Reisekosten, doppelte Verpflegungspauschale

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Steuerfreie Verpflegungspauschale
• Pauschal versteuerte Verpflegungspauschale
• Kürzung der Verpflegungspauschale

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontenbezeichnung	SKR 03	SKR 04	eigener Kontenplan	Bilanz/GuV-Position
Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand	4554	6664		sonstige betriebliche Aufwendungen
Pauschale Steuern für Arbeitnehmer	4198	6039		Löhne und Gehälter

So kontieren Sie richtig!

Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern die Verpflegungspauschalen lohnsteuerfrei erstatten. Allerdings muss der Arbeitgeber, wenn er seinem Arbeitnehmer eine kostenlose Mahlzeit zur Verfügung stellt, die Verpflegungspauschale kürzen. Der Arbeitgeber kann den doppelten Betrag (berechnet von der ungekürzten Verpflegungspauschale) erstatten, wenn er diesen pauschal mit 25 % versteuert. Der Unternehmer bucht die Erstattung der Verpflegungspauschale auf das Konto "Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand" 4664 (SKR 03) bzw. 6664 (SKR 04). Die pauschale Steuer bucht er auf das Konto "Pauschale Steuern für Arbeitnehmer" 4198 (SKR 03) bzw. 6039 (SKR 04).

Buchungssatz:

Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand

an Bank

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Pauschal versteuerter Verpflegungsaufwand

Ein Arbeitnehmer unternimmt eine 3-tägige Geschäftsreise. Der Arbeitgeber zahlt die beiden Übernachtungen jeweils inklusive Frühstück. Für den Zwischentag hat der Arbeitgeber für seinen Arbeitnehmer das Mittag- und Abendessen gebucht und auch bezahlt. Der Arbeitgeber zahlt seinem Arbeitnehmer zusätzlich die steuerfreien Verpflegungspauschalen und die Verpflegungspauschalen, die er mit 25 % pauschal der Lohnsteuer unterwerfen kann.

Der Wert der Mahlzeiten, die er als Arbeitgeber übernommen hat, wird nicht als Arbeitslohn versteuert. Dafür darf Herr Huber nur die gekürzten Verpflegungspauschalen lohnsteuerfrei erstatten. Die pauschal versteuerten Verpflegungspauschalen werden nicht gekürzt.

Verpflegungspauschalen für den	Berechnung der Kürzung	Verpflegungspauschale, steuerfrei nach Kürzung	Verpflegungspauschale, mit 25 %iger Pauschalsteuer
Anreisetag	---	14,00 EUR	14,00 EUR
Zwischentag – Kürzung für Frühstück – Kürzung für Mittagessen – Kürzung für Abendessen	28,00 EUR 5,60 EUR 11,20 EUR 11,20 EUR	0,00 EUR	28,00 EUR
Abreisetag – Kürzung für ein Frühstück	14,00 EUR 5,60 EUR	9,60 EUR	14,00 EUR
vom Arbeitgeber können erstattet werden		25,60 EUR	56,00 EUR

Der Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer die Verpflegungspauschalen i. H. v. (25,60 EUR + 64,00 EUR =) 89,60 EUR erstatten. Lohnsteuerfrei ist jedoch nur der Betrag von 25,60 EUR.

Die pauschale Steuer ermittelt der Arbeitgeber mit 56,00 EUR × 25 % =	14,00 EUR
Solidaritätszuschlag 14,00 EUR × 5,5 % =	0,77 EUR
Ggf. Kirchensteuer 14,00 EUR × 7 % =	0,98 EUR
Steuerbelastung insgesamt	15,75 EUR

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4664/6664	Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand	78,40
4198/6039	Pauschale Steuern für Arbeitnehmer	15,75	1200/1800	Bank	94,15

3 Wie kostenlose Mahlzeiten bei der Erstattung der doppelten Verpflegungspauschale angerechnet werden

Stellt der Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung ein fremder Dritter) seinem Arbeitnehmer kostenlos eine Mahlzeit zur Verfügung, ist der Wert nach der amtlichen Sachbezugsverordnung (2024: 2,17 EUR pro Frühstück, 4,13 EUR pro Mittagessen bzw. Abendessen) als Arbeitslohn anzusetzen, wenn der Wert der Mahlzeit 60 EUR nicht übersteigt. Der Ansatz als Arbeitslohn unterbleibt insgesamt, wenn der Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen könnte.

Der Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer die Verpflegungspauschalen lohnsteuerfrei erstatten. Allerdings muss der Arbeitgeber, wenn er (oder auf seine Veranlassung hin ein Dritter) seinem Arbeitnehmer eine kostenlose Mahlzeit zur Verfügung stellt, die Verpflegungspauschalen kürzen um

• 20 % für ein Frühstück und
• 40 % für ein Mittag- oder Abendessen.

Bei einer Inlandspauschale beträgt die Kürzung somit (28 EUR × 20 % =) 5,60 EUR für ein Frühstück und jeweils (28 EUR × 40 % =) 11,20 EUR für ein Mittag- oder Abendessen.

Der Arbeitgeber darf seinen Arbeitnehmern neben den Verpflegungspauschalen, die er lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstattet, nochmals denselben Betrag erstatten, wenn er den doppelten Betrag pauschal mit 25 % versteuert.^[1] Vorteil ist, dass insoweit keine Sozialversicherung anfällt.

Übersicht: Verpflegungsmehraufwand

	mehr als 8 und weniger als 24 Stunden	für An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen	Abwesenheit 24 Stunden
Verpflegungspauschalen, die der Arbeitgeber steuerfrei zahlen kann	14 EUR	14 EUR	28 EUR
Verpflegungspauschalen, die der Arbeitgeber mit 25 % pauschal versteuert erstatten kann	14 EUR	14 EUR	28 EUR
maximaler Erstattungsbetrag	28 EUR	28 EUR	56 EUR

Bei der Verdoppelung ist von der Verpflegungspauschale auszugehen, die sich ohne Kürzung für kostenlose Mahlzeiten ergibt. Begründung: In § 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG, der die pauschale Besteuerung regelt, wird nur auf Verpflegungsmehraufwendungen i. S. d. § 9 Abs. 4a Sätze 3-6 EStG Bezug genommen. Die Kürzung ist in § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG geregelt, sodass bei der Verdoppelung ...