Verfahren und Übergangsregelung bei der ELStAM-Einführung

Zum 1.1.2013 soll bundesweit der Umstieg von Papierlohnsteuerkarten auf das elektronische Verfahren ELStAM (ElektronischenLohnSteuerAbzugsMerkmalen), der sog. elektronischen Lohnsteuerkarte, beginnen. Die elektronische Lohnsteuerkarte soll im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder für Lohnzahlungszeiträume ab 2013 den Arbeitgebern zur Verfügung gestellt werden.

Damit Arbeitgeber, die ihre Mitarbeiter vorschüssig bezahlen, rechtzeitig auf die elektronische Lohnsteuerkarte zugreifen können, soll auf die elektronische Lohnsteuerkarte nach dem jetzt veröffentlichten Schreiben bereits zum 1.11.2012 zugegriffen werden können. Neben den Erläuterung zum elektronischen Verfahren wird in dem BMF-Schreiben auch ausführlich beschrieben, welche Bescheinigungen für die Lohnbesteuerung maßgebend sind, solange noch die Papierlohnsteuerkarten während der Übergangzeit, also für Lohnzahlungszeiträume 2013, genutzt werden.

Elektronische Lohnsteuerkarte (ELStAM) – was bedeutet das?

In den von der Finanzverwaltung bereitgestellten ELStAM können sämtliche für die Lohnbesteuerung erforderlichen Daten, etwa die Lohnsteuerklasse, etwaige Freibeträge oder Kirchenmitgliedschaft des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber elektronisch abgerufen werden. Die elektronische Lohnsteuerkarte ersetzt damit in der Regel vollständig das bislang praktizierte Papierverfahren. Mit der Einführung von ELStAM, also der elektronischen Lohnsteuerkarte, wird der zweite Schritt in Richtung elektronischen Lohnsteuer-Verfahren vollzogen. Bereits seit 2005 sind die einen Arbeitnehmer betreffenden Jahresinformationen (Jahreslöhne, - Steuern, - Abgaben), die bis dahin vom Arbeitgeber auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte einzutragen waren, vom Arbeitgeber dem Finanzamt elektronisch zu melden. Seitdem ist es nicht mehr erforderlich, diese Informationen auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte zu vermerken, Arbeitnehmer müssen bei ihrer Einkommensteuerveranlagung diese nicht mehr dem Finanzamt vorlegen. Durch die Einführung von ELStAM wird nunmehr auch die Vorderseite der Lohnsteuerkarte entbehrlich. Arbeitgeber erhalten die dort bisher enthaltenen Informationen zukünftig auf elektronischem Wege.

Übergangsregelungen zur Einführung ELStAM im Überblick

• ELStAM erstmalig für Lohnzahlungszeiträume ab 2013 möglich, Zugriff auf ELStAM ab 1.11.2012.
• Papierverfahren kann bis zum vorletzten Lohnzahlungszeitraum 2013 angewendet werden, spätestens für letzten Lohnzahlungszeitraum 2013 ist auf elektronische Verfahren umzustellen. Ausnahme: Arbeitgeber entscheidet sich bis zum letzten Lohnzahlungszeitraum des Jahres 2013 für Testphase bis zu sechs Monate, dann kann auch noch 2014 bis zum Ablauf Testphase Papierverfahren angewendet werden.

• Grundsätzlich keine Rückkehr zum Papierverfahren nach Umstellung auf elektronisches Verfahren. Ausnahmsweise Rückkehr zum Papierverfahren möglich, wenn bei erstmaligem Abruf der elektronischen Daten technische Schwierigkeiten auftreten (nicht aber, wenn technische Schwierigkeiten bei späteren Abrufen auftreten)

Umstellung für Lohnzahlungszeiträume des Jahres 2013

Für einen Übergangszeitraum von einem Jahr besteht für Arbeitgeber die Möglichkeit, sich an das neue – elektronische – Verfahren zu gewöhnen. Wann der Arbeitgeber im Jahr 2013 auf das neue Verfahren zugreift, kann grundsätzlich frei entschieden werden. Erstmalig verwendet werden kann die elektronische Lohnsteuerkarte für den ersten Lohnsteuerzahlungszeitraum des Jahres 2013, die Umstellung muss spätestens mit dem letzten im Kalenderjahr 2013 endenden Lohnzahlungszeitraum erfolgen.

