Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Arbeitszimmer / V. Erstattung von Aufwendungen durch den Arbeitgeber

Rz. 80

Stand: EL 135 – ET: 08/2023

Erstattet ein ArbG einem ArbN die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer einschließlich der Ausstattung, so handelt es sich idR um Ersatz von > Werbungskosten – auch soweit diese einem Abzugsverbot unterliegen – und deshalb um stpfl > Arbeitslohn (vgl BFH/NV 2006, 1810). Das gilt auch, wenn der ArbN arbeitsvertraglich verpflichtet ist, bestimmte Aufgaben im häuslichen Arbeitszimmer zu erledigen, zB bei > Tele[heim]arbeit.

Beispiel (nach OFD Münster vom 27.02.2008, DB 2008, 729):

Eine Versicherung bietet ihren ArbN zur Kostensenkung an, die im Rahmen des Arbeitsvertrags zu leistenden Arbeiten teilweise im häuslichen Arbeitszimmer zu verrichten (außerbetrieblicher Arbeitsplatz). Für die Bereitstellung des Raums wird den ArbN aufgrund einer Betriebsvereinbarung eine Aufwandspauschale von monatlich 30 EUR gezahlt.

Ob die Vergütung dem Arbeitslohn oder den Einkünften aus VuV zuzuordnen ist, bestimmt sich danach, in wessen vorrangigem Interesse das häusliche Büro genutzt wird (> Rz 81). Weil hier ein mehr als geringes Interesse des ArbN nicht zu verkennen ist (> Rz 80/1), überwiegt das betriebliche Interesse des ArbG nicht. Um das Nutzungsentgelt den Einkünften aus § 21 EStG zuordnen zu können, muss ein ergänzendes Rechtsverhältnis (Mietvertrag) neben dem Dienstverhältnis vereinbart sein (> Rz 81).

Rz. 80/1

Stand: EL 135 – ET: 08/2023

In engen Grenzen, besonders bei den Betriebskosten, kann nach § 3 Nr 12 Satz 2 EStG (vgl BFH 216, 163 = BStBl 2007 II, 308) eine > Aufwandsentschädigungen (> Rz 84) oder nach § 3 Nr 50 EStG steuerfreier > Auslagenersatz gegeben sein. § 3 Nr 50 EStG setzt aber voraus, dass die Ausgaben ausschließlich oder zumindest weit überwiegend durch die Belange des ArbG bedingt, von ihm veranlasst oder gebilligt sind (vgl BFH/NV 2006, 1810 mwN; ergänzend BAG vom 12.04.2011 – 9 AZR 14/10, DStR 2011, 1865). Zu einer Regelung für Heimarbeiter > R 9.13 Abs 2 LStR; ergänzend > Hausgewerbetreibende; zum Auslagenersatz bei Telefonkosten > R 3.50 Abs 2 LStR sowie > Telekommunikationskosten Rz 15 ff. Arbeitslohn wird auch nicht durch ein ganz überwiegendes betriebliches Interesse des ArbG ausgeschlossen. Sein Interesse überwiegt das des ArbN eindeutig nicht, für den die Arbeit in der eigenen Wohnung nicht nur finanzielle, sondern auch soziale Vorteile bietet. Die Ausstattung des Arbeitszimmers mit ArbG-eigenen > Arbeitsmittel führt aber nicht zu > Arbeitslohn; bei > Computer, Notebook, Tablet, Smartphone etc und (anderen) Telekommunikationsgeräten sowie bei Zubehör und Software kommt die Steuerbefreiung nach § 3 Nr 45 EStG in Betracht (> Telekommunikationskosten Rz 5 ff).

Rz. 81

Stand: EL 135 – ET: 08/2023

Mietet der ArbG einen vom Wohnbereich des ArbN eindeutig zu trennenden Raum vom ArbN an (> Rz 80 Beispiel) und trägt er folgerichtig die darauf entfallenden Kosten selbst, so ist die Miete kein Arbeitslohn, sondern führt zu Einkünften aus Vermietung und Verpachtung, wenn die Nutzung des Raumes im vorrangigen Interesse des ArbG liegt (zu Einzelheiten > Arbeitslohn Rz 141 ff). Ergänzend gilt: Auch ohne formellen Mietvertrag können die Vergütungen für den Raum in der ArbN-Wohnung auf einer neben dem Dienstverhältnis bestehenden Rechtsbeziehung beruhen, wenn das überwiegende Interesse des ArbG objektiv nachvollziehbar über die Entlohnung des ArbN hinausgeht (BFH/NV 2006, 1076 mwN). Eine solche Sonder-Rechtsbeziehung über die entgeltliche Überlassung der Räumlichkeiten (Mietvertrag) neben dem Arbeitsvertrag ist Voraussetzung für die Zuordnung der Vergütung zur Einkunftsart VuV.

Ein solcher Mietvertrag wird steuerlich auch dann anerkannt, wenn der ArbG diesen Raum (nur) einem bestimmten ArbN als Büro zur Verfügung stellt (vgl BFH 199, 322 = BStBl 2002 II, 829; BFH 207, 457 = BStBl 2006 II, 10); das gilt besonders, wenn der ArbG gleichlautende Mietverträge auch mit fremden Dritten abschließt (BFH/NV 2002, 85; BFH 197, 98 = BStBl 2002 II, 300) oder Versuche des ArbG, geeignete Räume von fremden Dritten anzumieten, erfolglos geblieben sind. Ausdrückliche schriftliche Vereinbarungen über die Bedingungen der Nutzung des Raumes können die > Glaubhaftmachung des vorrangig betrieblichen Interesses des ArbG erleichtern. Das gilt besonders, wenn dem ArbN im Betrieb des ArbG ein Arbeitsplatz zur Verfügung steht, sodass angenommen werden könnte, die Nutzung des häuslichen Arbeitszimmers werde vom ArbG lediglich gestattet oder geduldet.

Rz. 81/1

Stand: EL 135 – ET: 08/2023

Ist der vermietete Raum als Büro des ArbG zu qualifizieren, sind die diesbezüglichen Leistungen des ArbG an den ArbN grundsätzlich > Einkünfte aus VuV. Es ist allerdings stets zu prüfen, ob der ArbN beabsichtigt, auf die voraussichtliche Dauer der Nutzung einen Überschuss der > Einnahmen über die > Werbungskosten zu erzielen (BFH 261, 400 = BStBl 2019 II, 219). Führt eine Überschussprognose zu dem Ergebnis, dass keine Einkünfteerzielungsabsicht besteht, handelt es sich um einen steuerlich unbeachtlichen Vorgang. Die Zahlun...