Reisekosten Ausland für Unternehmer: Richtig abrechnen u ... / 4.3 Übernachtungskosten des Unternehmers im Ausland

Ein Unternehmer kann bei Übernachtungen im Ausland nur seine tatsächlichen Aufwendungen abziehen,^[1] die er durch Rechnungen oder andere Belege nachweisen muss. Er darf die ausländische Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen. Die ausländische Umsatzsteuer gehört mit zu den Übernachtungskosten, die als Betriebsausgaben abgezogen werden. Über das Bundeszentralamt für Steuern kann für andere EU-Länder eine Erstattung der Umsatzsteuer beantragt werden, wenn in dem entsprechenden Land die Vorsteuer aus Übernachtungskosten abziehbar ist.

Hinweis: Der Unternehmer selbst darf keine Pauschbeträge für Übernachtungen geltend machen. Die Pauschbeträge für Übernachtungen kann der Unternehmer nur anwenden, wenn er als Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Übernachtungskosten ohne Einzelnachweis mit Pauschbeträgen steuerfrei erstattet. Die steuerfreie Erstattung von Übernachtungspauschalen gilt auch für Gesellschafter, die Arbeitnehmer ihrer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) sind.

Praxis-Beispiel

Keine Übernachtungspauschale für Unternehmer

Ein Unternehmer unternimmt mit seiner Ehegattin, die bei ihm als Arbeitnehmerin beschäftigt ist, aus betrieblichen Gründen eine 3-tägige Geschäftsreise nach Dänemark. Die Kosten je Übernachtung betragen pro Person 110 EUR. Der Unternehmer kann

• für sich selbst pro Übernachtung 110 EUR geltend machen; bei 2 Übernachtungen also 220 EUR und
• seiner Ehefrau die Übernachtungspauschale für Dänemark (183 EUR × 2 =) 366 EUR erstatten. Voraussetzung ist, dass der Ehegatte die Übernachtungskosten zunächst selbst bezahlt und dann die Pauschalen abrechnet.

Herausrechnen der Verpflegungskosten aus den Übernachtungskosten

Bei den tatsächlichen Übernachtungskosten kommt es immer darauf an, ob Verpflegungskosten im Gesamtpreis enthalten sind. Ist das Frühstück in den Übernachtungskosten enthalten, dann sind die Aufwendungen, die auf das Frühstück entfallen, herauszurechnen. Grund dafür ist, dass der Unternehmer seinen Verpflegungsaufwand nur in Höhe der Verpflegungspauschbeträge geltend machen darf.

Beim Herausrechnen der Verpflegungskosten ist wie folgt zu unterscheiden:

• Erhält der Unternehmer eine Rechnung, in der "Übernachtungen ohne Frühstück" ausgewiesen sind, zieht er die vollen Übernachtungskosten ungekürzt als Betriebsausgaben ab.
• Ist das Frühstück in der Rechnung getrennt von den Übernachtungskosten ausgewiesen, darf er nur die ausgewiesenen Übernachtungskosten abziehen, nicht aber die Kosten für das Frühstück.
• Ist in den Übernachtungskosten das Frühstück enthalten, und ist der Preis für das Frühstück in der Rechnung nicht getrennt ausgewiesen, sind für das Frühstück aus dem Gesamtpreis pro Übernachtung 20 % der vollen Verpflegungspauschale herauszurechnen.^[2] Es ist jeweils die volle Verpflegungspauschale des Landes zu Grunde zu legen, in dem der Unternehmer übernachtet hat.

Praxis-Beispiel

Herausrechnung des Frühstückanteils bei Übernachtungen mit Frühstück

Ein Unternehmer übernachtet anlässlich einer Geschäftsreise in Dänemark. Für die Übernachtung mit Frühstück zahlt er 150 EUR. Er ermittelt den Betrag, der auf die Übernachtung entfällt, wie folgt:

Übernachtungskosten mit Frühstück =	150,00 EUR
abzüglich Frühstücksanteil (Verpflegungspauschale von Dänemark: 75 EUR × 20 % =)	15,00 EUR
Übernachtungskosten ohne Frühstück =	135.00 EUR

Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug ergeben sich nicht, weil die dänische Umsatzsteuer in Deutschland nicht als Vorsteuer abgezogen werden darf.

Ist mit dem Hotel eine Übernachtung mit Halb- oder Vollpension vereinbart, sind nicht nur die Kosten für das Frühstück, sondern auch die für das Mittag- und/oder Abendessen herauszurechnen. Ist der Preis für die Verpflegung nicht getrennt ausgewiesen, zieht der Unternehmer jeweils 40 % der vollen Verpflegungspauschale ab.^[3] Es ist die volle Verpflegungspauschale des Landes zu Grunde zu legen, in dem die Übernachtung stattgefunden hat.

Praxis-Beispiel

Herausrechnen der Verpflegung bei Übernachtung mit Vollpension

Ein Unternehmer übernachtet anlässlich einer Geschäftsreise in Belgien. Für die Übernachtung mit Vollpension zahlt er 150 EUR. Er ermittelt den Anteil, der auf die Übernachtung entfällt, wie folgt:

Übernachtung mit Vollpension	150,00 EUR
59 EUR × 20 % für das Frühstück	– 11,80 EUR
59 EUR × 40 % für das Mittagessen	– 23,60 EUR
59 EUR × 40 % für das Abendessen	– 23,60 EUR
= Übernachtungskosten	91,00 EUR

Der Unternehmer bucht den Betrag von 91 EUR als Übernachtungskosten. Die ausländische Umsatzsteuer darf er nicht als Vorsteuer geltend machen.

Praxis-Tipp

Übernachtung ohne Frühstück

Ist bei Übernachtungen im Ausland das Frühstück nicht im Übernachtungspreis enthalten, reicht es aus, wenn der Unternehmer handschriftlich auf der Rechnung vermerkt, dass in den Übernachtungskosten das Frühstück nicht enthalten ist. Er kann dann den in der Rechnung ausgewiesenen Betrag in voller Höhe als Übernachtungskosten abziehen.

Übernachtet der Unternehmer bei einer Geschäftsreise vor dem Grenzübertritt noch in Deutschland, gelten die Rege...