Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Außenprüfung / 2. Mitwirkungspflichten des Arbeitgebers

Rz. 43

Stand: EL 115 – ET: 05/2018

Der ArbG hat bei der Feststellung der Sachverhalte, die für die Besteuerung erheblich sein können, mitzuwirken; er hat vor allem Auskünfte zu geben und Einsicht in die ihm zur Verfügung stehenden > Lohnsteuerabzugsmerkmale einschließlich der > Identifikationsnummer der ArbN, in die nach § 4 LStDV vorgeschriebenen Aufzeichnungen (> Lohnkonto) sowie in die Lohn- und Geschäftsbücher einschließlich sonstiger Unterlagen zu gewähren (§ 42f Abs 2 EStG; § 200 Abs 1 AO; ergänzend vgl AEAO zu § 200). Die > Auskunftspflicht Rz 1 geht so weit, wie der Prüfer zu Ermittlungen berechtigt ist (vgl §§ 88, 194, 199 AO; > Ermittlungspflicht des Finanzamts). Der Prüfer darf somit auch Anstellungsverträge und andere Urkunden, wie zB Miet- oder Kaufverträge, einsehen, die Aufschluss über geldwerte Vorteile für ArbN geben können. Auch bei einem Steuerberater ist der Datenzugriff nach § 147 AO zulässig, auch wenn Datensätze Informationen zu Mandanten enthalten (EFG 2009, 1991 – rkr, BFH-Beschluss vom 09.04.2013; EFG 2016, 1 – rkr, BFH-Beschluss vom 25.01.2016, II B 97/15, nv). Art und Umfang der zur Einsicht angeforderten Unterlagen liegen im pflichtgemäßen > Ermessen des Prüfers, das durch die je nach Lage des Einzelfalls unterschiedlichen Erfordernisse einer ordnungsgemäßen Durchführung der Ap bestimmt wird. Dabei ist ein Interesse des ArbG an einer besonderen Geheimhaltung, zB von Personalakten (soweit es sich nicht um die Anstellungsverträge handelt), angemessen zu berücksichtigen. Hier gilt Ähnliches wie für die "en bloc"-Vorlage von Protokollen über Aufsichtsrats- oder Vorstandssitzungen (BFH 92, 354 = BStBl 1968 II, 592). Im Übrigen ist die Mitwirkung des ArbG nur zu verlangen, soweit sie zur Feststellung des steuerlich erheblichen Sachverhalts notwendig, erforderlich, verhältnismäßig, erfüllbar und zumutbar ist (BFH/NV 1993, 76). Auch eine > Öffentliche Kasse hat die Unterlagen vorzulegen (vgl bereits FinMin NI vom 29.03.1966, DB 1966, 723). Zu den Vorlageverweigerungsrechten der Berufsgeheimnisträger aus § 102 AO vgl BFH 227, 338 = BStBl 2010 II, 455; Steinhauff, NWB 2011, 1156; BYLfSt vom 28.03.2012, DStR 2012, 1610). Kommt der ArbG seiner Mitwirkungspflicht nicht nach, kann das FA ein > Verzögerungsgeld festsetzen (vgl § 146 Abs 2b AO; BFH 233, 317 = BStBl 2011 II, 855; BFH/NV 2011, 1833; ergänzend > Werbungskosten Rz 95).

Rz. 44

Stand: EL 115 – ET: 05/2018

Bewahrt der ArbG Unterlagen auf Bild- oder Datenträgern auf, ist er verpflichtet, die entsprechenden Hilfsmittel (zB Lesegerät) auf seine Kosten zur Verfügung zu stellen. Ggf hat er die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen (§ 147 Abs 5 AO). Die Anforderung eines Ausdrucks elektronisch gespeicherter Daten liegt im > Ermessen des Prüfers (vgl BFH 219, 19 = BStBl 2008 II, 415; Engelberth, NWB 2010, 2307).

Rz. 45

Stand: EL 115 – ET: 05/2018

Der Prüfer des FA ist nicht nur berechtigt, Einsicht in gespeicherte Daten zu nehmen, sondern darf darüber hinaus das betriebliche EDV-System zur Prüfung der Daten nutzen oder eine maschinelle Auswertung der Daten oder die Vorlage der Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Auswertung in eigenen Systemen verlangen (§ 147 Abs 6 AO); Speicherung und Auswertung auf mobilen Rechnern der Prüfer ist grundsätzlich nur bei Nutzung in den Geschäftsräumen des Stpfl oder den Diensträumen der FinVerw zulässig (vgl BFH 250, 1 = BFH/NV 2015, 1455); dies entspricht zwar den Vorgaben zum Ort der Ap nach § 6 BpO (> Rz 26), unserer Erfahrung nach allerdings oftmals nicht der gelebten Realität der LStAp (vgl auch die Empfehlung zur Güterabwägung von Neufang/Schäfer, StB 2015, 388 [391]). Die LStAp ist nicht auf Lohnkonten beschränkt; das Datenzugriffsrecht erstreckt sich auf die gesamte Finanzbuchhaltung (vgl BFH 219, 19 = BStBl 2008 II, 415) und alle Unterlagen, die aufzubewahren sind (BFH 225, 302 = BStBl 2010 II, 452). Ergänzend EFG 2005, 667 und > Aufbewahrung von Unterlagen Rz 1. Bei Anwendung des Zugriffsrechts sind die Vorgaben des > Datenschutz und das > Steuergeheimnis zu beachten. Bei der Benutzung betrieblicher IT-Systeme darf und soll der Prüfer die Mitwirkung des ArbG in Anspruch nehmen (vgl § 200 Abs 1 Satz 2 aE AO). Dem wird sich der ArbG idR schon im eigenen Interesse nicht verweigern. Vgl zur digitalen Ap allgemein Becker, DStR 2016, 1386 und 1430, sowie Peters, DStR 2017, 1953.

Rz. 45/1

Stand: EL 115 – ET: 05/2018

ArbG haben die im > Lohnkonto Rz 15ff aufzuzeichnenden Daten iSd § 4 Abs 1 und 2 LStDV nach einer amtlich vorgeschriebenen einheitlichen Form über eine digitale Schnittstelle elektronisch bereitzustellen (vgl § 41 Abs 1 Satz 7 EStG iVm § 4 Abs 2a LStDV); dies gilt seit dem 01.01.2018 (vgl § 8 Abs 3 LStDV). Hierzu dient die sog Digitale LohnSchnittstelle (DLS): Sie besteht aus einem Standarddatensatz mit einer einheitlichen Strukturierung und Bezeichnung von elektronischen Dateien und Datenfeldern, dessen jew...