sich zumindest bei einer geplanten und weit reichenden strategischen Änderung den Rat Dritter ein, z.B. Freunde, Verwandte, Geschäftspartner?
Nehmen Sie Controlling als sich wiederholende Regelaufgabe wahr? Nur wenn Sie jährlich planen, monatliche Analysen und fallweise Maßnahmen realisieren, werden Sie optimal profitieren!