Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Reisekostenvergütungen

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Auf einen Blick:

Inwieweit Reisekostenvergütungen aus öffentlichen Kassen steuerfrei gezahlt werden können, bestimmt § 3 Nr 13 EStG. Die für solche Vergütungen geltenden Besonderheiten werden hier dargestellt.

A. Grundsätzliche Hinweise

Rz. 1

Stand: EL 129 – ET: 02/2022

Bei der Erstattung durch den ArbG wird unterschieden zwischen

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Reisekostenvergütungen an ArbN im privaten Dienst. Diese Reisekostenvergütungen gehören nach § 3 Nr 16 EStG nicht zum stpfl > Arbeitslohn, soweit die erstatteten Beträge die durch die Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung entstandenen, steuerlich zu berücksichtigenden Mehraufwendungen nicht übersteigen. Zu Einzelheiten > Auslösungen bei privaten Arbeitgebern,

und

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Reisekostenvergütungen, die ArbN aus öffentlichen Kassen gewährt werden. Die Steuerfreiheit beruht insoweit auf § 3 Nr 13 EStG (> R 3.13 Abs 1 LStR). Die Besonderheiten der steuerlichen Behandlung dieser Reisekostenvergütungen, die eine > Öffentliche Kasse zahlt, werden im Folgenden dargestellt. Für Leistungen aus öffentlichen Kassen kann sich die Steuerbefreiung außerdem aus § 3 Nr 12, 26 bis 26b EStG ergeben (> R 3.13 Abs 3 Satz 2 LStR). Darüber hinaus kann § 3 Nr 50 und 64 EStG anzuwenden sein.

Rz. 2

Stand: EL 129 – ET: 02/2022

Beim Ersatz von Reisekosten aus öffentlichen Kassen handelte es sich ursprünglich um eine besondere Form der > Aufwandsentschädigungen: Für die von staatlichen Einrichtungen nach dem haushaltsrechtlichen Gebot sparsamer Mittelverwendung gewährte Ersatzleistung waren keine zusätzlichen steuerlichen Einschränkungen geboten (ergänzend > Reisekosten Rz 5). Davon ist der Gesetzgeber aber im Interesse einer durch Art 3 GG nach dem allgemeinen > Gleichheitssatz gebotenen Gleichbehandlung der Beschäftigten im privaten und öffentlichen Dienst abgerückt, zumal der BFH dies anmahnte (vgl BFH 175, 57 = BStBl 1995 II, 17; BFH 175, 368 = BStBl 1995 II, 142; BFH/NV 1997, 286). Die Behandlung der aus privaten und öffentlichen Kassen gezahlten Reisekostenvergütungen ist deshalb in den zurückliegenden Jahren mehr und mehr angenähert worden; das gilt besonders für den begrenzten Ersatz des Verpflegungsmehraufwands (vgl § 3 Nr 13 EStG idF des JStG 1996 vom 11.10.1995, BGBl 1995 I, 1250). Ergänzend hat sich auch das öffentliche Dienstrecht steuerlichen Regelungen angepasst. So werden vom Bund Tagegelder nur in Höhe der steuerlichen Verpflegungspauschalen gewährt (vgl § 6 Abs 1 Satz 2 BRKG; § 3 Abs 1 Satz 2 der ARV; > Rz 12).

Diese Annäherung geht so weit, dass sogar eine Abschaffung des § 3 Nr 13 EStG diskutiert worden ist, weil er kaum noch Besonderheiten gegenüber § 3 Nr 16 EStG aufweist. Der steuerlichen Gleichbehandlung dient auch die > R 3.13 Abs 3 Satz 1 LStR, die es erlaubt, den für Reisekostenvergütungen von privaten ArbG geltenden § 3 Nr 16 EStG auch für Zahlungen aus öffentlichen Kassen anzuwenden, wenn dies günstiger ist. In diesem Rahmen bleiben ggf Vergütungen für eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit (> Reisekosten Rz 20 ff) steuerfrei, die keine Dienstreisen iSd BRKG sind.

Rz. 3

Stand: EL 129 – ET: 02/2022

Vom ArbG nicht vergütete berufliche Reisekosten sind WK. Der Ersatz von > Werbungskosten ist grundsätzlich steuerpflichtig, wenn er nicht gesetzlich ausdrücklich steuerfrei gestellt wird. § 3 Nr 13 EStG hat deshalb – ebenso wie § 3 Nr 16 EStG – konstitutive Bedeutung. Zu beachten ist allerdings, dass der BFH den Auslagenersatz mit dem Urteil über die Orchestermusiker (vgl BFH 212, 556 = BStBl 2006 II, 473) neu definiert hat: Was der ArbG aufgrund Tarifrechts dem ArbN zu ersetzen verpflichtet ist, soll kein > Arbeitslohn sein. Entsprechendes muss uE – folgt man dieser Grundsätzliches umstoßenden Entscheidung – erst recht für gesetzliche Ersatzansprüche gelten. Das bedeutet in Abkehr vom bisherigen Recht, dass alle Aufwendungen, die dem ArbN bei der Ausübung des Dienstes entstehen und die der ArbG nach § 670 BGB oder entsprechenden dienstrechtlichen Vorschriften zu ersetzen verpflichtet ist, nicht zum Arbeitslohn gehören, wenn sie den ArbN nicht bereichern (zu Einzelheiten > Auslagenersatz Rz 10 ff [12]). Das betrifft nicht zuletzt die Reisekostenvergütungen. Der BFH würde folgerichtig wohl auch § 3 Nr 13 EStG und § 3 Nr 16 EStG nur noch rechtserläuternden Charakter zumessen und die Vorschriften nicht mehr als konstitutiv behandeln. Deshalb muss selbstverständlich jeweils geprüft werden, ob eine zur Besteuerung anstehende Vergütung überhaupt als Arbeitslohn iSv § 19 EStG dem LSt-Abzug unterliegt (zu einem Beispiel > Rz 14). Die Feststellungslast (> Beweislast) für die Voraussetzungen der Steuerbefreiung beim LSt-Abzug trägt der ArbG; er hat das steuerlich Erforderliche aufzuzeichnen (> Lohnkonto; > Auslösungen bei privaten Arbeitgebern Rz 21, 47, 75 ff). Der ArbN muss seinerseits die erforderlichen Nachweise seiner Reisekostenabrechnung beifügen, um die Steuerfreiheit zu rechtfertigen (vgl BFH 129, 559 = BStBl 1980 II, 289).

Rz. 4

Stand: EL 129 – ET: 02/2022

Darüber hinaus bleiben grundsätzlich n...