Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Fahrtenbuch

Zusammenfassung

Auf einen Blick:

Anhand eines sorgfältig geführten Fahrtenbuchs kann der Umfang der individuellen Nutzung eines auch privat genutzten Firmenwagens (> Kraftfahrzeuggestellung Rz 40 ff) oder eines eigenen beruflich eingesetzten Kfz (> Kraftfahrzeugkosten Rz 20) nachgewiesen werden.

Rz. 1

Stand: EL 111 – ET: 01/2017

Der Umfang der Privatnutzung des Firmenwagens wird grundsätzlich mit der 1 %-Methode bewertet; eine individuellere Methode setzt ein Fahrtenbuch voraus (vgl § 6 Abs 1 Nr 4 Satz 3 EStG, § 8 Abs 2 Satz 4 EStG; > Kraftfahrzeuggestellung Rz 40 ff). Ein Fahrtenbuch wird aber nur dann der Bewertung des geldwerten Vorteils zugrunde gelegt, wenn es ordnungsgemäß geführt wird. Das setzt eine zeitnahe, gesonderte und laufende Aufzeichnung der beruflich/dienstlich und privat gefahrenen Strecken in geschlossener Form voraus.

Rz. 2

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An die Aufzeichnungen werden strenge Anforderungen gestellt (vgl BFH 241, 167 = BStBl 2013 II, 700). Für dienstliche Fahrten sind folgende Mindestangaben erforderlich: Vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang zu dokumentieren sind Datum und Gesamtkilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen berufliche Verwendung. Aufzuzeichnen sind zudem das Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner (vgl BFH 236, 497 = BStBl 2012 II, 505; BFH/NV 2013, 526. Wesentliche Umwege sind gesondert aufzuzeichnen; Namens- und Ortsangaben müssen lesbar und zweifelsfrei nachvollziehbar sein (EFG 2010, 1185 mwN BFH/NV 2013, 526). Bei Übergang von der beruflichen zur privaten Nutzung ist der erreichte Km-Stand aufzuzeichnen (BFH 212, 546 = BStBl 2006 II, 625). Für Privatfahrten genügt jeweils die Angabe der gefahrenen Km; für Fahrten zwischen Wohnung und > Erste Tätigkeitsstätte, für die die > Entfernungspauschale gilt, genügt jeweils ein kurzer Vermerk (> R 8.1 Abs 9 Nr 2 Satz 4 LStR). Das Fahrtenbuch muss für den gesamten VZ geführt werden; ein unterjähriger Wechsel zur 1 %-Regelung für dasselbe Fahrzeug ist nicht zulässig (BFH 245, 192 = BStBl 2014 II, 643).

Rz. 3

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Auf einzelne dieser Angaben kann das FA verzichten, soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die betriebliche oder berufliche Veranlassung der Fahrten und der Umfang der Privatfahrten ausreichend dargelegt sind und die Überprüfungsmöglichkeiten nicht beeinträchtigt werden (H 8.1 (9 – 10) LStH). Auch die Rechtsprechung hält kleinere Mängel für hinnehmbar (BFH 221, 39 = BStBl 2008 II, 768; EFG 2009, 324).

Rz. 4

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Die Aufzeichnungen (> Rz 2) sind auch dann erforderlich, wenn die Angaben dem Datenschutz unterliegen (EFG 1998, 1253). Zu berufsspezifisch bedingten Erleichterungen bei der Führung eines Fahrtenbuchs vgl BMF vom 18.11.2009 Rz 24 ff, BStBl 2009 II, 1326. Bei bestimmten Berufsgruppen mit beruflicher Verschwiegenheitspflicht wie Ärzten – diese müssen ebenso ein Fahrtenbuch führen, um eine Besteuerung der Privatnutzung nach der 1 %-Regelung zu vermeiden (vgl BFH/NV 2007, 706; EFG 2007, 669) – nimmt das FA iRd Vertretbaren darauf Rücksicht; zu Einzelheiten vgl OFD Frankfurt/M vom 19.04.2000, DB 2000, 1203; OFD München vom 18.01.2001, DStR 2001, 850.

Rz. 5

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Der Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung muss eine hinreichende Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und vom FA mit vertretbarem Aufwand auf seine materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein. Deshalb muss das Fahrtenbuch zeitnah fortlaufend und in geschlossener Form (keine losen Notizen) geführt werden (vgl BFH 211, 508 = BStBl 2006 II, 408; BFH/NV 2013, 39 mwN). Aufzeichnungen für einen repräsentativen Zeitraum genügen nicht (> R 8.1 Abs 9 Nr 2 Satz 5 LStR; vgl BFH 245, 192 = BStBl 2014 II, 643). Ein im Fahrzeug eingebauter Fahrtenschreiber kann ein manuell geführtes Fahrtenbuch ersetzen, allerdings nur, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse gewinnen lassen (> R 8.1 Abs 9 Nr 2 Satz 6 LStR). Gleiches gilt für ein elektronisches Fahrtenbuch (H 8.1 (9 – 10) LStH; EFG 2010, 947). Excel-Dateien genügen nicht den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Führung, (BFH 211, 513 – aaO; EFG 2009, 1001), auch nicht, wenn sie die am Jahresende gebunden werden (BFH/NV 2013, 1412; EFG 2015, 1598); ebenso nicht nachträglich erstellte Tonbandaufzeichnungen (FG RP vom 16.03.2000, DStRE 2000, 717). Das Fahrtenbuch muss dem FA im Original vorgelegt werden; eine "Reinschrift" genügt nicht (vgl BFH/NV 2007, 691).

Rz. 4

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Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erfordert außerdem, dass die darin enthaltenen Angaben anhand weiterer Unterlagen (Benzinquittungen, Terminkalender, Mandantenakten) zumindest stichprobenartig nachprüfbar sind (EFG 1999, 276) und mit diesen nicht in Widerspruch stehen (EFG 2009, 1449). Zu Besonderheiten bei mehreren privat genutzten betrieblichen Kfz vgl BFH 193, 101 = BStBl 2001 II, 332. Das FG entscheidet in tatrichterlicher Würdigung absch...