Achtung: Hat der Arbeitgeber sich einmal für die Nutzung der elektronischen Lohnsteuerkarte entschieden, und hat die dort hinterlegten Merkmale tatsächlich auch für die Lohnsteueranmeldung genutzt, gibt es grundsätzlich kein Zurück mehr. D.h., der Arbeitgeber kann sich zwar im Laufe des Jahres 2013 entscheiden, ab welchen Lohnzahlungszeitraum des Jahres 2013 er sich für das elektronische Verfahren entscheidet; legt er die in ELStAM hinterlegten Daten der Gehaltsberechnung zugrunde, darf er in späteren Lohnzahlungszeiträumen grundsätzlich nicht mehr die durch Papierform niedergelegten Lohnsteuerabzugsmerkmale der Lohnabrechnung zugrundelegen.

Das gilt auch, wenn es in späteren Lohnzahlungszeiträumen zu technischen Schwierigkeiten kommt. Die Nutzung der in Papierform vorgelegten Daten ist dann endgültig ausgeschlossen. Bei technischen Schwierigkeiten gilt § 39 c EStG, der den Fall der Einbehaltung der Lohnsteuer ohne Zugriff auf Lohnsteuerabzugsmerkmale regelt. Kann der Arbeitgeber die elektronisch niedergelegten Lohnsteuerabzugsmerkmale aufgrund technischer Störungen nicht abrufen, obwohl er diese bereits in vorgehenden Lohnzahlungszeiträumen verwendet hat, hat der Arbeitgeber die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale der Lohnbesteuerung zugrundzulegen, vgl. § 39 c Abs. 1 Satz 2 EStG. Dies darf er aber längstens für einen Zeitraum von drei Monaten, nach Ablauf von drei Monaten ist die Besteuerung auf Basis der Steuerklasse VI vorzunehmen. Stellt sich nach Wegfall der technischen Schwierigkeiten heraus, dass die verwendeten Abzugsmerkmale so nicht elektronisch gespeichert waren, ist eine Korrektur vorzunehmen.

Umstellung ist für alle Arbeitnehmer gleichzeitig durchzuführen

Die Umstellung auf das elektronische Verfahren ist grundsätzlich für alle Mitarbeiter zeitgleich durchzuführen. Zur Erleichterung der Umstellung hat die Finanzverwaltung aber keine Bedenken, wenn Umstellung stufenweise erfolgt; in diesem Fall sind sowohl die Regelungen für das Papierverfahren als auch für das ELStAM Verfahren zu beachten, vgl. III 4 des BMF-Schreibens.

Rückkehr bei technischen Schwierigkeiten

Scheitert der erstmalige Abruf von ELStAM während des Einführungszeitraums aufgrund technischer Probleme, darf der Arbeitgeber weiterhin das Papierverfahren und die Regelung des § 52 b EStG (Übergangsregelungen bis zur Anwendung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale) anwenden. Allerdings gilt dies nur bis zum vorletzten Lohnzahlungszeitraum des Jahres 2013, da mit Ablauf des Jahres 2013 der Einführungszeitraum endet.

Da technische Schwierigkeiten nie ganz auszuschließen sind, sollten Arbeitgeber mit dem erstmaligen Abruf von ELStAM nicht bis zum letzten Lohnzahlungszeitraum des Jahres 2013 warten, sondern den Abruf zu einem früheren Zeitraum ausprobieren. Von dem Sonderfall abgesehen, dass ab 2014 keine Mitarbeiter mehr beschäftigt werden; müssen Arbeitgeber in der Regel spätestens mit dem letzten Lohnzahlungszeitraum 2013 das elektronische Verfahren anwenden. Da schadet es auch nicht, wenn bereits zu einem früheren Zeitpunkt das neue Verfahren angewendet wird. 

