Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Auslagenersatz

Zusammenfassung

Auf einen Blick:

Auslagenersatz ist steuerfrei (§ 3 Nr 50 EStG); er ist von dem grundsätzlich nicht steuerbefreiten Aufwendungsersatz (vgl § 670 BGB) und vom Werbungskostenersatz zu unterscheiden.

A. Grundsätzliches

I. Regelungsgehalt von § 3 Nr 50 EStG

1. Norminhalt

Rz. 1

Stand: EL 130 – ET: 05/2022

§ 3 Nr 50 EStG regelt ein allgemein geltendes Prinzip nur für einen Hauptanwendungsfall, nämlich die im Rahmen eines steuerlichen Dienstverhältnisses ersetzten ‚Auslagen’. § 3 Nr 50 EStG geht damit zurück auf den in den §§ 669, 670 BGB zum Ausdruck kommenden allgemeinen Rechtsgedanken, dass derjenige, der einen anderen mit der Wahrnehmung einer Angelegenheit beauftragt (Auftraggeber), diesem anderen, der im fremden Interesse tätig wird (Auftragnehmer), die entstehenden Aufwendungen zu ersetzen hat. Arbeitsrechtlich ist der ArbG idR gehalten, die für die Durchführung der dienstlichen Aufgaben notwendigen Ausgaben im Verhältnis zu seinem ArbN zu tragen.

Rz. 2

Stand: EL 130 – ET: 05/2022

§ 3 Nr 50 EStG gilt aber nicht für den Ersatz von Aufwendungen für den ArbG allgemein, sondern begrenzt die Steuerfreiheit auf die ‚Auslagen’ und ‚durchlaufende Beträge’ (zur Abgrenzung > Rz 5): Beträge, durch die Auslagen des ArbN für den ArbG ersetzt werden (Auslagenersatz), sind steuerfrei. Das Gleiche gilt für durchlaufende Gelder; das sind Beträge, die der ArbN vom ArbG erhält, um sie für ihn auszugeben (§ 3 Nr 50 EStG). Diese beiden Zahlungsvorgänge haben keinen Entlohnungscharakter und führen deshalb nicht zu besteuerbaren Einnahmen (vgl BFH 97, 107 = BStBl 1970 II, 69). § 3 Nr 50 EStG hat mithin – soweit sein Anwendungsgebiet reicht – überwiegend deklaratorische Bedeutung. Die Klarstellung im EStG liegt im Interesse des beim LSt-Abzug haftenden ArbG. Im Hinblick auf die Entstehungsgeschichte und den nur rechtserklärenden Charakter der Vorschrift ist § 3 Nr 50 EStG eng auszulegen. Insoweit grenzt die Vorschrift den Begriff des Arbeitslohns aus § 19 EStG ein (> Rz 14).

Rz. 3

Stand: EL 130 – ET: 05/2022

Die Steuerfreiheit nach § 3 Nr 50 EStG setzt grundsätzlich voraus, dass der ArbN über die Ausgaben einzeln abrechnet (zu Einzelheiten > Rz 16). Pauschaler Auslagenersatz führt regelmäßig zu Arbeitslohn (> R 3.50 Abs 2 Satz 1 LStR). Zu Ausnahmen und einer Vereinfachungsmaßnahme > Rz 17, 18.

2. Abgrenzung "Auslagenersatz" vom "Aufwendungs- und Werbungskostenersatz"

Rz. 4

Stand: EL 130 – ET: 05/2022

Steuerrechtlich bedarf es einer Abgrenzung insoweit, als Steuerfreiheit nur gegeben ist, soweit beim ArbN keine besteuerbare Einnahme vorliegt. Im Rahmen eines Dienstverhältnisses muss der beauftragte ArbN die Ausgaben so gut wie ausschließlich für Rechnung des ArbG machen, wobei es unerheblich ist, ob das im Namen des ArbG (offene Stellvertretung) oder im eigenen Namen (verdeckte Stellvertretung) oder als Bote des ArbG geschieht (> R 3.50 Abs 1 Nr 1 LStR; vgl BFH 117, 470 = BStBl 1976 II, 231; von Bornhaupt, StuW 1990, 46 [54]; Küttner/Thomas, Personalbuch Aufwendungsersatz Rz 25: L/B/P/Handzik, zu § 3 EStG Rz 1862). Es kommt also auf das Innenverhältnis an, nicht auf das Auftreten nach außen. Bei einem nicht unerheblichen eigenen Interesse des ArbN in dem Sinne, dass er (zugleich) ein eigenes Geschäft besorgt, ist § 3 Nr 50 EStG nicht anwendbar.

Rz. 5

Stand: EL 130 – ET: 05/2022

Auslagenersatz und durchlaufende Gelder werden wie folgt voneinander unterschieden: Der Auslagenersatz ist Ersatz der in der Vergangenheit gemachten Aufwendungen. Durchlaufende Gelder sind Beträge, die für zukünftige Aufwendungen bestimmt sind (BFH 86, 642 = BStBl 1966 III, 607).

Beispiele:

1.	Der ArbG ersetzt dem ArbN die Gebühren für ein geschäftliches Telefongespräch, das der ArbN für ihn außerhalb des Betriebs führt: Auslagenersatz.
2.	Ein ArbG beauftragt seinen ArbN, bei einem Kundenbesuch dem Kunden ein Geschenk zu machen. Der ArbN kauft das Geschenk, übergibt es dem Kunden und erhält den Kaufpreis vom ArbG gegen Übergabe der Quittung ersetzt. Oder: Der ArbG hat den ArbN nicht beauftragt, er billigt aber die Schenkung und ersetzt den Kaufpreis: Auslagenersatz.
3.	Der ArbG gibt dem ArbN einen bestimmten Betrag, um damit an Mitarbeiter der zu beliefernden Kunden "Ladegeld" für die Mithilfe beim Entladen der auszuliefernden Waren auszuzahlen: Durchlaufende Gelder.

Rz. 6

Stand: EL 130 – ET: 05/2022

Der besonders im Arbeitsrecht gebräuchliche Begriff des Aufwendungsersatzes iSv § 670 BGB ist weitergehend als der Begriff des Auslagenersatzes iSv § 3 Nr 50 EStG. Er schließt Ausgaben ein, die beim ArbN zu WK führen. Der Werbungskostenersatz gehört aber grundsätzlich zum stpfl Arbeitslohn; steuerfrei ist er nur, soweit das gesetzlich zB nach § 3 Nr 13, 16, 30, 31, 32 und Nr 45 EStG zulässig ist. Zu Einzelheiten > Rz 10ff:

Rz. 7

Stand: EL 130 – ET: 05/2022

Besteht arbeitsrechtlich Anspruch auf Aufwendungsersatz, macht der ArbN seinen Anspruch jedoch gegenüber dem ArbG nicht geltend, ist das uE ein Forderungsverzicht. Das führt nicht ohne weiteres zu WK/BA. Es ist vielmehr zu prüfen, ob diesem Verzicht auf Auslagenersatz eine berufliche oder private Veranlassung zugrunde liegt; vgl BFH 171, 275 = BStBl 1993 II, 663.

B...