Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Reisekosten / I. Grundregeln

1. In Betracht kommende Aufwendungen

Rz. 35

Stand: EL 129 – ET: 02/2022

Reisekosten sind alle Aufwendungen, die dem ArbN im Zusammenhang mit der Auswärtstätigkeit entstehen. Dazu gehören:

• Fahrtkosten (vgl § 9 Abs 1 Satz 3 Nr 4a EStG; > Rz 60 ff),
• Verpflegungsmehraufwendungen (vgl § 9 Abs 4a EStG; > Rz 80 ff),
• Übernachtungskosten (vgl § 9 Abs 1 Satz 3 Nr 5a EStG; > Rz 110 ff) und
• Reisenebenkosten (> R 9.8 LStR; > Rz 124 ff).

Sie sind bei einer beruflich veranlassten (> Rz 50 ff) Auswärtstätigkeit (> Rz 20 ff) als WK abziehbar, soweit sie nicht vom ArbG steuerfrei ersetzt werden (> Rz 3, 4). Aufwendungen, die nicht so gut wie ausschließlich durch die berufliche Reisetätigkeit veranlasst und nicht aufteilbar sind, zB für Reisekleidung (> Kleidung) sowie Aufwendungen für die Anschaffung von Koffern und anderer Reiseausrüstung (zB Reisewecker oder Reiseföhn, Tageszeitungen) sind keine Reisekosten (> R 9.4 Abs 1 Satz 5 LStR; ergänzend vgl EFG 1981, 12; 1988, 67). Reiseausrüstungen sind Gegenstände, die zum "Haushalt" des Stpfl gehören; für sie gilt weiterhin das einen Abzug ausschließende Aufteilungsverbot des § 12 Nr 1 EStG (> Lebensführung Rz 5 ff). Eine Ausnahme gilt uE, wenn ein Koffer von einem viel reisenden ArbN zusätzlich für den so gut wie ausschließlich beruflichen Einsatz angeschafft wird und damit zum > Arbeitsmittel wird; glA EFG 2011, 2057 für einen ständig beruflich genutzten Pilotentrolley. Selbiges gilt uE etwa fraglos für Gepäckstücke, die (primär) dem Transport anderer Arbeitsmittel dienen, etwa für einen Rucksack für das berufliche Notebook oder für den Instrumentenkoffer bei einem > Musiker. Zum Wertverlust aufgrund eines Schadens an solchen mitgeführten Gegenständen, zB infolge Diebstahls > Rz 129 ff. Über Auslagen für die Bewirtung von Geschäftsfreunden anlässlich einer Auswärtstätigkeit > Bewirtung Rz 9 ff, 34 ff.

Rz. 36

Stand: EL 129 – ET: 02/2022

Zusätzliche Aufwendungen, die durch eine Erkrankung während einer Auswärtstätigkeit entstehen, sind als > Reisekosten nicht ohne Weiteres abziehbar. WK sind sie nur, wenn sie ganz überwiegend durch die berufliche Tätigkeit veranlasst sind (> Werbungskosten Rz 15, 33 ff). Abziehbar sind zB Krankheits- und Prozesskosten zur Beseitigung der Folgen eines auf einer ausschließlich beruflichen Kraftwagenfahrt erlittenen Unfalls, es sei denn, der Unfall ist ausnahmsweise durch Umstände verursacht, die keinen beruflichen Hintergrund haben (BFH 124, 43 = BStBl 1978 II, 105; > Berufskrankheiten und > Kraftfahrzeugunfall). Ebenso Aufwendungen zur Behandlung einer Malaria, an der der ArbN auf einer Auslandsdienstreise erkrankt ist. Entschädigungen, die bei Auswärtstätigkeiten erkrankte ArbN vom ArbG erhalten, sind > Arbeitslohn (RFH, RStBl 1935, 335), soweit nicht Steuerfreiheit nach § 3 Nr 11 EStG gegeben ist (> Beihilfen Rz 12 ff, 41 ff). Wegen einer während der Auswärtstätigkeit verwirkten Geldbuße > Rz 126. Zu Reisegepäck- und Unfallversicherungen > Rz 127, 128; zur Mitnahme von nahen Angehörigen > Rz 45 ff.

Rz. 37

Stand: EL 129 – ET: 02/2022

Die Art und Höhe der für die Auswärtstätigkeit aufzuwendenden Ausgaben bestimmt der ArbN grundsätzlich selbst; es kommt nicht darauf an, dass diese Aufwendungen objektiv notwendig sind. Ergänzend > Werbungskosten Rz 29. Zu den Besonderheiten beim Verpflegungsaufwand vgl > Rz 80 ff und zu den Übernachtungskosten > Rz 110 ff.

Rz. 38

Stand: EL 129 – ET: 02/2022

Der ArbN hat Anlass und Art der beruflichen Tätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg aufzuzeichnen und anhand geeigneter Unterlagen, zB Bahntickets, ein > Fahrtenbuch über den Umfang der > Kraftfahrzeugbenutzung, Tank- oder Ladequittungen, Hotelrechnungen, Schriftverkehr, nachzuweisen oder glaubhaft zu machen (> R 9.4 Abs 1 Satz 5 LStR; > Beweislast Rz 2; > Glaubhaftmachung).

2. Besonderheiten bei Aufwendungsersatz durch den Arbeitgeber

Rz. 39

Stand: EL 129 – ET: 02/2022

Der ArbG wird idR anhand der betrieblichen Reisekostenabrechnung die Aufwendungen des ArbN ersetzen; die ersetzten Beträge bleiben im Rahmen von § 3 Nr 13 und Nr 16 EStG steuerfrei; zu Einzelheiten > Auslösungen bei privaten Arbeitgebern und – für den öffentlichen Dienst – > Reisekostenvergütungen. Ersetzt der ArbG geringere Beträge als die amtlichen Km-Sätze laut BRKG für die Kfz-Benutzung (> Rz 63) oder die gesetzlichen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand (> Rz 84 ff), so werden die Unterschiedsbeträge grundsätzlich bei der Besteuerung des ArbN (> Rz 3) als > Werbungskosten abgezogen. Fahrtkosten und Verpflegungsmehraufwendungen werden mit den gleichen Pauschbeträgen angesetzt, wie sie der ArbG steuerfrei hätte erstatten können. Zur Berücksichtigung von Tagegeld bei gestellter Verpflegung > Rz 108 ff. Übernachtungskosten (> Rz 110 ff) kann der ArbN aber nur in Höhe der ihm tatsächlich entstandenen Aufwendungen abziehen; das gilt bei Übernachtung im > Inland und > Ausland Rz 1 (> R 9.7 Abs 2 LStR; > Rz 113). Die allein für die Erstattung durch den ArbG maßgebenden Pauschbeträge (> R 9.7 Abs 3 LStR; > Auslösungen bei privaten Arbeitgebern Rz 52 ff) gelten nicht für den WK-Abzug; der ArbN kann a...