Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Auslösungen be ... / B. Auslösungen als Reisekostenvergütungen

I. Grundsätzliches

Rz. 9

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Steuerrechtlich relevante > Reisekosten entstehen bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten (> R 9.4 Abs 1 LStR). Das ist die vorübergehende berufliche Tätigkeit des ArbN außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte (vgl § 9 Abs 4a Satz 2 EStG). Zu Einzelheiten > Reisekosten Rz 20 ff. Zur Bestimmung der > Erste Tätigkeitsstätte Rz 7 ff, siehe dieses Stichwort.

Rz. 10

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Bei einer von vornherein für einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten bemessenen Zuordnung des ArbN zu einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung ist dort von Beginn an eine erste Tätigkeitsstätte anzunehmen (§ 9 Abs 4 Satz 3 EStG; > Erste Tätigkeitsstätte Rz 12 ff). Wird die Zuordnung hingegen mehrmals verlängert und geht der jeweilige Verlängerungszeitraum nicht über 48 Monate hinaus, bleibt es bei einer Auswärtstätigkeit (sog Kettenabordnung; vgl BMF vom 25.11.2020, Rz 19, BStBl 2020 I, 1228, > Rz 1).

Beispiel:

ArbN A mit erster Tätigkeitsstätte in Hamburg wird für 24 Monate der Zweigstelle in Stuttgart zugeordnet.

A ist während der 24 monatigen Einsatzzeit in Stuttgart auswärts tätig.

Abwandlung 1:

Die Zuordnung wird nach 22 Monaten über die 24 Monate hinaus um weitere 36 Monate verlängert.

A wird bis zum Schluss im Rahmen einer Auswärtstätigkeit tätig, da der Zeitraum im Rahmen einer Prognose (ex ante) nach 22 Monaten die 48 Monate nicht überschreitet.

Abwandlung 2:

Die Zuordnung wird bereits nach 6 Monaten über die 24 Monate hinaus um weitere 36 Monate verlängert.

A begründet nach 6 Monaten eine erste Tätigkeitsstätte in Stuttgart, da er im Zeitpunkt der Verlängerung im Rahmen einer Prognose (ex ante) mehr als 48 Monate dort tätig werden soll (18 "Restmonate" der ursprünglich geplanten Einsatzzeit + 26 Monate = 54 Monate > 48 Monate).

Rz. 11

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Während der Auswärtstätigkeit bleiben vom ArbG erstattete > Reisekosten ohne zeitliche Beschränkung im Rahmen von § 3 Nr 16 EStG steuerfrei. Eine Ausnahme gilt aber für den Abzug der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand, der gesetzlich auf die ersten drei Monate der auswärtigen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt ist (§ 9 Abs 4a Sätze 6 und 7 EStG sowie > Rz 35 ff).

Rz. 12

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Zur Umsatz- und Vorsteuer bei Beherbergungsleistungen vgl BMF vom 05.03.2010, BStBl 2010 I, 259. Ein Vorsteuerabzug aus pauschalen Reisekostenerstattungen ist nicht vorgesehen (Wegfall der §§ 36–39a UStDV aF, BGBl 2005 I, 434 und BFH 201, 565 = BStBl 2003 II, 677). Hingegen ist der Vorsteuerabzug aus Reisekosten nach allgemeinen umsatzsteuerrechtlichen Grundsätzen zulässig (§ 15 UStG); dies setzt – außer in Fällen der Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) – voraus, dass der ArbG als Leistungsempfänger genannt wird (§ 15 UStG). Nach § 14 Abs 2 Satz 4 UStG kann die Rechnung im Namen und für Rechnung des Unternehmens durch einen Dritten mit umsatzsteuerlicher Wirkung ausgestellt werden; diese Regelung hat für das Reisekostenrecht bei Abrechnung durch Dritte (zB einen Dienstleister) Bedeutung. Zur Akzeptanz einer Online-Abrechnung vgl Abschn 14.4 UStAE. Zur Vereinfachungsregelung beim Vorsteuerabzug aus Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) und bei Fahrausweisen (§ 34 UStDV) vgl § 35 UStDV.

Zur umsatzsteuerlichen Behandlung der Gestellung freier Verpflegung, freier Unterkunft oder freier Wohnung vom ArbG an den ArbN vgl Abschn 1.8 Abs 9ff UStAE.

Rz. 13

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Steuerfreie Auslösungen unterliegen nicht der Beitragspflicht in der > Sozialversicherung (§ 1 Abs 1 Satz 1 Nr 1 SvEV – > Anh 15), sofern sie zusätzlich zu Löhnen und Gehältern gewährt werden. Beitragsfrei sind aber auch die steuerpflichtigen Teile von Auslösungen, die nach § 40 Abs 1 Satz 1 Nr 1 und § 40 Abs 2 EStG pauschal besteuert werden (§ 1 Abs 1 Satz Nr 1 bis 3 SvEV; zu praktischen Hinweisen > Rz 80 ff).

II. Fahrtkosten

1. Aufwendungen für das Kraftfahrzeug

Rz. 14

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Soweit die Aufwendungen des ArbN Reisekosten sind (> Rz 5 ff), darf sie der ArbG steuerfrei erstatten (§ 3 Nr 16 EStG); dies gilt während der Dauer der Auswärtstätigkeit zeitlich unbegrenzt und ungeachtet einer Mindestentfernung.

Fahrtkosten aus Anlass von Auswärtstätigkeiten, die auf begünstigte Fahrten (> Rz 24 ff) entfallen, darf der ArbG in der Höhe steuerfrei erstatten, die anderenfalls beim ArbN als WK abziehbar wären. Fahrtkosten sind nach § 9 Abs 1 Satz 3 Nr 4a EStG Aufwendungen

•	bei Benutzung eines eigenen PKW, Motorrads usw in Höhe der sog pauschalen Km-Sätze für Reisekosten (§ 9 Abs 1 Satz 3 Nr 4a Satz 2 EStG; > Rz 15–17) oder
•	in tatsächlicher Höhe (§ 9 Abs 1 Satz 3 Nr 4a Satz 1 EStG > Rz 18–21).

Rz. 14/1

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Wird der ArbN bei seiner Auswärtstätigkeit unentgeltlich oder verbilligt durch ein betriebliches Fahrzeug zusammen mit Arbeitskollegen zur auswärtigen Tätigkeitsstätte befördert, entstehen ihm insoweit keine Aufwendungen, wohl aber ein geldwerter Vorteil, der uE nach § 3 Nr 16 EStG steuerfrei ist, weil auch solche Sachleistungen einer "Vergütung" gle...