Verzicht auf sofortige Anwendung

Die Verwaltung schlägt vor, auf die Möglichkeit der sofortigen Anwendung von ELStAM abgerufenen Daten einmalig für eine bis zu 6 Monaten andauernden Frist zu verzichten. Ziel dieser Ausnahme ist es, dem Arbeitgeber die Möglichkeit zu geben, die Funktionsfähigkeit des von ihm eingesetzten Lohnabrechnungsprogramms zu testen und abzusichern. Außerdem kann er vor erstmaliger Verwendung der in ELStAM hinterlegten Daten seine Mitarbeiter über die dort gespeicherten Daten informieren.

Diese Möglichkeit muss noch parlamentarisch beschlossen werden. Zur Anwendung dieses Verzichts müssen folgende Voraussetzungen vorliegen:

• der Abruf der ELStAM zu Testzwecken muss erstmalig für einen Lohnzahlungszeitraum in 2013 erfolgen, die dann anlaufende 6-Monats-Frist darf auch in das Jahr 2014 reichen.

• Der Arbeitnehmer muss zustimmen; dabei betont die Finanzverwaltung, dass der Arbeitgeber nicht verpflichtet ist, solch eine betriebsinterne Abstimmung lohnsteuerlich zu dokumentieren; Aufzeichnungen darüber im Lohnkonto sind nicht erforderlich.

Härtefallregelungen

Anträge auf Nichtteilnahme am ELStAM-Verfahren sind zulässig, können aber frühestens mit Wirkung ab dem letzten Lohnzahlungszeitraum 2013 gestellt werden, weil bis zum diesem Zeitpunkt ohnehin die Nutzung des Papierverfahrens zulässig ist. Nach § 39 e Abs. 7 EStG ist dem Antrag vor allem bei Arbeitgebern ohne maschinelle Abrechnung stattzugeben, die Minijobber im Privathaushalt beschäftigen.

Papierverfahren im Einführungsverfahren

Solange der Arbeitgeber das ELStAM-Verfahren noch nicht eingeführt hat, sind dem Lohnabzug grundsätzlich die in der Lohnsteuerkarte 2010 oder die in Ersatzbescheinigungen 2011, 2012, 2013 maßgebend. Gelten für den Arbeitnehmer davon abweichende Regelungen, können diese auch durch andere amtliche Schreiben nachgewiesen werden, vgl. dazu ausführlich III Ziff. 1 des Schreibens.

Sollen die in der Lohnsteuerkarte 2010 enthaltenen Merkmale für Lohnzahlungszeiträume 2013 verwendet werden, muss der Mitarbeiter schriftlich die Richtigkeit der Merkmale bestätigen; diese Bestätigung ist als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen.

In 2013 neu beginnende Ausbildungsverhältnisse

Für ledige Arbeitnehmer, die unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind und in 2013 ein Ausbildungsverhältnis als erstes Dienstverhältnis beginnen, kann auf die Ausstellung einer Lohnsteuerkarte bzw. Ersatzbescheinigung 2013 verzichtet werden. Die Lohnsteuer ist dann nach Lohnsteuerklasse I zu erheben. Dazu benötigt der Arbeitgeber vom Auszubildenden folgende Angaben:

• Identifikationsnummer des Auszubildenden

• Geburtsdatum

• Konfession

• Bestätigung, dass Ausbildungsverhältnis erstes Dienstverhältnis darstellt.

Hat das Ausbildungsverhältnis bereits 2011 oder 2012 begonnen und liegen die Daten vor, benötigt der Arbeitgeber lediglich die Bestätigung des Auszubildenden, dass es sich weiterhin um das erste Dienstverhältnis handelt.

Papierbescheinigungen bei Vollsperrung von ELStAM

Nicht auszuschließen ist es, dass die In ELStAM bereitgestellten Daten fehlerhaft sind. Handelt es sich um fehlerhafte Daten, die das Finanzamt selbst nicht ändern kann, weil es sich um in der ELStAM Datenbank gespeicherten Meldedaten handelt, kann es zu einer sog. Vollsperrung von ELStAM kommen. In diesem Fall sind die Lohnsteuermerkmale anhand der Papierbescheinigungen, insbesondere der Besonderen Bescheinigung für den Lohnabzug in Verbindung mit der Lohnsteuerkarte 2010 oder den Ersatzbescheinigungen 2011, 2012, 2013 zu ermitteln, vgl. ausführlich III Ziff. 2 des BMF-Schreibens.

