Lohn- und Gehaltsabrechnung [Stand 2023]

Arbeitsrecht

1 Verpflichtungen des Arbeitgebers

Die Verpflichtung zur Lohnabrechnung ist eine Nebenpflicht des Arbeitgebers. Bei der Lohnabrechnung wird der erzielte Lohn für den entsprechenden Lohnabrechnungszeitraum ermittelt und die Beiträge zur Sozialversicherung und die Lohnsteuer abgeführt. Die mit der Lohnabrechnung ermittelten Werte sind vom Arbeitgeber in den Unterlagen festzuhalten und den Einzugsstellen mitzuteilen. Den genauen Inhalt der Abrechnung legt § 108 Gewerbeordnung (GewO) fest. Demnach muss die Abrechnung

• in Textform erteilt werden,
• mindestens Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten.

Bei der Zusammensetzung sind insbesondere Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse erforderlich.

Die Verpflichtung zur Abrechnung entfällt, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben.^[1]

[1] § 108 Abs. 2 GewO.

2 Zeitbestimmte oder leistungsabhängige Vergütung

Bei zeitbestimmter Entlohnung sind die geleisteten Arbeitszeiten und der zugrunde gelegte Bruttoarbeitslohn aufzuführen und nach Abzug der Steuern und Sozialabgaben der Nettolohn auszuweisen. Bei einer leistungsabhängigen Vergütung hat der Arbeitnehmer in analoger Anwendung der Regelungen des Handelsvertreterrechts^[1] Anspruch auf eine prüffähige Abrechnung.

[1] §§ 65 ff. HGB.

3 Entgeltbescheinigung

Wird die Entgeltabrechnung zum Zweck der Sozialversicherung ausgestellt, so spricht man von einer Entgeltbescheinigung. Inhalt und Verfahren einer solchen Entgeltbescheinigung sind in der Entgeltbescheinigungsverordnung geregelt. Sie hat eine "normierte Entgeltbescheinigung" zum Ziel.

Entgelt

1 Grundlagen der Lohnbesteuerung

1.1 Lohnsteuer als Vorauszahlung der Einkommensteuer

Bei der Lohnsteuer handelt es sich nicht um eine eigene Steuerart, sondern um eine besondere Erhebungsform der Einkommensteuer (sog. Quellensteuer). D. h., die Steuer wird bereits an der Quelle – dem Arbeitslohn – erhoben. Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, bei jeder Lohn- und Gehaltsabrechnung Lohnsteuer zu berechnen, abzuziehen und an das für ihn zuständige Betriebsstättenfinanzamt zu überweisen. Die Lohnsteuer wird nur für Arbeitnehmer erhoben und hat die Wirkung einer Einkommensteuervorauszahlung.

1.2 Persönliche Steuerpflicht

Die persönliche Steuerpflicht ergibt sich aus den §§ 1 und 1a EStG und betrifft den Arbeitnehmer als natürliche Person. Grundsätzlich ist also bei allen Arbeitnehmern Lohnsteuer zu erheben. Diese kann ggf. 0 EUR betragen oder auch pauschal erhoben und vom Arbeitgeber getragen werden.

Arbeitnehmer können unbeschränkt oder beschränkt steuerpflichtig sein. Unbeschränkt Steuerpflichtige haben ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland. Diese Arbeitnehmer müssen ihrem Arbeitgeber ihre steuerliche Identifikationsnummer (IdNr) zum Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) vorlegen. Beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer, die ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt nicht im Inland haben, wurden ab 1.1.2020 auch in das ELStAM-Verfahren einbezogen; nur in Ausnahmefällen erhalten sie auf Antrag eine besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug, welche vom Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers ausgestellt wird.^[2]

[1]

[2]

S. Antrag auf Ausstellung einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug.

1.3 Sachliche Steuerpflicht

Die sachliche Steuerpflicht ergibt sich aus § 2 Abs. 1 Nr. 4 EStG und betrifft die Einnahmen des Arbeitnehmers in Form des Arbeitslohns. Arbeitslohn wird definiert in § 2 LStDV. Arbeitslohn kann steuerpflichtig oder steuerfrei sein. Steuerpflichtiger Arbeitslohn wiederum kann individuell nach den ELStAM oder pauschal versteuert werden; das ist jeweils gesondert zu prüfen. Vorrangig ist immer die individuelle Besteuerung nach den Lohnsteuerabzugsmerkmalen.

[1]

[2]

1.4 Lohnsteuerabzugsmerkmale

Die Lohnsteuerabzugsmerkmale werden in einer zentralen Datenbank beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) eingepflegt und gespeichert. Der Arbeitgeber ruft diese Daten elektronisch aus dieser Datenbank ab. Der Arbeitnehmer muss beim Arbeitgeber seine steuerliche Identifikationsnummer und sein Geburtsdatum angeben, damit der Arbeitgeber diesen Abruf vornehmen kann. Zurückgemeldet werden die "ELStAM" des Arbeitnehmers, die sog. elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale. Diese beinhalten:

• die Lohnsteuerklasse,
• ggf. den Faktor bei Steuerklasse IV,
• ggf. die Zahl der Kinderfreibeträge,
• ggf. die Kirchensteuerabzugsmerkmale,
• ggf. den vom Arbeitgeber abzuziehenden Freibetrag^[2] oder
• ggf. den vom Arbeitgeber zu berücksichtigenden Hinzurechnungsbetrag.

Wenn der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber seine steuerliche Id-Nummer nicht mitteilt, kann der Arbeitgeber die ELStAM nicht abrufen. In diesen Fällen muss der Arbeitgeber die Steuerklasse VI anwenden.

[1]

[2]

S. Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren.

1.5 Solidaritätszuschlag

Das Solidaritätszuschlaggesetz verpflichtet den Arbeitgeber, bei jeder Lohnzahlung neben der Lohnsteuer den Solidaritätszuschlag zu erheben, einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen. Der Solidaritätszuschlag beträgt grundsätzlich 5,5 % der Lohnsteuer. Seit dem Jahr 2021 ist der Solidaritätszuschlag jedoch für ca. 90 % der Steuerpflichtigen entfallen. Die sog. Nullzone, in...