Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Reisekostenver ... / IV. Rechtstechnische Hinweise zum Lohnsteuerabzug

Rz. 20

Stand: EL 129 – ET: 02/2022

Konkurrierende Anwendung von § 3 Nr 13 und Nr 16 EStG: Reisekosten aus öffentlichen Kassen aufgrund von Vereinbarungen, die den beamtenrechtlichen Regelungen nicht entsprechen und auf die § 3 Nr 13 EStG nicht anwendbar ist, bleiben gleichwohl in den Grenzen von § 3 Nr 16 EStG steuerfrei, dh wie beim Reisekostenersatz durch private ArbG (> R 3.13 Abs 3 LStR; > Rz 2). Werden die in Betracht kommenden dienstrechtlichen Regelungen nicht oder nicht in vollem Umfang zu Gunsten des Stpfl angewandt, so ist mithin nur der Betrag steuerpflichtig, der höher ist als der in der beamtenrechtlichen Regelung vorgesehene Betrag und außerdem höher als die von privaten ArbG gemäß § 3 Nr 16 EStG steuerfrei ersetzbaren Beträge (> Auslösungen bei privaten Arbeitgebern). Andere Vorschriften zur Steuerbefreiung sind ggf zu beachten (> Rz 1 aE, ergänzend > Rz 3).

Rz. 21

Stand: EL 129 – ET: 02/2022

Zusammengefasste Abrechnung: Die Regelungen zur zusammengefassten Erstattung von Reisekosten, die die steuerliche Abrechnung der Reisekostenvergütungen vereinfachen, sind auch für den öffentlich-rechtlichen ArbG anwendbar (> R 3.13 Abs 1 Satz 3 LStR). Bei der Prüfung, welcher Teil des erstatteten Betrags steuerfrei bleibt, darf der ArbG die einzelnen Aufwendungsarten (Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen usw) zusammenfassen. Die Erstattung ist steuerfrei, soweit sie die Summe der nach § 9 Abs 1 Satz 3 Nr 4a Satz 1, 2 und 4, Nr 5a und Abs 4a EStG zulässigen Einzelerstattungen nicht übersteigt (> R 3.16 Satz 1 bis 3 LStR). Zu Einzelheiten – besonders zur Besteuerung von steuerpflichtigen Teilen der erstatteten Beträge – > Auslösungen bei privaten Arbeitgebern Rz 88 ff mit Beispielen.

Rz. 22

Stand: EL 129 – ET: 02/2022

Zur LSt- Pauschalierung für die weder nach § 3 Nr 13 EStG noch nach § 3 Nr 16 EStG steuerfreien Vergütungen oder Sachbezüge für Verpflegung: § 40 Abs 2 Satz 1 Nr 1a und Nr 4 EStG sind auch für ArbN des öffentlichen Dienstes anwendbar.

•

§ 40 Abs 2 Satz 1 Nr 1a EStG ermöglicht die Pauschalierung von LSt zu Lasten des ArbG, wenn dieser oder auf seine Veranlassung hin ein Dritter dem ArbN bei einer Auswärtstätigkeit > Mahlzeiten stellt, der ArbN wegen der Kürze seiner Abwesenheit aber noch keinen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale hat (Fälle der Besteuerungsvariante; > Auslösungen bei privaten Arbeitgebern Rz 41).

Beispiel 1:

B wird von seinem Dienstherrn (ArbG) vom 01.03. bis 30.06. zu einem Fortbildungslehrgang abgeordnet, der jeweils wöchentlich am Montag, Mittwoch und Freitag stattfindet. Zu diesem Zweck verlässt B seine > Erste Tätigkeitsstätte an jedem Fortbildungstag um 10:30 Uhr; der Lehrgang beginnt jeweils um 11 Uhr in der Fortbildungseinrichtung. B ist jeweils fünf Stunden von seiner ersten Tätigkeitsstätte und Wohnung abwesend. In der Fortbildungseinrichtung erhält B jeweils kostenlos ein Mittagessen.

Schon für die ersten drei Monate (01.03. bis 31.05.) steht B pro Lehrgangstag keine Verpflegungspauschale nach § 9 Abs 4a EStG zu, weil er die dafür erforderlichen Abwesenheitszeiten – mehr als 8 Stunden am Tag – nicht erfüllt. Der ArbG hat die Sachbezugswerte für das Mittagessen zu versteuern (§ 8 Abs 2 Satz 8 EStG). Dazu steht ihm neben dem individuellen LSt-Abzug die Pauschalierung der LSt mit 25 % nach § 40 Abs 2 Satz 1 Nr 1a EStG zur Wahl (zulässig wäre auch eine Pauschalierung mit einem individuellen Steuersatz nach § 40 Abs 1 Satz 1 EStG).

Rz. 22/1

Stand: EL 129 – ET: 02/2022

•	§ 40 Abs 2 Satz 1 Nr 4 EStG ermöglicht die Pauschalierung von Verpflegungszuschüssen, die bis zu 100 % – mithin maximal bis zur Höhe der doppelten Pauschale – über die Pauschalen des § 9 Abs 4a EStG hinausgehen.

Sind die zu erstattenden Aufwendungen des ArbN (ohne dass es sich um eine ArbG-veranlasste Mahlzeit handelt) oder die laut betrieblichen Richtlinien auszuzahlenden Tagegelder des ArbG höher als der steuerliche Wert, darf der ArbG einen Betrag in Höhe der im Einzelfall steuerfrei bleibenden Verpflegungspauschale mit einem Pauschsteuersatz von 25 % pauschal besteuern (§ 40 Abs 2 Satz 1 Nr 4 EStG). Hierbei bleibt die Kürzung der Pauschalen nach § 9 Abs 4a Satz 8 und 9 EStG unberücksichtigt.

Beispiel 2:

ArbN A wird von seiner Behörde im Jahr 2022 für sechs Monate zu einem Lehrgang an einer verwaltungseigenen Fortbildungsanstalt entsandt. Dort kann er mittags an der kostenlosen Gemeinschaftsverpflegung teilnehmen. Die Kosten hierfür trägt der ArbG. Reisekosten erstattet die ArbG nicht. A ist täglich mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung abwesend.

In den ersten drei Monaten steht A eine tägliche Verpflegungspauschale zu; deshalb versteuert die arbeitgebende Behörde keine > Sachbezugswerte (Pauschalkürzungsvariante des § 8 Abs 2 Satz 9 EStG). Als WK kann A täglich (14 EUR – 11,20 EUR =) 2,80 EUR geltend machen. Ab dem vierten Monat steht A keine Verpflegungspauschale mehr zu. Ein WK-Abzug entfällt und der ArbG hat den Sachbezugswert nach § 8 Abs 2 Satz 8 EStG individuell oder wahlweise pauschal nach § 40 Abs ...