Praxis-Beispiele: Reisekostenabrechnung / 13 Mehrere Aufträge beim gleichen Kunden

Sachverhalt

Im Jahr 2023 hat ein Mitarbeiter 3 Aufträge für denselben Kunden ausgeführt. Die befristeten Verträge für die voneinander unabhängigen Aufträge wurden einzeln, im Abstand von mehreren Monaten und mit verschiedenen Vertretern des Auftraggebers geschlossen. Der letzte Auftrag wird voraussichtlich 2024 abgeschlossen sein. Der Arbeitgeber hat keine erste Tätigkeitsstätte bestimmt.

Bis auf seine Urlaubs- und Krankheitstage (2 x 3 Wochen Urlaub, 6 Krankheitstage) sowie vereinzelte Besuche am Firmensitz des Arbeitgebers war der Mitarbeiter ausschließlich in der Firma des Kunden eingesetzt, von der er täglich zu seinem Wohnsitz zurückgekehrt ist.

Welche Reisekosten können im Jahr 2024 lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden?

Ergebnis

Der Arbeitnehmer unternimmt steuerlich zu berücksichtigende Auswärtstätigkeiten, weil er aus beruflichen Gründen außerhalb einer ersten Tätigkeitsstätte und auch außerhalb seiner Wohnung tätig wird. Eine erste Tätigkeitsstätte beim Kunden liegt nicht vor, weil der Arbeitnehmer nicht dauerhaft dort eingesetzt ist, sondern immer nur befristet.

Dem Mitarbeiter dürfen die Reisekosten steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden. Es fallen hier Fahrt- und Verpflegungskosten an. Für Verpflegung auf eintägigen Reisen wird im Inland eine Pauschale von 14 EUR bei mehr als 8-stündiger Abwesenheitsdauer gewährt. Maßgeblich ist hier – mangels erster Tätigkeitsstätte – die Abwesenheitszeit von der Wohnung.

Bei derselben Auswärtstätigkeit können Verpflegungsmehraufwendungen aber nur für die ersten 3 Monate steuerfrei gewährt werden. Eine längerfristige vorübergehende Auswärtstätigkeit ist noch als dieselbe Auswärtstätigkeit zu beurteilen, wenn der Mitarbeiter nach einer Unterbrechung die Auswärtstätigkeit

• mit gleichem Inhalt,
• am gleichen Ort ausübt und
• ein zeitlicher Zusammenhang mit der bisherigen Tätigkeit besteht.

Unterbrechungen durch andere Tätigkeiten, Urlaub, Krankheit usw. führen nur dann zu einem Neubeginn der 3-Monatsfrist, wenn die Unterbrechung mindestens 4 Wochen gedauert hat. Diese Voraussetzungen sind hier nicht erfüllt.

Die Fahrtkosten können hingegen zeitlich unbegrenzt in der tatsächlich nachgewiesenen Höhe steuerfrei ersetzt werden. Statt eines Einzelnachweises kann bei Fahrten mit dem eigenen Pkw eine Kilometerpauschale von 0,30 EUR je gefahrenen Kilometer steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.

Praxis-Tipp

In den ersten 3 Monaten können neben den steuerfreien Verpflegungspauschalen nochmals bis zur gleichen Höhe Verpflegungskostenerstattungen pauschal mit 25 % versteuert werden.

Hinweis

Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeiten müssen grundsätzlich auf der Lohnsteuerbescheinigung bescheinigt werden. Allerdings gilt dies nach einer Billigkeitsregelung nur dann, wenn sie im Lohnkonto aufgezeichnet worden sind.