Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Pauschalierung ... / 3. Pauschalbesteuerung betrieblich gestellter Mahlzeiten bei Auswärtstätigkeit

Rz. 142

Stand: EL 134 – ET: 06/2023

Seit VZ 2014 gilt die Pauschalierung mit einem festen Pauschsteuersatz von 25 % ausdrücklich auch für die vom ArbG oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten außerhalb einer > Erste Tätigkeitsstätte abgegebenen > Mahlzeiten (§ 40 Abs 2 Satz 1 Nr 1a EStG; zur Rechtsentwicklung > Rz 58). Es handelt sich also um die Fälle der Bewirtung anlässlich von Auswärtstätigkeiten. Deshalb darf der ArbN weder im Betrieb noch in seiner Wohnung beköstigt werden. Vgl dazu BMF vom 25.11.2020, Rz 93 ff, BStBl 2020 I, 1228, > Anh 2 Reisekosten (allgemein).

Rz. 143

Stand: EL 134 – ET: 06/2023

Weitere Voraussetzung ist, dass die kostenlose oder verbilligte Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet wird (> Sachbezugswerte); das betrifft Mahlzeiten bis zu einem Preis von 60 EUR (§ 8 Abs 2 Satz 8 EStG). Die für die Pauschalierung nach § 40 Abs 2 Satz 1 Nr 1 EStG geltende zusätzliche Voraussetzung, dass die Mahlzeit nicht als Lohnbestandteil vereinbart sein darf, ist hier ohne Bedeutung. Außerdem darf der ArbN keinen Anspruch auf eine Pauschale für Verpflegungsmehraufwand iSv § 9 Abs 4a Satz 1 bis 7 EStG haben (vgl § 8 Abs 2 Satz 9 EStG).

Beispiel 1:

Der ArbN (A) befindet sich auf einer Dienstreise. Unterwegs hat er zur Mittagszeit ein Restaurant aufgesucht und für Speisen und Getränke 45 EUR bezahlt. A hat mit der Rückkehr zu seiner Wohnung die Dienstreise nach 7 Stunden Abwesenheit beendet. Der ArbG hat dem A arbeits- oder dienstrechtlich die Übernahme der Verpflegungskosten zugesagt (vgl zB § 670 BGB). Deshalb hat A die Rechnung auf den ArbG ausstellen lassen.

A hat die Mahlzeit als Sachbezug erhalten (> Sachbezüge Rz 4 ff). Eine Bewertung dieses Sachbezugs mit dem amtlichen Sachbezugspreis von 3,80 EUR (2023; > Anh 15 S 19) ist zulässig, da A im Restaurant nicht mehr als 60 EUR bezahlt hat. A hat aber keinen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale iSv § 9 Abs 4a EStG, weil er nicht mehr als 8 Stunden unterwegs war (> Auslösungen bei privaten Arbeitgebern Rz 40–42). Die Pauschalierung nach § 40 Abs 2 Satz 1 Nr 1a EStG (mit einem Steuersatz von 25 % auf den Sachbezugswert von 3,80 EUR) ist zulässig. Der ArbG wird also mit > Betriebsausgaben von (45 EUR + 0,95 EUR =) 45,95 EUR belastet.

Beispiel 1/1:

Abwandlung: Im Beispiel 1 ist der ArbN mehr als 8 Stunden unterwegs. In diesem Fall hat er Anspruch auf die Verpflegungspauschale iHv 14 EUR (vgl § 9 Abs 4a Satz 3 Nr 3 EStG). Es wird aber kein geldwerter Vorteil versteuert (vgl § 8 Abs 2 Satz 9 EStG). Stattdessen wird die Verpflegungspauschale von 14 EUR um 11,20 EUR (40 % von der Tagespauschale iHv 28 EUR) gekürzt (§ 9 Abs 4a Satz 8 EStG; > Auslösungen bei privaten Arbeitgebern Rz 43). Kein Anwendungsfall von § 40 Abs 2 Satz 1 Nr 1a EStG.

Beispiel 1/2:

Abwandlung 2: Im Beispiel 1 kürzt der ArbG den Arbeitslohn um 3,80 EUR. Mit dieser Zuzahlung des ArbN ergibt sich kein geldwerter Vorteil mehr. Auf eine Verpflegungspauschale hat A keinen Anspruch, weil er nicht mehr als 8 Stunden unterwegs war. Kein Anwendungsfall von § 40 Abs 2 Satz 1 Nr 1a EStG.

Beispiel 2:

Der ArbN (B) ist zur Ausbildung einer betrieblichen/verwaltungszugehörigen Aus- und Fortbildungsstätte zugewiesen. Dort erhält B täglich 3 Mahlzeiten unentgeltlich. Die Fortbildungseinrichtung ist > Erste Tätigkeitsstätte iSv § 9 Abs 4 EStG. Weil B keine Auswärtstätigkeit ausübt, ist die unentgeltliche Verpflegung für eine Pauschalierung nach § 40 Abs 2 Satz 1 Nr 1a EStG ungeeignet. Eine Pauschalbesteuerung ist aber nach § 40 Abs 2 Satz 1 Nr 1 EStG (> Rz 140 f) zulässig.

Rz. 143/1

Stand: EL 134 – ET: 06/2023

Der Pauschalierungstatbestand des § 40 Abs 2 Satz 1 Nr 1a EStG soll es dem ArbG ermöglichen, die Besteuerung von üblichen Mahlzeiten, die anlässlich einer Auswärtstätigkeit (ohne > Doppelte Haushaltsführung) kostenlos oder verbilligt zur Verfügung gestellt werden und deren Besteuerung nicht nach § 8 Abs 2 Satz 8, 9 EStG unterbleiben kann, in einem vereinfachten Verfahren pauschal zu besteuern. Seit dem VZ 2014 darf der ArbG im Grundsatz von einer Besteuerung der im Rahmen von Auswärtstätigkeiten zur Verfügung gestellten Mahlzeiten absehen, wenn beim ArbN aufgrund seiner auswärtigen Tätigkeit ein Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand nach § 9 Abs 4a Satz 1 bis 7 EStG in Betracht käme (> Auslösungen bei privaten Arbeitgebern Rz 43). Die Pauschalierung betrifft also solche Fälle, in denen der ArbN zwar außerhalb seiner Wohnung und einer ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig ist, ihm aber kein Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand zusteht, besonders wenn die Überschreitung der erforderlichen Mindestabwesenheitszeit von 8 Stunden nicht nachgewiesen oder die Dreimonatsfrist (vgl § 9 Abs 4a Satz 6 EStG) abgelaufen ist. Die Pauschalierung gilt aber auch für solche Fälle, in denen ArbG und ArbN ihrer Aufzeichnungsverpflichtung hinsichtlich der Abwesenheitszeit nicht nachgekommen sind oder darauf – im Hinblick auf die Pauschalierungsmöglichkeit – verzichtet haben. Es soll damit dem ArbG die M...