Die qualitativen Nachteile, die Risken des Outsourcing, werden in der Praxis während der Wirtschaftlichkeitsanalyse meist vernachlässigt. Das ist aufgrund ihrer hohen Subjektivität durchaus vertretbar, muss jedoch in jedem Einzelfall individuell entschieden werden. Daher sollte sich der Kostenrechner mit der Möglichkeit der Berechnung dieser Werte vertraut machen.
Know-how-Verlust
Der Know-how-Verlust bewirkt mehrere Dinge:
- Mit der Zeit verliert das Unternehmen die Möglichkeit, die Leistungen des Partners richtig zu beurteilen.
- Es können keine Synergien mit der Kernkompetenz oder mit anderen Aufgaben genutzt werden.
- Im Falle des Insourcing muss das Know-how wieder aufgebaut werden.
In den ersten beiden Fällen ist die Wahrscheinlichkeit für einen wirtschaftlichen Nachteil eher gering. Es handelt sich bei der ausgelagerten Aufgabe um einen Randbereich, der laut Definition keinen großen Einfluss auf das Kerngeschäft des Unternehmens hat. Hier reicht es aus, das Risiko in der Wirtschaftlichkeitsanalyse zu erwähnen, die Darstellung in Euro ist nicht notwendig.
Abhängigkeit vom Partner
Das verlorene Know-how muss unter Umständen wieder aufgebaut werden, wenn die Zusammenarbeit mit dem Partner nicht mehr funktioniert. Dann wird die Abhängigkeit besonders deutlich. Alternativen dazu sind das Insourcing oder der Wechsel des Partners. Für die Bewertung dieses Risikos muss man berücksichtigen, dass
- Mitarbeiter neu eingestellt oder vorhandene Mitarbeiter neu angelernt werden müssen,
- Einrichtungsgegenstände gekauft oder Räume gemietet werden müssen oder
- der neue Dienstleister sich die Übernahme in der Regel bezahlen lässt.
Die Kosten dafür können geschätzt werden, das Ergebnis ist jedoch nicht der in der Wirtschaftlichkeitsanalyse anzusetzende Wert. Die Situation der Trennung vom Partner muss nicht eintreten, sie wird aber mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit nicht auszuschließen sein. Diese Wahrscheinlichkeit muss ebenfalls geschätzt werden und gewichtet die für den Fall des Wechsels angenommenen Kosten.
Hohe Kosten werden schnell ganz klein
Ein Unternehmen will den Außendienst auslagern und einem Spezialisten übertragen. Für den Fall, dass die Zusammenarbeit beendet wird, rechnet der Kostenrechner mit den folgenden Kosten:
| Beschaffung 10 Außendienstmitarbeiter |
20.000 EUR |
| Einarbeitung Außendienstmitarbeiter |
65.000 EUR |
| Beschaffung Fahrzeuge, Sonstiges |
10.000 EUR |
| Summe |
95.000 EUR |
Diese enorme Summe wird relativiert durch die Wahrscheinlichkeit, mit der eine Trennung angenommen wird. Diese soll bei 5 % liegen, wie aus Befragungen der Kunden des Dienstleisters ermittelt wurde. Damit wird der zu berücksichtigende Kostenblock auf 4.750 EUR (95.000 EUR × 5 %) zurückgenommen. Ein akzeptables Risiko.
E
Verlust an Individualität
Muss das Unternehmen die standardisierten Abläufe des Dienstleisters übernehmen, erfolgt zwangsläufig eine Veränderung der Abläufe intern wie extern. Dadurch kann es zu Kosten kommen, die dem Outsourcing zuzurechnen sind.
Interne Kosten treten auf, wenn für die Mitarbeiter neue Abläufe mit zusätzlichen oder veränderten Aufgaben entstehen. Die Abläufe verändern sich, Formulare sind anders aufgebaut, Ansprechpartner anders erreichbar. Vor allem der Informationsfluss muss untersucht werden. Hier kann der Kostenrechner gemeinsam mit den Fachleuten vor Ort schätzen, welcher Aufwand auftritt, bis sich die interne Organisation entsprechend umgestellt hat.
Kritischer sind die Reaktionen auf Veränderungen, die durch externe Stellen, in der Regel die Kunden, erfolgen. Wie reagieren die Kunden auf den neuen Logistikdienstleister? Wie wird der neue Internetshop mit den zusätzlichen Sicherheiten angenommen? Wie reagieren die Händler auf den Besuch der neuen Außendienstmitarbeiter? Hier muss eine vorsichtige Schätzung des Verlustes an Umsatz durch den Vertrieb erfolgen.
Die Praxis relativiert
Die Frage nach Umsatzverlusten wird in der Praxis durch die Vertriebsmitarbeiter in den meisten Fällen verneint. Auch hier muss wieder berücksichtigt werden, dass es sich um Randbereiche im Unternehmen handelt, die ausgelagert werden. Hinzu kommt, dass die Veränderungen ja auch durchaus positiv sein können. An dieser Stelle erfolgt dann eine Verrechnung der negativen mit den positiven Auswirkungen.
Datensicherheit
Wenn Aufgaben außer Haus erledigt werden, müssen immer auch Informationen an den Dienstleister gegeben werden. Bei der verlängerten Werkbank sind dies Konstruktionsdaten, beim Outsourcing des Vertriebs sind dies Kundendaten oder bei der Auslagerung des Internetshops sind dies personenbezogene Kundendaten. Der Partner im Outsourcing muss die Sicherheit der Daten gewährleisten, verantwortlich bleibt jedoch das Unternehmen. Es muss den Nachweis führen, den Dienstleister sorgfältig ausgewählt zu haben. Es muss regelmäßig die Sicherheitsvorkehrungen des Dienstleisters prüfen und bleibt dennoch in der Verantwortung, vor allem wenn es um den Schutz personenbezogener Daten geht. Dieses Risiko muss bewertet...