Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Auslösungen bei privaten Arbeitgebern

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Auf einen Blick:

Dieses Stichwort erläutert die Steuerfreiheit von Arbeitgeber-Erstattungen nach § 3 Nr 16 EStG. Es stellt aus betrieblicher Sicht die lohnsteuerliche Behandlung von Auslösungen bei einer Auswärtstätigkeit und doppelter Haushaltsführung dar.

A. Einführende Hinweise zum Reisekostenrecht

Rz. 1

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Vorbemerkung: Durch das Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts vom 20.02.2013 (BGBl 2013 I, 285 = BStBl 2013 I, 188) ist das steuerliche Reisekostenrecht weitgehend gesetzlich geregelt worden. Dabei hat sich der Gesetzgeber zwar an der vorherigen Rechtsprechung des BFH orientiert, aber zudem versucht, das Regelwerk durch Veränderungen und mögliche Vereinfachungen zugunsten der Praxis zu verbessern. Damit erhoffte sich die Praxis ua eine gewisse Beständigkeit der sich häufig wandelnden höchstrichterlichen Rechtsprechung.

Die FinVerw hat eine ausführliche Verwaltungsanweisung zum Reisekostenrecht veröffentlicht. Die aktuelle Fassung ist das BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl 2020 I, 1228, > Anh 2 Reisekosten (allgemein). Vorherige Versionen waren das (ergänzte) BMF-Schreiben vom 24.10.2014, BStBl 2014 I, 1412 sowie davor die noch vor Inkrafttreten des neuen Reisekostenrechts veröffentlichte Fassung vom 30.09.2013, BStBl 2013 I, 1279.

Rz. 2

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Die heutigen Regelungen gelten grundsätzlich seit dem Kalenderjahr 2014 (vgl § 52 Abs 1 EStG idF des Gesetzes vom 20.02.2013; > Rz 1).

Rz. 3

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

‚Auslösung’ ist ein arbeitsrechtlicher, kein steuerrechtlicher Begriff. Auslösungen werden vom > Arbeitgeber mit dem > Arbeitnehmer über Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder in individuellen Arbeitsverträgen vereinbart. Man bezeichnet als Nah- oder Fernauslösung gewöhnlich pauschale Vergütungen, mit denen private ArbG ihren ArbN die Aufwendungen für Unterkunft und Verpflegung bei auswärtigen Tätigkeiten meist pauschal ersetzen. Daneben erhalten die ArbN im Allgemeinen noch Ersatz ihrer Fahrtkosten, in einigen Bereichen auch Wegezeitvergütungen (> Wegegelder).

Rz. 4

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Auslösungen dürfen nicht mit den arbeitsrechtlich geschuldeten Beträgen steuerfrei ausgezahlt werden, denn Aufwendungsersatz iSv § 670 BGB, den ein ArbG in Form von Auslösungen nach arbeitsrechtlichen Grundsätzen leistet, ist nicht ohne Weiteres steuerfrei (zu Einzelheiten > Auslagenersatz Rz 1, 10–15; ergänzend > Arbeitslohn Rz 36–36/5). Das gilt zB, wenn tarifvertraglich Fernauslösungen auch für arbeitsfreie Tage gezahlt werden (vgl BAG vom 28.06.1989 – 4 AZR 226/89, DB 1990, 51; vom 23.10.1991 – 4 AZR 139/91, DB 1992, 999). Das Steuerrecht regelt den Umfang der steuerfrei bleibenden Beträge eigenständig.

Beispiel:

ArbN A ist auf Außenmontage in etwa 90 km Entfernung von seiner Wohnung eingesetzt. Nach dem Tarifvertrag erhält A Fernauslösung, die die Übernachtung an der Montagestelle unterstellt, weil die tägliche Heimkehr bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel nicht zumutbar ist. Aufgrund der günstigen Autobahnanbindung fährt A stattdessen mit dem eigenen PKW täglich nach Hause. Auch wenn der Tarifvertrag für diesen Sachverhalt Fernauslösung vorsieht, folgt das Steuerrecht dem tatsächlichen Ablauf des Geschehens und geht von einer Berücksichtigung der Aufwendungen für die tägliche Heimfahrt aus (> Rz 14 ff). Will der ArbG die Möglichkeit nutzen, einen Teil der Fernauslösung steuerfrei auszuzahlen, muss er die unterschiedlichen Sachverhalte (ua zurückgelegte Fahrleistung des A) entsprechend dokumentieren.

Rz. 4/1

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Für das Steuerrecht bedarf es einer eigenständigen Regelung, weil es anderen Vorgaben folgt als das Arbeitsrecht. Zudem sind arbeitsrechtliche Regelungen vielfältig ausgestaltet, während steuerrechtlich eine Gleichbehandlung vergleichbarer Sachverhalte geboten ist (> Gleichheitssatz). Ferner ist es erforderlich, ArbN, die ihre Aufwendungen vom ArbG voll erstattet erhalten und solche, die einen Teil ihrer Aufwendungen selbst tragen müssen und dafür – in gesetzlich bestimmten Grenzen – > Werbungskosten abziehen, gleich zu behandeln.

Rz. 5

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

§ 3 Nr 16 EStG als eigenständige Rechtsgrundlage für die Steuerfreiheit von "Vergütungen ... zur Erstattung von Reisekosten" bewirkt, dass der ArbG die mit Auswärtstätigkeiten zusammenhängenden Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungs- und Nebenkosten steuerfrei erstatten darf. Allerdings begrenzt § 3 Nr 16 EStG die Steuerfreiheit prinzipiell auf die Höhe eines nach § 9 EStG möglichen WK-Abzugs. Auslösungen sind nur steuerfrei, soweit sie der ArbG vergütet zur Erstattung von

•	Reisekosten (das sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, wenn diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen; > R 9.4 Abs 1 Satz 1 LStR und > Reisekosten Rz 35 ff) oder
•	Umzugskosten (zu Einzelheiten > Umzugskosten Rz 11 ff) oder
•	wenn durch eine beruflich veranlass...