Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Auslösungen be ... / 2. Gestellung der ...

Rz. 65

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Anstatt dem ArbN seine beruflich veranlassten > Reisekosten zu erstatten, kann der ArbG dem ArbN die Unterkunft sowohl bei einer Auswärtstätigkeit wie auch in den Fällen der doppelten Haushaltsführung als Sachbezug zur Verfügung stellen. Soweit der ArbN die Unterkunft kostenlos oder teilweise unentgeltlich nutzen kann, dürfen ihm steuerfrei keine Übernachtungspauschalen gezahlt werden (> R 9.7 Abs 3 Satz 6 LStR). Zur USt > Rz 12.

Rz. 66

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Der Sachbezug, der dem ArbN mit der Inanspruchnahme der für ihn kostenlosen oder teilunentgeltlichen Unterkunft zufließt, ist steuerfrei. Die Steuerbefreiung als Sachbezug vom ArbG gestellter Verpflegung könnte auf § 3 Nr 16 EStG beruhen (dann allerdings begrenzt auf das ‚Notwendige’), denn Rechtsprechung und FinVerw stellen eine "Vergütung" von Reisekosten usw (vgl § 3 Nr 13 und Nr 16 EStG), die lange Zeit nur als "Zahlung" verstanden wurde, mit dem Sachbezug gleich (> R 3.13 Abs 1 Satz 1 LStR). Der Steuerbefreiung aus § 3 Nr 16 EStG bedarf es jedoch insoweit nicht, weil der Sachbezug nicht zum > Arbeitslohn gehört, also für den ArbN nicht zu den > Einnahmen iSv § 8 Abs 1 EStG zählt (Ausnahme: bei Belohnungsabsicht; siehe > Incentives). Die Gestellung der Unterkunft bei einer Auswärtstätigkeit und in den Fällen der doppelten Haushaltsführung kann im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des ArbG liegen, wenn sie betriebsfunktionalen Zielsetzungen folgt (zum Grundsätzlichen > Arbeitslohn Rz 55 ff, > Sachbezüge Rz 8 ff, 12 ff). Das ist anders als bei Gestellung der Verpflegung (> Rz 40 ff), bei der das Interesse des ArbN an der lebenswichtigen Nahrungsaufnahme nicht vernachlässigt werden kann (Ausnahme > Rz 48).

Rz. 67

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Die Entscheidung des ArbG für den Sachbezug hat beachtliche Vorteile. Das betrifft nicht allein die Beschränkung des Reisekostenersatzes auf das ‚Notwendige’ (> Rz 52, 62), die bei dieser Gestaltung zu vernachlässigen ist. Zum Vorsteuerabzug > Rz 12. Dazu kann der ArbG entweder die Unterkunft selbst auswählen und einen Dritten (das Hotel) mit der Beherbergung des ArbN beauftragen, zB bei > Fortbildungsveranstaltungen Rz 20 ff. Nach heutiger Lage reicht es sogar aus, dass der ArbN seine Unterkunft selbst wählt, mit eigenen Mitteln bezahlt und nur die auf ‚die Firma’ lautende Rechnung dem ArbG vereinbarungsgemäß zur Erstattung vorlegt. Zu den wichtigen Einzelheiten > Sachbezüge Rz 4 ff.

Beispiel 1:

Der ArbG schickt den ArbN zu einem einwöchigen Seminar. Der Veranstalter verlangt neben der Seminargebühr täglich 100 EUR Übernachtungskosten sowie 60 EUR Verpflegungskosten. Der ArbG vereinbart die Teilnahme unmittelbar mit dem Veranstalter und begleicht die Rechnung.

Die Unterbringung ist durch den ArbG veranlasst. Der ArbG muss den geldwerten Vorteil der Unterbringung nicht versteuern.

Beispiel 2:

Wie Beispiel 1; der ArbG hat dem Veranstalter die Seminargebühr überwiesen. Weil es dem ArbN überlassen bleibt, ob er am Ort des Seminars oder zu Hause übernachten will, hat der ArbG ihm die Übernahme der Kosten für Unterbringung zugesagt. Der ArbN zahlt die Kosten der Übernachtung zunächst selbst vor Ort, der Veranstalter stellt ihm dabei eine auf Namen des ArbG lautende Rechnung aus. Später erstattet der ArbG dem ArbN seine Aufwendungen. Die Erstattung bleibt unbesteuert.