Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Auslagenersatz / B. Formen und Nachweis des Auslagenersatzes

I. Einzelnachweis

Rz. 16

Stand: EL 130 – ET: 05/2022

Die Steuerfreiheit nach § 3 Nr 50 EStG setzt grundsätzlich voraus, dass der ArbN über die Ausgaben einzeln abrechnet. Zu Ausnahmen > Rz 17ff. Durchlaufende Gelder oder Auslagenersatz werden immer zusätzlich gezahlt, weil sie nicht zum Arbeitslohn gehören. Sie können deshalb auch keinen anderen Arbeitslohn ersetzen (> R 3.50 Abs 1 Satz 4 LStR). Eine > Gehaltsumwandlung kommt bei einzeln nachgewiesenen Beträgen nicht in Betracht (anders > Rz 18/1 aE).

II. Pauschaler Auslagenersatz

Rz. 17

Stand: EL 130 – ET: 05/2022

Pauschaler Auslagenersatz führt regelmäßig zu stpfl Arbeitslohn (> R 3.50 Abs 2 Satz 1 LStR). Als Ausnahme kann der ArbG Auslagen steuerfrei ersetzen, wenn die pauschal gezahlten Beträge auf Umständen beruhen, die nicht vom Ermessen des ArbN abhängen, die zweckentsprechende Verwendung sichergestellt ist und es sich um kleine Beträge handelt, die erfahrungsgemäß den tatsächlichen Aufwand im Durchschnitt nicht übersteigen (BFH 178, 350 = BStBl 1995 II, 906; BFH 196, 165 = BStBl 2001 II, 844). Die Pauschale muss den tatsächlichen Aufwendungen im Großen und Ganzen entsprechen (H 3.50 LStH; vgl BFH/NV 2011, 1003).

Rz. 18

Stand: EL 130 – ET: 05/2022

Vereinfachungsmöglichkeit: Der ArbG kann bei regelmäßig wiederkehrenden Aufwendungen pauschalen Auslagenersatz steuerfrei lassen, wenn er die folgenden Voraussetzungen beachtet: Die für einen Auslagenersatz in Betracht kommenden tatsächlich entstandenen Aufwendungen werden für einen Zeitraum von drei Monaten, die für den Anfall entsprechender Auslagen repräsentativ sind, im Einzelnen anhand von (Fremd- und Eigen-)Belegen aufgezeichnet (> R 3.50 Abs 2 Satz 2 LStR). Das schließt auch Aufwendungen für Telefon und Internet ein (> R 3.50 Abs 2 Satz 3–5 LStR; zu Einzelheiten > Telekommunikationskosten Rz 15ff). Eigenbelege sind zulässig (EFG 1967, 618). Die dazu ggf vom ArbN erstellten Aufzeichnungen und dazugehörigen Belege nimmt der ArbG zum > Lohnkonto. Grundsätzlich reicht dem FA eine bloße > Glaubhaftmachung für die Rückwärtsbetrachtung nicht aus; diese Form des Nachweises lässt es nur für die Zukunft gelten. Einer Einschaltung des FA bedarf es dazu nicht; den Entscheidungen des ArbG geht es aber bei der Außenprüfung nach (> Rz 19). Den pauschalen Auslagenersatz kann der ArbG solange steuerfrei auszahlen, bis sich die Verhältnisse gegenüber dem repräsentativen Zeitraum wesentlich verändern, zB im Zusammenhang mit einer Änderung der Berufstätigkeit (> R 3.50 Abs 2 Satz 6 und 7 LStR). Das bedingt eine periodische Überprüfung durch den Betrieb. Soweit bestimmte Kostenarten als Auslagen pauschal ersetzt werden, kann der ArbN nicht zusätzlich Aufwendungen der gleichen Art als WK abziehen. Es gelten die gleichen Grundsätze wie bei > Aufwandsentschädigungen Rz 55ff. Zu einem Beispiel > Rz 20 Erziehungshilfe.

Rz. 18/1

Stand: EL 130 – ET: 05/2022

Ob pauschaler Auslagenersatz – anders als beim Einzelnachweis (> Rz 16) – auch eine > Gehaltsumwandlung ermöglicht, wird bejaht, wenn der repräsentative Nachweis (> Rz 18) bereits vor der Änderung des Arbeitsvertrags geführt worden ist (vgl Seifert, DStZ 2015, 199; Schönfeld/Plenker, Lexikon für das Lohnbüro, Stichwort Auslagenersatz). Dem kann uE nicht gefolgt werden. Repräsentativ nachgewiesene Auslagen verändern nämlich uE nicht deshalb ihren Charakter, weil sie pauschaliert werden (> Rz 3). Arbeitslohn ist hingegen der pauschalierte ‚Auslagenersatz’, der steuerpflichtig ist, weil er nicht die Verhältnisse des Einzelfalls repräsentativ widerspiegelt (vgl BFH 203, 459 = BStBl 2004 II, 129).

III. Prüfung

Rz. 19

Stand: EL 130 – ET: 05/2022

Das FA ermittelt im Rahmen einer > Außenprüfung, ob mit den Zuwendungen, die der ArbN erhält, wirklich nur Auslagen ersetzt werden. Der ArbN und der ArbG haben das FA dabei im Rahmen des Zumutbaren zu unterstützen (§§ 90, 93 AO). Soweit die Beteiligten nicht zB anhand repräsentativer Erhebungen dartun, dass einer Zuwendung wirklich Ausgaben gegenüberstehen, ist die Zuwendung Arbeitslohn (BFH 178, 350 = BStBl 1995 II, 906). Bei der Prüfung ist allerdings auch der allgemeinen Lebenserfahrung Rechnung zu tragen; die Ansprüche an den Nachweis dürfen nicht überspannt werden.