Falsche Daten wegen vom Finanzamt zu bildenden Merkmalen

Merkmale, z.B. Bildung von Freibeträgen, Steuerklassenkombinationen von Eheleuten, Beantragung von Steuerklasse II, die vom Finanzamt in ELStAM einzugeben sind, können vom Finanzamt ohne sog. Vollsperrung geändert werden. Sind diese fehlerhaft, kann der Arbeitgeber grundsätzlich die in den Papierbescheinigungen genannten Merkmale dem Lohnabzug zugrundelegen, es sei denn die Korrektur des Fehlers erfolgt bereits vor dem erstmaligen Abruf von ELStAM, vgl. ausführlich III Ziff.3 in Verbindung mit III Ziff. 1 des BMF-Schreibens.

Was müssen Arbeitgeber bei der Umstellung auf das ELStAM-Verfahrenbeachten?

Der Arbeitgeber muss zunächst den Arbeitnehmer in der ELStAM-Datenbank anmelden. Dabei muss er auch angeben, ob es sich bei dem Arbeitsverhältnis um ein erstes oder ein weiteres Dienstverhältnis des Arbeitnehmers handelt. Als erstes Arbeitsverhältnis darf er das Arbeitsverhältnis nur anmelden, wenn die Papierbescheinigungen (etwa Lohnsteuerkarte 2010, Ersatzbescheinigungen 2011, 2012, 2013) die Steuerklassen I-V ausweisen, vgl. III 4 des BMF Schreibens.

Ist der Mitarbeiter angemeldet, können die in ELStAM gespeicherten Daten angewendet werden. Diese Daten sind grundsätzlich für die nächste auf den Abrufzeitpunkt folgende Lohnabrechnung anzuwenden und im Lohnkonto aufzuzeichnen. Weichen die erstmals aufgerufene ELStAM von den Daten in den Papierbescheinigungen ab, muss der Arbeitgeber dies weder korrigieren noch der Finanzverwaltung anzeigen, vgl. III Ziff. 6 des Schreibens.

Hintergrund dieser Regelung ist, dass der Arbeitgeber grundsätzlich den in den Papierbescheinigungen enthaltenen Dateien vertrauen darf, solange der das Papierverfahren anwendet. Unterlässt beispielsweise ein Arbeitnehmer, der in Steuerklasse III eingereiht ist, die Eintragung der Steuerklasse I, in die er aufgrund einer dauernden Trennung einzureihen wäre, ist die in der Papierbescheinigung enthaltene Steuerklasse objektiv falsch. Allerdings ist es nicht Sache des Arbeitgebers, die zu prüfen und für eine Korrektur zu sorgen.

Papierbescheinigungen auch noch 2013 erforderlich

Die vorgenannten Ausführungen zeigen, dass auch in 2013 wegen der Einstufung in erstes oder weiteres Arbeitsverhältnis die Papierbescheinigungen für die ordnungsgemäße Lohnbesteuerung notwendig sind. Deshalb müssen diese Dokumente auch im Jahr 2013 vom Arbeitnehmer vorgelegt werden, und vom Arbeitgeber aufbewahrt werden. Der Arbeitnehmer kann diese heraus verlangen, wenn er sie für eine Änderung der Eintragung benötigt.

Die Lohnsteuerkarte 2010 und anderen Papierbescheinigung dürfen erst nach Ablauf des Kalenderjahres 2014, also frühestens 2015, vernichtet werden.

Die Umstellung auf die erstmalige Anwendung von ELStAM soll der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zeitnah mitteilen, das Betriebsstättenfinanzamt braucht hingegen nicht informiert werden.

Entwurf des BMF-Schreibens zum erstmaligen Abruf der elektronischen Lohnsteuerkarte