Adaptive Unternehmenssteuerung: Mit modernen Technologie ... / 3.2 Prozesskostenrechnung mit ganzheitlichem Prozessmanagement

Ein ganzheitliches Prozessmanagement bietet eine erhöhte Anpassungsmöglichkeit an sich verändernde Rahmenbedingungen auf allen Abteilungsebenen. Für das Controlling bietet sich außerdem die Möglichkeit, die Prozesskostenrechnung einzusetzen. So kann eine detaillierte und transparente Kostenrechnung für alle Kostenstellen zur Anwendung kommen. Zahlreiche Innovationen und Weiterentwicklungen im Bereich Software und Datenverarbeitung haben zudem die Einstiegs- und Durchführungshürden gesenkt, womit ein Hauptgrund gegen die Einführung dieser Kostenrechnungsart entfällt.

Das Controlling, aber auch das gesamte Unternehmen, können von der Einführung und Anwendung der Prozesskostenrechnung gleichermaßen profitieren. Die notwendigen Schritte für die Einführung der Prozesskostenrechnung bauen dabei auf das ganzheitliche Prozessmanagement auf. Wie sich die aufwendige Einführung einer Prozesskostenrechnung mittels leistungsfähiger Softwareunterstützung einsetzen lässt, soll anhand der folgenden Implementierungsschritte gezeigt werden:^[1]

Aufnahme der Unternehmensprozesse

Zentraler Bestandteil ist die Aufnahme der Haupt- und Teilprozesse innerhalb der Unternehmung. Die Identifizierung und Dokumentation der zentralen Prozesse dient dabei nicht nur der Prozesskostenrechnung, sondern erhöht gleichzeitig die Transparenz für sämtliche Mitarbeiter. In den vergangenen Jahren ist diese Aufgabe insbesondere mittels Softwareunterstützung erheblich vereinfacht worden. Durch die zentrale Bereitstellung bspw. über ein Online-Portal können alle Beteiligten den Prozess jederzeit einsehen und ihn, falls erforderlich, an neue Geschäftssituationen anpassen.

Unterlegung der Prozesstätigkeit mit erforderlichen Ressourcen (Tätigkeitsanalyse)

Die erfassten und bereitgestellten Prozesse enthalten im jeweiligen Prozessmodell die notwendigen Tätigkeiten. Diese müssen mit den erforderlichen Ressourcen unterlegt werden, damit im weiteren Verlauf eine Kostenrechnung durchgeführt werden kann. Im ersten Schritt sind dabei benötigte Zeiten und Vollzeitäquivalente erforderlich. Eine genaue Erfassung der Ressourcen auf den jeweiligen Tätigkeiten hat auch Einfluss auf die spätere Kostenverteilung innerhalb der Prozesskostenrechnung. Die Erfassung und Dokumentation der Ergebnisse kann auch hier systemgestützt erfolgen und erfordert nur sehr geringen Aufwand. Ein gesamtheitlicher Prozessmanagementansatz fördert mit diesem Schritt die Anpassungsfähigkeit des Unternehmens, so können bspw. Änderungen am Geschäftsmodell oder den Abläufen in kurzen Iterationsschritten erfolgen.

Unterlegung der Prozesstätigkeit mit erforderlichen Kosten (Kostenanalyse)

Die Prozesstätigkeiten müssen in einem dritten Schritt mit Kosten unterlegt werden. Dies bringt den tatsächlichen Mehrwert der Prozesskostenrechnung zum Tragen, denn in diesem Schritt wird, im Gegensatz zu anderen Kostenrechnungssystemen. Insbesondere die sonst schwer zurechenbaren Gemeinkosten lassen sich den Teilprozessen genauer zuordnen und mit Kosten hinterlegen.

Simulation der Prozesskosten

Als Ergebnis der vorherigen Schritte lässt sich nunmehr eine softwaregestützte Prozesskostenrechnung durchführen. Mit dieser können nicht nur die Kosten für die derzeitigen Prozesse innerhalb der Unternehmung ermittelt werden, sondern auch gezielte Auswirkungen der Prozessanpassungen dargestellt und berechnet werden. Das Controlling wird so befähigt, Potenziale in den bestehenden Abläufen aufzuzeigen oder sogar die zu erwartenden Kosten für zukünftige Umstellungen zu ermitteln.

[1] Vgl. Horsch, 2015.