Abweichungsanalysen schnell und exakt durchführen – Praxisbeispiel zum Plan-Ist-Vergleich von Materialkosten

Zusammenfassung

Die Abweichungsanalyse stellt ein wichtiges Instrument des Kostenmanagements dar, mit dem Schwachstellen insbesondere in industriellen Fertigungskostenstellen wirksam bekämpft werden können. Allerdings stellt dieses Instrument auch hohe Anforderungen an die möglichst genaue Ermittlung der einzelnen Abweichungen, da sie Kernstück der Ursachenforschung in der Kostendurchsprache sind.

Im vorliegenden Beitrag stellen wir Ihnen dieses bewährte Verfahren am Beispiel der Materialkostenkontrolle vor. Die Analyse, früher oft sehr rechenintensiv, wird dabei durch die dazugehörende Tabellenkalkulationsanwendung wesentlich erleichtert und beschleunigt.

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1 Die Kostenplanung als Grundlage der Kostenkontrolle

In flexiblen Systemen der Plankostenrechnung werden mehrere Einflussgrößen auf die Kosten berücksichtigt. Der Grad der Flexibilität flexibler Plankostenrechnungssysteme hängt von der Anzahl der im System berücksichtigten Einflussgrößen oder Kostenbestimmungsfaktoren ab. So kann man z.B. von einer dreifach-flexiblen Plankostenrechnung sprechen, wenn drei Kostenbestimmungsfaktoren individuell geplant und damit auch kontrolliert werden können.

Praxis-Tipp

Als bedeutende Form der flexiblen Plankostenrechnung hat sich insbesondere die teilkostenorientierte Grenzplankostenrechnung etabliert, die auch die theoretische Grundlage für die in diesem Beitrag beschriebene Abweichungsanalyse darstellt.

Die Planung der Kosten findet für jede Kostenart meist pro Kostenstelle statt.

Praxis-Beispiel

Differenzierte Kostenplanung im dreistufigen Produktionsprozess
Materialkosten in	Dreherei	Montage	Versand
Fertigungslöhne für	Dreherei	Montag	Versand
Kalk. Abschreibungen für	Dreherei	Montage	Versand

Die Kostenplanung erfolgt über die Festlegung von Bezugsgrößen und den dazugehörigen Planwerten. Aus der Veränderung der Planwerte sollten Sie dann die Veränderung der Kostenhöhe ableiten können. Das bedeutet, dass die Höhe der Bezugsgröße und die Höhe der daraus geplanten Kostenart in einem proportionalen oder anderen bekannten Verhältnis stehen sollten.

Praxis-Beispiel

Maschinenkostenstelle

Geplant werden die Rüstlohnkosten.

Bezugsgröße ist die Anzahl der Umrüstungsvorgänge der Maschine. Angesetzt wird die durchschnittliche Dauer eines Umrüstungsvorgangs, bewertet zu dem Plan-Stundenverrechnungssatz eines Fertigungsmitarbeiters.

Annahme: Wenn sich die Anzahl der Umrüstungsvorgänge verändert, verändert sich auch die Anzahl der aufgeschriebenen Rüststunden und damit die Höhe der Rüstlohnkosten

Das Ergebnis der Kostenplanung sind die Plankosten K^(p) einer Kostenart, die sich aus der Kostenfunktion in Abhängigkeit von dem Planpreis p^(p), dem geplanten Verbrauch pro Bezugsgrößeneinheit r^(p) und der Plan-Beschäftigung (geplante Anzahl Bezugsgrößen) x^(p) ergeben:

K^(p) = p^(p) × r^(p) × x^(p) bzw. K^(p) = k^(p) × x^(p)

Das Produkt aus Planpreis p^(p) und geplantem Verbrauch pro Beschäftigungseinheit r^(p) ist der variable Kostensatz k^(p) pro Beschäftigungseinheit.

Rechner

Rüstlohnkosten einer Maschinenkostenstelle im Monat X

p^(p) = Planpreis je Rüststunde: 40 EUR

r^(p) = Planverbrauch je Umrüstvorgang 2,5 Stunden

x^(p) = geplante Umrüstvorgänge 10

Plankosten K^(p) = 40 EUR/h × 2,5 h/Vorgang × 10 Vorgänge = 1.000 EUR

2 Die Zielsetzung der Kostenkontrolle

Zielsetzungen der Kostenkontrolle sind die Ermittlung von Abweichungen, die Bestimmung der Ursachen dieser Abweichungen und die Zuweisung auf Verantwortungsträger. Da die Materialkosten in der industriellen Fertigung oft den größten Block unter den variablen Kosten ausmachen, stehen gerade sie im Mittelpunkt der Plan-Ist-Vergleiche. Die Kostenkontrolle wird dabei durch die schwierige Ermittlung der Ist-Werte erschwert. Hinzu kommt, dass nur solche Einflussgrößen kontrolliert werden können, die auch Objekte der Planung gewesen sind. Nicht geplante, damit unbekannte Ursachen bleiben vorerst unerkannt:

Abweichungsfaktoren

Globale Abweichungen sind die Preis-, Beschäftigungs- und die Verbrauchsabweichung:

1. Die Preisabweichung DP gibt die Unterschiede zwischen dem Planpreis und dem tatsächlich ermittelten Preis an. Sie ist demzufolge in der Regel extern bedingt.
2. Die Beschäftigungsabweichung DB stellt in Systemen der flexiblen Plankostenrechnung die Umrechnung der Plankosten auf die Ist-Beschäftigung bzw. die Ermittlung der Sollkosten dar. Sie ist auf eine andere Kapazitätsauslastung oder auf eine geänderte Produktionszusammensetzung zurückzuführen und liegt somit auch außerhalb des Einflussbereichs des Kostenstellenverantwortlichen.
3. Somit verbleibt zur eigentlichen Kostenkontrolle die globale Verbrauchsabweichung DV. Hier vermutet man eine Differenzierungsmöglichkeit des Mehrverbrauches in Spezialabweichungen, die auf intern bedingte Einflussgrößen zurückführbar sind. Die Gründe für ihr Auftreten können dann in unwirtschaftlichen internen Prozessen oder Organisationsstrukturen liegen.

Ein besonderes Problem der Abweichungsanalyse liegt bei folgender Situation vor:

Komplikation durch Simultanabweichungen

Um die Plankosten bzw. Istkosten zu ermitteln, müssen mehrere Einflussgrößen...